En Alberta, Canadá, Scott Livie vio la oportunidad de poner a trabajar sus herramientas y equipos existentes de una manera nueva. Scott y su esposa Barbara, que ya dirigían otro negocio, compraron un edificio local en 2024 que transformaron rápidamente en Pro Works Rentals, un negocio de alquiler de equipos y herramientas.
“Fuera de las herramientas y el equipo, también ofrecemos reparación de motores pequeños, una persona contratada para ayudar a cualquier persona a realizar sus proyectos si necesita una mano, así como acabado de concreto”, explica Scott. Sus clientes van desde empresas grandes y pequeñas hasta contratistas, propietarios y empresas emergentes.
Antes de adoptar Booqable, Pro Works Rentals gestionaba las reservas y facturas a través de documentos de Word y un formulario básico de reserva en línea. “Rápidamente nos dimos cuenta de que necesitábamos una forma más eficiente de facturar, cotizar, enviar correos electrónicos y recibir pagos de los clientes”, dice Scott. El cambio a Booqable para la gestión de pedidos y clientes, la generación de facturas y las capacidades de las aplicaciones móviles les ha permitido seguir creciendo mientras brindan el mismo servicio personal de pueblo pequeño que valoran.
Mantener la información del cliente lista para usar
Anteriormente, las reservas requerían buscar precios por separado, escribirlos en una factura de Word e ingresar manualmente los detalles del cliente cada vez. “No podíamos precargar ninguna información del cliente ya que no había forma de almacenar o recargar a los clientes habituales”, recuerda Scott. La falta de un sistema conectado los ralentizó y dejó demasiado espacio para errores.
Con la gestión de pedidos y clientes de Booqable, Scott puede “agregar nuevos clientes o simplemente ingresar el nombre de un cliente habitual y se genera automáticamente para mostrar el cliente”, mientras que todos los detalles se actualizan automáticamente en el perfil. Esto significa:
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Todos los datos del cliente se almacenan y son accesibles en un solo lugar
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Las reservas repetidas se configuran en segundos sin volver a escribir la información
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El historial del equipo se puede consultar por cliente o por artículo
El resultado son tiempos de reserva y pago más rápidos, menos errores y una experiencia más fluida tanto para el personal como para los clientes. “Todo está en un solo lugar y solo unos pocos clics para lograr procesos de reserva y pago más rápidos y eficientes”, dice Scott.
Generación de facturas simplificada
Antes de Booqable, las facturas de Pro Works Rentals eran completamente manuales. “Nuestro sitio web no tenía integración de facturas, por lo que tuvimos que buscar el producto que se alquilaba por el precio y luego ingresarlo en nuestras facturas en un documento de Word”, dice Scott. Además de eso, enviar una factura requería varios pasos por correo electrónico.
Ahora, cuando se recibe un pedido en línea o se crea un pedido en la tienda en su cuenta, la función de generación de facturas de Booqable completa automáticamente los detalles del pedido y del cliente. Además, las facturas de Booqable calculan los precios y los depósitos al instante, y permiten a Scott “finalizar y enviar con una plantilla de correo electrónico con solo hacer clic en un botón”. Esto ofrece:
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Precios precisos sin búsquedas manuales
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Formato de factura consistente en todo momento
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La posibilidad de enviar facturas directamente desde la página de reservas
Esto ha convertido la facturación de una tarea de varios pasos en una parte rápida y precisa del flujo de reserva. “Al escribir la factura, los precios y los productos están ahí”, dice Scott.
La aplicación móvil: reservar en cualquier lugar y en cualquier momento
Muchas empresas de alquiler de equipos necesitan manejar reservas y consultas fuera de la oficina, ya sea en los lugares de trabajo, durante las entregas o mientras se reúnen con los clientes. Para Scott, tener esta flexibilidad es esencial. La aplicación móvil Booqable, disponible tanto en iOS como en Android, le permite gestionar reservas, clientes y facturas desde su teléfono o tableta.
Se conecta directamente al mismo sistema utilizado en su oficina en casa, por lo que todo se mantiene actualizado en tiempo real. Con la aplicación móvil Booqable, Scott dice que puede “crear reservas sobre la marcha, buscar precios de equipos para clientes que llaman por teléfono y enviar facturas por correo electrónico fácilmente”. La aplicación ayuda a Pro Works Rentals:
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Confirme la disponibilidad y los precios mientras habla con los clientes
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Crea y ajusta reservas sin necesidad de un ordenador
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Envía facturas al instante desde cualquier lugar
El beneficio es claro. Scott y su equipo pueden mantener el negocio en movimiento sin demoras, ya sea que estén en el taller o en la carretera. “Principalmente ahorra tiempo, pero también ofrece facilidad de acceso”, explica Scott.
Construir el éxito con las herramientas adecuadas
Desde sus inicios con el uso de documentos de Word hasta la configuración actual de Booqable totalmente integrada, Pro Works Rentals ha creado un sistema que apoya el crecimiento y mantiene la privacidad del servicio al cliente. La gestión de pedidos y clientes significa que cada reserva comienza con información precisa y actualizada del cliente. La generación de facturas garantiza que los precios sean correctos y profesionales sin pasos adicionales. Y la aplicación móvil mantiene la capacidad de respuesta de la empresa desde cualquier lugar.
Scott lo resume mejor. “Todo es más fácil de seguir de principio a fin”. Con estas herramientas, Pro Works Rentals continúa brindando el servicio confiable de un pueblo pequeño con el que cuenta su comunidad de Alberta, respaldado por la velocidad y la conveniencia que esperan los clientes de alquiler de equipos modernos.
