A veces uno se sorprende de lo mucho que el software puede cambiar su negocio. Esta fue la experiencia de Tom Maas cuando empezó a utilizar Booqable para su tienda de alquiler de bicicletas, Rømø Cykler. Ha visto crecer su negocio de forma masiva desde que lo implementó para gestionar el back office y los alquileres online.
A menudo, puede ser difícil introducir una nueva forma de trabajar en un negocio que lleva varios años funcionando. Sin embargo, cuando el nuevo flujo de trabajo está optimizado y es intuitivo, puede ser adoptado y marcar una gran diferencia en el lugar de trabajo. El objetivo de Booqable es ayudar a las empresas de alquiler a conseguirlo, y es justo decir que, con Rømø Cykler, este objetivo se ha logrado.
Rømø Cykler
En la primavera de 2009, Tom Maas puso en marcha Rømø Cykler después de que varios clientes le preguntaran por el alquiler de bicicletas en su anterior lugar de trabajo. Empezó con solo seis bicicletas que alquilaba a los habitantes de la isla danesa de Rømø. Sin embargo, una vez que se dio cuenta de la viabilidad de un negocio de alquiler de bicicletas, lo amplió con más bicicletas y equipos.
Más de diez años después, tiene unas 500 bicicletas que alquila. Pero, por supuesto, el crecimiento a este nivel no ha estado exento de obstáculos en el camino. Durante mucho tiempo, las reservas se realizaban sin cita previa, por teléfono y por correo electrónico. Además, se llevaban en una agenda de papel que dejaba un potencial de errores relativamente grande.
Además, aunque el sitio web de la empresa tenía un sistema de reservas en línea, no estaba sincronizado con su inventario. Estas reservas se trasladaban a las hojas de cálculo de Excel y a la agenda de papel. Sin embargo, probablemente se puede entender por qué este flujo de trabajo no era el mejor, especialmente durante la temporada de verano.
Adaptación sin fisuras
Tom se había dado cuenta de que necesitaba un software de alquiler, y durante su búsqueda, dio con Booqable. Antes de convertirse en la columna vertebral de su operación de alquiler, se introdujo en su flujo de trabajo paso a paso. En primer lugar, empezaron con los alquileres sin cita previa, donde se utiliza como sistema de punto de venta para que el personal procese las reservas en la tienda.
Una vez que el personal se sintió seguro al utilizarlo, se extendió para gestionar las reservas realizadas a través de cada canal. Esto permitió al equipo tener una visión general de lo que se alquilaba, cuánto dinero se gastaba y cuándo se iban a recoger los productos. La implementación de Booqable en el backend de Rømø Cykler resultó perfecta y fácil de adaptar.
Por último, se implementaron las reservas en línea a través de su sitio web para unirlo todo. Una vez integrado, sus clientes lo adoptaron rápidamente y sigue creciendo de forma masiva. Además, Tom señala que “una gran parte de nuestros clientes hace sus reservas online con meses de antelación, lo que nos ayuda mucho a repartir nuestro flujo de caja durante esos tranquilos meses de invierno”.
La última pieza del rompecabezas
Durante muchos años, Tom había deseado escanear los códigos de barras de los equipos para evitar errores. Sin embargo, siempre le había parecido una tarea bastante ardua y con muchos obstáculos para su implantación. Eso fue hasta que Booqable introdujo la función de escaneo de códigos de barras. Tom recuerda que pensó que “no podía ser tan sencillo, pero nada resultó ser menos cierto que eso”.
La parte más importante del proceso fue el diseño y la impresión de los códigos de barras, pero por lo demás la implantación fue bastante sencilla. Al comienzo de la temporada de verano, su personal empezó a añadir pegatinas con códigos de barras a todas las bicicletas y, en una o dos semanas, todo estaba completo. Tom dijo: “Sólo podemos desear haber hecho esto años antes”.
Con ello, la optimización del flujo de trabajo en Rømø Cykler fue completa y el alquiler, y la devolución de las bicicletas se hizo de repente mucho más rápida. No sólo es mucho más fácil gestionar los alquileres y el inventario en el backend, sino que también pudieron conseguir un proceso más profesional que sus clientes aprecian mucho.
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