Con sede en Aarschot, Bélgica, Mirage Studio está dirigido por Denis Sels, quien trabaja con un pequeño equipo de tres personas para entregar alquileres de muebles, decoración, logística y configuraciones completas de eventos. Después de administrar un lugar de eventos durante más de una década, Denis y su socio comercial Terry sintieron que era hora de un nuevo capítulo. Como dice Denis: “Terry y yo administramos un lugar de eventos durante 12 años. Trabajamos de manera muy orientada al cliente y realizamos muchos eventos hermosos. Lo superamos un poco y simplemente decidimos empezar de nuevo.”
Ese nuevo comienzo se convirtió en Mirage Studio, una agencia de eventos y empresa de alquiler que atiende a planificadores de eventos, parejas de bodas, gobiernos locales y empresas. Su enfoque está en la creatividad, la velocidad y los materiales únicos, y se enorgullecen de pensar junto con el cliente para desarrollar experiencias temáticas.
Pero detrás de escena, gestionar la creciente demanda se volvió difícil. Denis explicó que antes de Booqable, todo vivía “en mi cabeza”, lo que hacía que las cotizaciones fueran lentas e inconsistentes. “Pierdes clientes por eso, y no es profesional,” recuerda.
Cambiar a Booqable le dio al equipo un sistema de reservas centralizado que reemplazó las notas mentales dispersas con claridad. Con las herramientas de Booqable, incluidas funciones que respaldan tanto sus necesidades de software de alquiler de eventos como de sitio web de alquiler de eventos, obtuvieron un trabajo en equipo más fuerte y un flujo de trabajo más profesional.
Construyendo un negocio de alquiler de eventos enfocado en el cliente
El enfoque de Mirage Studio se basa en la colaboración y la creatividad. Denis explica: “Tratamos de pensar junto con el cliente y desarrollar temas divertidos. Nuestro objetivo es ser rápidos y ofrecer materiales únicos.” Sus clientes organizan todo, desde bodas y eventos corporativos hasta reuniones de gobiernos locales, cada uno requiere coordinación cuidadosa y seguimiento confiable del inventario.
Antes de adoptar el sistema de gestión de inventario todo en uno de Booqable, hacer seguimiento de materiales, cronogramas y solicitudes superpuestas era un desafío creciente. Denis dice que la parte más difícil era la cantidad de tiempo que el equipo pasaba en papeleo y preparación de documentos. “Desperdiciar mucho tiempo creando cotizaciones” a menudo significaba perder oportunidades o responder más lento de lo que los clientes esperaban.
Ahora, con las herramientas de pedido y cotización de Booqable, el equipo puede gestionar diferentes proyectos con más confianza. Pueden verificar disponibilidad, crear pedidos precisos y actualizar reservas rápidamente cuando los planes cambian. Cada artículo se conecta a datos de inventario reales, por lo que la doble reserva ya no es una preocupación. Y con vistas generales de proyectos más claras, Mirage Studio puede apoyar eventos más complejos sin perder el toque personal que hace que su trabajo se destaque.
Manejando pedidos manuales de manera eficiente
Uno de los mayores desafíos de Mirage Studio era manejar todos sus pedidos manualmente. Con todo guardado en la memoria de Denis o anotado en notas dispersas, era difícil mantenerse al tanto de los pagos, detalles de clientes y estados de reservas. Esto es lo que los llevó a usar la función de pedido manual de Booqable. Ahora, en lugar de hacer malabares con hojas de cálculo o papel, Denis puede crear pedidos manuales directamente en Booqable.
Estos pedidos funcionan sin problemas junto con su flujo de punto de venta, y las actualizaciones de pago se registran dentro del sistema. Cada vez que mueven un pedido a ‘reservado’, pueden estar seguros de que sus productos de alquiler se retiran de la disponibilidad para esas fechas, por lo que no tienen que preocuparse por la posibilidad de dobles reservas. Los estados de pedidos, información del cliente y cambios se mantienen organizados desde el momento en que un cliente se pone en contacto.
Esta función les ayuda a:
- Mantener reservas sin cita previa y de último momento almacenadas de forma segura en un solo lugar
- Evitar perder el rastro de pagos o disponibilidad de artículos
- Mantener la logística y comunicación más claras para cada proyecto
Con este cambio, Mirage Studio ya no depende de la memoria para mantener su negocio funcionando. Los pedidos manuales ahora son parte de un sistema confiable que les permite trabajar más rápido y sentirse más seguros sobre lo que ha sido reservado.
Creando cotizaciones claras generadas automáticamente
Las cotizaciones eran el principal desafío para Denis antes de usar Booqable. “Desperdiciar mucho tiempo creando cotizaciones. Pierdes clientes por eso,” dice. Crear cotizaciones manualmente ralentizaba las respuestas y hacía que el negocio pareciera menos profesional para los clientes que necesitaban respuestas rápidas.
La función de cotización de Booqable cambia eso generando automáticamente cotizaciones usando artículos, precios y detalles de clientes que ya están dentro del sistema. Mirage Studio puede enviar cotizaciones usando plantillas de correo electrónico, almacenar documentos en Booqable y recopilar firmas digitales cuando los clientes están listos para confirmar. Los clientes también han notado la diferencia. Denis comparte que ahora le dicen “que es una cotización clara y fácil de entender.”
Esta función les ayuda a:
- Crear cotizaciones profesionales en minutos
- Mantener todos los documentos de cotización y pedido juntos
- Aprobar reservas más rápido con firmas digitales
En lugar de pasar tiempo valioso formateando documentos desde cero, Denis ahora puede enviar cotizaciones precisas rápidamente. Esto les ayuda a responder más rápido, asegurar más reservas y resolver el problema original de cotización manual lenta.
Empezando de nuevo con una nueva visión
La historia de Mirage Studio muestra lo que puede suceder cuando un negocio de alquiler aporta estructura a su flujo de trabajo. Denis comenzó con todo “en mi cabeza”, pero ahora trabaja con más claridad, cotizaciones más rápidas y lo que describe como “tranquilidad mental.”
Con Booqable apoyando sus reservas, cotizaciones y seguimiento de inventario, el equipo puede concentrarse en entregar eventos memorables y construir relaciones duraderas con los clientes.
