LBO se fundó en Offenburg, Alemania, cuando Ralf compró una instalación de almacenamiento y decidió convertirla en un negocio de alquiler. Quería proporcionar autoalmacenamiento asequible en una región con muy pocas opciones de bajo costo.
El almacén ofrece unidades de entre 5 y 18 metros cuadrados, con tarifas de alquiler mensuales a partir de 60 €. Los clientes de los alrededores valoran los plazos mensuales flexibles, el cómodo acceso a nivel del suelo y el uso gratuito de carritos y carretillas elevadoras.
Dirigir el negocio en los primeros días fue un desafío. Administrar las reservas con Excel y correo electrónico creó estrés para el pequeño equipo familiar de unos diez miembros a tiempo parcial. Era difícil realizar un seguimiento del inventario, evitar errores y completar el trabajo administrativo rápidamente.
Después de renovar parte del almacén, la familia también modernizó la oficina administrativa. Al adoptar el software de alquiler de almacenamiento de Booqable, obtuvieron un sistema que podía manejar reservas, contratos e inventario en un solo lugar, para poder concentrarse en escalar su negocio de alquiler.
Cómo funciona el negocio hoy en día
LBO presenta sus unidades de almacenamiento como “su habitación personal en el sótano”, ofreciendo espacios con cerradura, acceso flexible durante el horario de apertura y un proceso de alquiler sencillo. Los clientes ahora tienen dos formas de hacer una reserva. Pueden ir directamente al sitio web de LBO, donde las tarjetas de productos de Booqable muestran la disponibilidad en vivo y los precios para reservas instantáneas en línea.
Alternativamente, pueden llamar o enviar un correo electrónico al equipo para organizar el almacenamiento, y el personal ingresa la reserva en Booqable en su nombre. Una vez que se crea un pedido, el personal puede moverlo al estado reservado, lo que elimina inmediatamente esa unidad de la disponibilidad y evita la doble reserva. A continuación, el pedido se programa en el panel de control y se genera un contrato de alquiler listo para su firma. Este sistema garantiza que tanto las reservas online como las offline se gestionen en el mismo lugar.
Booqable proporciona a LBO:
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Una opción de reserva integrada en su sitio web con disponibilidad y precios en vivo.
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La capacidad de reservar unidades directamente, sacándolas de disponibilidad.
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Contratos digitales generados y almacenados para cada alquiler.
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No es necesario realizar un seguimiento manual ni tareas administrativas que consumen mucho tiempo
Lo que antes era un proceso manual estresante ahora es fácil de gestionar. Los clientes tienen más opciones para reservar y el personal pasa menos tiempo haciendo malabarismos con el papeleo.
Organización de pedidos e inventario
La gestión de inventario fue una de las mayores dificultades de LBO antes de adoptar Booqable. El uso de Excel provocó errores, retrasos e incertidumbre sobre qué unidades estaban disponibles. Con el sistema de gestión de pedidos e inventario de Booqable, cada alquiler se rastrea en tiempo real. El personal puede ver la disponibilidad en vivo, ver las reservas en el calendario de productos y administrar los estados de los pedidos directamente desde el panel de control.
El sistema también facilita la creación manual de pedidos. El personal puede agregar un cliente nuevo o existente directamente desde la página de pedidos, seleccionar fechas de alquiler y ver instantáneamente qué unidades de almacenamiento están disponibles para reservar. Desde la misma pantalla, pueden cobrar o registrar pagos, agregar información adicional del pedido y actualizar los detalles según sea necesario. Los pedidos se pueden mover a través de diferentes estados, desde reservados hasta recogidos y devueltos, a medida que pasa el tiempo.
La integración con el sitio web de LBO significa que los clientes y el personal ven la misma información actualizada. Las tarjetas de productos en línea muestran los tamaños y precios de las unidades para que los clientes puedan elegir y reservar almacenamiento al instante. Para aquellos que prefieren llamar o enviar un correo electrónico, el equipo ingresa la reserva en Booqable, asegurándose de que todo permanezca sincronizado.
Este sistema consigue:
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Seguimiento preciso de la disponibilidad de todas las unidades de almacenamiento.
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Una reducción significativa de los errores causados por las hojas de cálculo manuales.
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Visibilidad clara de los pedidos confirmados y futuros.
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Coherencia entre los métodos de reserva online y offline.
El resultado es una estructura confiable que elimina los viejos problemas de retrasos y errores. LBO ahora puede hacer crecer su base de clientes con confianza, sabiendo que cada unidad y pedido se administra con precisión.
Contratos de alquiler y firmas fáciles
Los contratos de alquiler eran otra parte del proceso que consumía mucho tiempo antes de Booqable. Preparar el papeleo, buscar firmas y almacenar documentos requirió un esfuerzo adicional para el pequeño equipo familiar. Con Booqable, los contratos se generan automáticamente para cada pedido, con las condiciones de alquiler, el logotipo y las instrucciones de transferencia bancaria de LBO.
Los clientes reciben contratos por correo electrónico, pero también pueden firmar digitalmente en persona utilizando el dispositivo de un miembro del personal. Esto permite confirmar las reservas inmediatamente cuando los clientes están en el sitio. Todos los acuerdos se almacenan de forma segura en la base de datos de Booqable, lo que garantiza que no se pierda nada.
Para LBO, esto proporciona:
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Generación automática de contratos profesionales para cada reserva.
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Plantillas de correo electrónico para ayudar a enviar rápidamente acuerdos a los clientes
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Posibilidad de firmar digitalmente documentos desde el escritorio o la aplicación móvil Booqable.
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Una base de datos segura donde se almacenan todos los contratos.
Este cambio ha eliminado los retrasos y reducido la comunicación de ida y vuelta. Los contratos de alquiler se completan en minutos en lugar de días, lo que respalda la reputación de la empresa de ser flexible y sin complicaciones.
Escalar un negocio familiar de almacenamiento
La historia de LBO muestra cómo una pequeña empresa familiar de almacenamiento puede escalar con el software adecuado. Lo que comenzó con hojas de cálculo y correo electrónico ahora es un proceso de reserva moderno que cubre reservas en línea, gestión de inventario y contratos digitales.
Con el software de alquiler de almacenamiento de Booqable, LBO tiene menos errores, menos administración y más reservas. Los clientes también se benefician, con la opción de reservar en línea o ponerse en contacto directamente con el equipo, y siempre recibir un servicio confiable a precios asequibles.
