Top 5 tips voor een georganiseerd AV-magazijn

Een van de grootste problemen bij het runnen van een verhuurbedrijf of het beheren van een magazijn is een gebrek aan organisatie. Als je apparatuur niet netjes georganiseerd is, ben je continue aan het zoeken, raak je spullen kwijt en verspil je tijd. Dus, wat zou je kunnen doen om je materiaal onder controle te houden en ervoor te zorgen dat je verhuurprocessen zo soepel mogelijk verlopen?

Er zijn verschillende dingen die succesvolle magazijnen doen om hun voorraad op peil te houden. Van slim ongaan met labeling tot het samenstellen van bundels en het gebruiken van specialistische software. Laten we eens kijken hoe je deze tips kunt toepassen om de manier waarop jouw organisatie met materiaal omgaat kunt verbeteren.

Een georganiseerd magazijn

Of je nu net een verhuurbedrijf bent begonnen of al enige tijd een AV-magazijn beheert, je kunt nooit vroeg genoeg structuur aanbrengen. Deze stap wordt in het begin vaak overgeslagen, wat later problemen oplevert naarmate de hoeveelheid materiaal en apparatuur toeneemt. Het is dus handig om op tijd te beginnen, want het kan de groei van je bedrijf belemmeren.

1. Label alles

Als je niet precies weet waar bepaalde apparatuur ligt, kan het soms lang duren voordat je het gevonden hebt. Een simpele oplossings als labels en etiketten kunnen al veel duidelijkheid scheppen. Je kunt bijvoorbeeld producten labelen (eventueel met barcodes), materiaal categoriseren en het schap labelen, waarmee apparatuur al een stuk makkelijker te vinden is. Hierdoor voelt je voorraad beter georganiseerd, omdat alles zijn eigen plek heeft.

Ook is het veel makkelijker om te verwijzen naar plekken als apparatuur en kasten gelabeld zijn. Zo weet jij en je personeel precies waar bepaalde producten zich bevinden, waardoor je minder tijd spendeert aan zoeken en de wachttijd voor klanten of studenten afneemt. Bij het labelen van apparatuur kun je ook branding toevoegen, zodat apparatuur gemakkelijk te herkennen en terug te vinden is.

2. Elke dag de juiste plek

Niemand vindt het leuk om het magazijn te ordenen, maar het werk stapelt zich snel op. Voordat je het weet heb je veel apparatuur om op te ruimen, wat de motivatie verder doet zakken. Door nadat apparatuur geretourneerd is een paar minuten te spenderen om het op de juiste plek terug te zetten, is het makkelijker om bij te blijven. Op die manier hoef je niet meer op vrijdagavond je magazijn op te ruimen.

Weten dat de apparatuur netjes geordend is geeft niet alleen rust, maar maakt ook de dagelijkse gang van zaken makkelijker. Wanneer iemand apparatuur komt ophalen, hoef je niet eerst tussen de retouren te zoeken, maar kun je direct het juiste product van de plank halen. Hierdoor werk je een stuk efficiënter en ben je minder tijd kwijt aan uitgiftes en retouren.

3. Bundel apparatuur

Het is vaak vervelend om grote orders met allerlei kleine producten voor te bereiden. Je kunt dit voor een deel voorkomen door bundels aan te bieden. Door apparatuur die vaak samen verhuurd wordt te bundelen, hoef je alleen maar naar het magazijn te lopen en de juiste tas te pakken. Dit bespaart aanzienlijk veel tijd vergeleken met het picken grote orders.

Bundels maken het beheren van voorraad ook makkelijker, omdat producten die vaak samen verhuurd worden niet verspreid door het magazijn liggen. Artikelen die ook los verhuurd worden, zoals kabels, kun je bijvoorbeeld in gelabelde bakken opbergen, ongeacht of ze als bundel of los verhuurd worden.

4. Gebruik software voor materiaalbeheer

Veel verhuurbedrijven en organisaties worstelen met het beheren van hun materiaal en verliezen snel het overzicht. Met materiaalbeheersoftware kun je precies bijhouden welke apparatuur beschikbaar is, wat er verhuurd is en wie het heeft. Hierdoor weet je vrijwel direct de status van een product en raak je apparatuur minder snel kwijt.

Bovendien kun je met de meeste software, zoals ook Booqable, apparatuur tracken met barcodes en QR-codes. Je kunt bijvoorbeeld apparatuur scannen tijdens uitgiftes en retouren om nauwkeuriger te werken en fouten te voorkomen. Ook raak je minder apparatuur kwijt en weet je zeker dat de juiste producten worden uitgegeven.

5. Test verschillende methodes

Niet elke manier om materiaal te beheren werkt even goed voor elk bedrijf. Dat is waarom het aan te raden is om verschillende methodes te testen. Zo zul je de ene dag bijvoorbeeld meer tijd hebben dan de andere om je hierop te richten. De tijd nemen om je magazijn te ordenen zou bijvoorbeeld goed kunnen werken op een gemiddelde dag, maar op drukke dagen kom je er misschien niet aan toe.

Ook is het misschien niet voor iedereen in je bedrijf nodig om de preciese locatie van apparatuur te weten. Je zou kunnen besluiten om één persoon verantwoordelijk te maken voor je magazijn, bijvoorbeeld als je met een groter team werkt. Deze persoon kan dan andere collega’s helpen om sneller de juiste apparatuur te vinden.

Je magazijn op orde houden

Hopelijk helpen deze tips je om je verhuurproces te verbeteren en je magazijn op orde te houden. Het is belangrijk om dit bij te houden, omdat het je op de lange termijn zal helpen naarmate het aantal producten in je voorraad toeneemt. Je zult niet alleen tijd besparen, maar ook fouten en tekorten voorkomen, waardoor klanten sneller geholpen kunnen worden en kosten worden verlaagd.