Wanneer u materieel beheert, is het gemakkelijker gezegd dan gedaan om een routine op te stellen om georganiseerd en op koers te blijven - vooral wanneer u een verhuurbedrijf runt of materieel beheert binnen uw organisatie.
Het ontbreken van de juiste digitale tools kan het voor bedrijven moeilijk maken om de inventaris te beheren en te monitoren hoe apparatuur wordt gebruikt. Gelukkig is Booqable uw digitale equipment management systeem, waar uw team de inventaris kan beheren, het gebruik van apparatuur kan volgen en kan anticiperen op tekorten. Met Booqable heeft u uw apparatuurinventaris op één plek en kunt u met één klik bijhouden wie, waar wat doet.
We hebben onze beste tips voor verhuurbedrijven samengesteld om een database met materiaalinventaris op te bouwen, het gebruik te maximaliseren en menselijke fouten te vermijden - ongeacht de hoeveelheid materiaal of het aantal locaties van uw bedrijf.
Wat is inventarisbeheer van apparatuur?
Inventarisbeheer van apparatuur is het bijhouden van de bedrijfsmiddelen van uw verhuurbedrijf en het controleren van hun gebruik, locatie, hoeveelheden en beschikbaarheid. Het doel van inventarisbeheer is het risico op overboeking (en dubbele boekingen) te minimaliseren en het verlies van apparatuur te beperken door u te helpen weten wie uw apparatuur gebruikt, hoeveel u in voorraad hebt en wanneer het terug moet zijn.
Wat is equipment tracking?
De term equipment tracking kan door elkaar gebruikt worden met equipment inventory management. Het gaat om het bijhouden van uw voorraad, meestal dankzij een doeltreffend voorraadbeheer. Het is veel gemakkelijker om georganiseerd te blijven als u al uw huurmateriaal op één plaats beheert.
Start uw verhuurbedrijf voor slechts $29/maand
Maak je Booqable verhuurwebsite en test je bedrijfsidee in jouw stad of dorp vanaf $29/maand.
Probeer 14 dagen gratis
Waarom inventarisbeheer belangrijk is
Effectief voorraadbeheer is de hoeksteen van elk verhuurbedrijf. Zonder goed voorraadbeheer is het niet eenvoudig om te weten waar uw artikelen zich bevinden en waar ze beschikbaar zijn. Giswerk kan ertoe leiden dat een bedrijf geld verspilt door te veel apparatuur op voorraad te hebben of in de verkeerde activa te investeren. Inventarisbeheer van apparatuur helpt uw verhuurbedrijf ook op verschillende andere manieren.
Apparatuurbeheer bespaart u geld
1. Voorkom verliezen 🕵️♂️
Als u apparatuur op korte termijn verhuurt, zoals camera’s of elektrisch gereedschap, is de kans reëel dat een van uw items op een bepaald moment zoekraakt. Een efficiënt beheer van de inventaris helpt u onnodige verliezen te voorkomen.
2. Verminder ongebruikte inventaris 📦
Een inactieve voorraad, ook wel dode voorraad genoemd, is een voorraad die geen inkomsten genereert, maar niet noodzakelijk omdat u er te veel van hebt. Artikelen kunnen beschadigd, verouderd of niet genoeg gepland zijn. Door de juiste hulpmiddelen en strategieën te gebruiken, kunt u het gebruik verhogen en meer inkomsten uit elk stuk apparatuur halen.
3. Bespaar op opslag 💰
Opslag is niet goedkoop. De opslagkosten variëren meestal op basis van de omvang van uw apparatuurinventaris. Wanneer u te veel uitrusting op voorraad hebt of veel ongebruikte items in uw magazijn hebt, stijgen uw opslagkosten. Als u dit vermijdt, bespaart u geld.
Begin met het bouwen van je website
Elk nieuw verhuurbedrijf begint met een website om de eerste boekingen binnen te halen.
7 technieken voor voorraadbeheer van apparatuur
De juiste methode voor voorraadbeheer hangt af van het type apparatuur dat een bedrijf verhuurt. Daarom is de optimale strategie voor voorraadbeheer voor elk verhuurbedrijf anders.
Er zijn echter gemeenschappelijke punten. Elk bedrijf moet ernaar streven menselijke fouten te beperken door het voorraadbeheer zo veel mogelijk te automatiseren, wat betekent dat het voordeel moet halen uit software voor materieelbeheer. Als u uw verhuurbedrijf runt met Booqable, is voorraadbeheer ingebouwd.
Ongeacht het systeem dat u gebruikt, de volgende technieken zullen uw inventarisbeheer verbeteren.
- Unieke identificatie informatie
- Het gebruik van apparatuur volgen
- Bijhouden van inventaris op verschillende locaties
- Apparatuur van tevoren reserveren
- Inventariscontrole
- Veiligheidsvoorraad
- Barcodes en QR-codes
1. Unieke identificatiegegevens
Het klinkt misschien voor de hand liggend, maar goed materieelbeheer begint met weten wat u hebt. Door een inventarisdatabase aan te leggen, kunt u uw apparatuur sneller traceren, identificeren en lokaliseren.
Maak het traceren van apparatuur eenvoudiger door unieke identificatiegegevens in te stellen voor producten die u nauwkeurig wilt traceren. U kunt hiervoor serienummers gebruiken, maar het is beter om iets herkenbaarders te gebruiken. De identificatiecode moet uw team in staat stellen uw apparatuur onmiddellijk te identificeren wanneer zij deze beheren en hanteren.
Niet al uw artikelen hebben unieke identificatiegegevens nodig. Sommige kunnen onderling verwisselbaar zijn of het niet waard zijn ze afzonderlijk te volgen. In dat geval wilt u alleen bijhouden hoeveel u er in voorraad hebt, zodat u efficiënter met materiaal kunt omgaan en u geen zorgen hoeft te maken over de bijzonderheden. Meestal gebruiken bedrijven deze trackingmethode voor het beheer van bulkgoederen, waarbij snelheid belangrijker is dan granulariteit.
Note: Bewaar verwisselbare items op dezelfde plaats voor gemakkelijke toegang. Deel uw apparatuur in naar grootte, type, merk of beoogd gebruik om de voorraad apparatuur doeltreffender te beheren.
2. Volg het gebruik van apparatuur
Als u eenmaal weet wat u hebt, kunt u gaan bijhouden hoe uw apparatuur wordt gebruikt. Hier zijn enkele vragen die u zou moeten kunnen beantwoorden voor elk stuk apparatuur in uw inventaris:
- Hoeveel wordt het gebruikt?
- Wie gebruikt het?
- Wanneer en waar wordt het gebruikt?
Met de antwoorden op deze vragen kunt u beter geïnformeerde beslissingen nemen over welke apparatuur u moet kopen. U wilt niet meer geld uitgeven aan inventaris dan nodig is. Wanneer items stof verzamelen in uw magazijn, weet u dat uw strategie voor materieelbeheer moet worden aangepast.
Nog belangrijker is dat u historische gegevens opbouwt door uw activa te volgen. Als een apparaat zoekraakt, hebt u een overzicht van de laatste persoon die het heeft gebruikt, wanneer hij het heeft gebruikt en waar hij uw apparatuur heeft gebruikt. Na verloop van tijd zijn dit waardevolle gegevens, aangezien de kosten van verloren en gestolen apparatuur oplopen.
Note: Houd de apparatuur bij door items in en uit te checken. Zo kunt u bijhouden wat in voorraad is of uitverkocht bij klanten en kunt u de verplaatsing van apparatuur in het algemeen controleren.
Sluit je aan bij duizenden verhuurbedrijven
In de afgelopen 12 maanden zijn honderden mensen hun bedrijf gestart met Booqable.
3. Locatiebeheer
Zelfs de meest georganiseerde onder ons worstelen met één ding - het beheren van inventaris op verschillende locaties. Als u uw inventaris op meerdere locaties beheert of opslaat, hoe moet u uw activa dan over deze locaties verdelen? Een gelijke verdeling klinkt misschien verstandig. Maar dat is niet praktisch omdat de vraag waarschijnlijk niet op elke locatie hetzelfde is.
Door het gebruik van apparatuur te volgen en uw voorraadgegevens up-to-date te houden, krijgt u een idee van waar uw bedrijfsmiddelen het meest nodig zijn. Deze inzichten helpen u te beslissen hoeveel voorraad u op elke locatie moet aanhouden. Het geeft u ook een schatting van hoe vaak u apparatuur van de ene plaats naar de andere moet overbrengen.
Denk hier ook aan: Als klanten de apparatuur op de ene plaats ophalen en op een andere plaats terugbrengen, zit u al snel met een te grote voorraad op de ene locatie en een tekort elders. Transport is essentieel in uw strategie voor materieelbeheer, aangezien vraag en aanbod tussen locaties kunnen schommelen.
4. Reserveer apparatuur van tevoren
Een groot deel van goed voorraadbeheer van apparatuur komt neer op het nauwkeurig voorspellen van de beschikbaarheid van apparatuur. Dit benadrukt opnieuw het belang van het correct traceren van apparatuur.
Organisaties kunnen effectiever voorspellen door vooraf te reserveren - vooral wanneer er een tekort is of wanneer de voorbereiding veel tijd in beslag neemt. Door vooraf te reserveren, kunt u ook last-minute boekingen vermijden en de beschikbaarheid van apparatuur voor uw klanten garanderen.
Reserveringen van apparatuur resulteren in betere prognoses. Het wordt eenvoudiger om te weten waar uw materieel naartoe gaat en hoeveel u beschikbaar hebt. U hebt een beter overzicht van de aanstaande reserveringen van apparatuur en van de uiterste data voor het ophalen en retourneren van apparatuur door klanten.
5. Inventariscontroles
In de meeste gevallen vertrouwt u op software en rapporten om te weten hoeveel apparatuur u in voorraad hebt. Het is echter essentieel om te controleren of alles klopt. Daarom is een regelmatige controle van de inventaris noodzakelijk.
Fysieke inventarisatie is het proces waarbij een bedrijf alle apparatuur in één keer telt. Het gaat vaak hand in hand met boekhoudkundige en fiscale voorschriften, dus het wordt meestal gedaan aan het einde van het jaar.
In plaats van de volledige inventaris in één keer te tellen (wat vrij vervelend is), worden de zaken bij cyclustellingen meer gespreid. De meeste bedrijven voeren elke week, maand of kwartaal een inventariscontrole uit, waarbij waardevolle artikelen vaker worden gecontroleerd.
Start uw verhuurbedrijf voor slechts $29/maand
Maak je Booqable verhuurwebsite en test je bedrijfsidee in jouw stad of dorp vanaf $29/maand.
6. Veiligheidsvoorraad
De veiligheidsvoorraad is uw reserve-uitrusting. Het is voorraad die u opzij zet voor gebruik in geval van nood. Het kan ook dienen als buffer voor wanneer u tekorten hebt. In plaats van materiaal onder te huren of te kopen, kunt u altijd uw veiligheidsvoorraad aanwenden.
Het is slim om veiligheidsvoorraden op te nemen in uw voorraadbeheerstrategie voor apparatuur. U zult blij zijn dat u dat hebt gedaan wanneer apparatuur beschadigd terugkomt, uw nabestelling langer duurt dan verwacht of zich een andere onvoorziene situatie voordoet.
7. Barcodes en QR-codes
Barcodes en QR-codes zijn twee andere fantastische manieren om uw apparatuur gemakkelijk te identificeren te maken. Barcodescanners zijn relatief eenvoudige hulpmiddelen die veel verhuurbedrijven over het hoofd zien tot er fouten en inefficiënties optreden.
Een van de grootste voordelen van het gebruik van streepjescodes voor materieelbeheer is een enorme toename van de productiviteit. Barcodes kunnen uw team ontelbare uren besparen door tags te scannen met een mobiele app of barcodescanner. Ze zorgen ervoor dat de juiste apparatuur de deur uitgaat en verminderen menselijke fouten in het algemeen.
Gebruik het juiste systeem voor inventarisbeheer van apparatuur
Hoewel veel startende bedrijven pen en papier of spreadsheets gebruiken om apparatuur te beheren, wordt dit snel ongeorganiseerd. Niet te vergeten dat het u en uw team kwetsbaar maakt voor menselijke fouten, wat uw bedrijf kan schaden.
Met het juiste inventarisatiesysteem voor apparatuur kunt u kosten besparen, overboekingen voorkomen, ongebruikte voorraad voorkomen en nog veel meer. We zijn misschien een beetje bevooroordeeld, maar we geloven echt dat een modern, gebruiksvriendelijk equipment management systeem uw processen kan verbeteren. Het automatiseert veel van de back-office taken, zodat u en uw team zich kunnen concentreren op het bedienen van meer klanten zonder zich zorgen te hoeven maken over uw apparatuur.
En het mooiste is dat het met u meegroeit, zodat u uw bedrijf kunt uitbreiden met een systeem dat uw apparatuurinventaris nu en in de toekomst aankan.
