Capital Conventions Contractors, con sede en los Estados Unidos, está dirigida por Pete Crepeau, quien recientemente se unió a la compañía como su nuevo propietario. La empresa ofrece servicios de contratación y alquiler de eventos para convenciones y reuniones, con clientes que van desde grandes marcas corporativas hasta organizadores comunitarios más pequeños. Antes de cambiar a Booqable, su equipo de 40 personas dependía de hojas de cálculo.
Pete explica que su enfoque fue “completamente manual” y el resultado fue un estrés constante. “Muchas veces descubríamos que nos faltaba algo muy tarde en el proceso, lo que nos obligaba a alquilarnos o enviar artículos a otro contratista”. Para resolver esto, recurrieron al software de alquiler de eventos de Booqable para mantener su inventario y pedidos organizados, al tiempo que se aseguraban de la disponibilidad en vivo.
De eventos más pequeños a convenciones nacionales
Capital Conventions Contractors se especializa en proporcionar equipos y servicios de alquiler para eventos de todas las escalas, desde grandes convenciones nacionales hasta reuniones íntimas en el vecindario. Con un fuerte enfoque de empresa a empresa, la empresa trabaja en estrecha colaboración con los gerentes de cuentas y los equipos de operaciones que confían en alquileres de eventos confiables para brindar experiencias exitosas. Como dice Pete, “Atendemos eventos nacionales, así como eventos de suburbios locales muy pequeños”.
Cuando los clientes corporativos como Subway u otras marcas nacionales planifican sus convenciones comerciales, las consultas llegan primero a través de los gerentes de cuentas. Estos gerentes trabajan directamente con el cliente para determinar lo que se necesita y luego entregan las solicitudes finalizadas a los gerentes de operaciones. A partir de ahí, “los gerentes de operaciones transfieren los pedidos a Booqable”, dice Pete, lo que garantiza que el backend se mantenga organizado y conectado a la disponibilidad en vivo.
Dentro de Booqable, el equipo hace uso de la gestión de inventario, las plantillas de documentos, las herramientas de informes, el programador del panel de control y el calendario de disponibilidad. Lo más importante es que el uso de Booqable significa que ya no se encuentran con la escasez que Pete describió: “Muchas veces descubríamos que nos faltaba algo muy tarde en el proceso, lo que nos obligaba a alquilarnos a nosotros mismos o a enviar artículos a otro contratista”. Con el seguimiento del inventario en vivo, se evitan esas luchas de última hora.
Mantener la seguridad con disponibilidad en vivo
Uno de los mayores puntos débiles que los empujó a adoptar Booqable fue no saber si el inventario estaba disponible hasta que fue demasiado tarde. Pete admite: “La precisión del inventario de forma continua y no tener el inventario para mantenerse al día con las reservas de alquiler” fue el problema recurrente. El calendario de disponibilidad de productos de Booqable ayuda a abordar esto directamente. Proporciona una lista clara de productos con su disponibilidad en una vista de calendario, para que el personal pueda desplazarse rápidamente hacia adelante hasta una fecha específica y ver si un artículo está disponible.
Así es como la disponibilidad en vivo beneficia a su negocio:
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Pueden ver la disponibilidad a medida que los gerentes de cuenta agregan nuevos pedidos.
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Los gerentes de operaciones obtienen una vista clara del calendario sin perseguir hojas de cálculo.
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Los conflictos de inventario se detectan instantáneamente antes de confirmar los grandes contratos de convenciones.
El resultado es tranquilidad. En lugar de reaccionar a la escasez, pueden tomar decisiones proactivas. Tener disponibilidad en vivo integrada en el software de alquiler de eventos resuelve su punto débil original de sorpresas de última hora y arreglos nocturnos.
Uso de una única base de datos de alquiler
Las hojas de cálculo también crearon otro problema: la información estaba dispersa. Tareas como el seguimiento de productos, la gestión de documentos y el envío de comunicaciones con los clientes requerían cambiar entre diferentes herramientas. Ahora, todos estos procesos se pueden realizar directamente dentro de la base de datos de alquileres de Booqable.
Booqable almacena archivos importantes como facturas, contratos y presupuestos para su custodia, al tiempo que mantiene un historial detallado de pedidos de los clientes en un solo lugar. Esto evita la necesidad de almacenar datos en múltiples sistemas y le da al equipo la confianza de que nada se pierde en el camino. Este software de alquiler de eventos todo en uno logra algunos beneficios específicos:
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El equipo puede obtener información detallada del producto al instante.
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Los documentos, los ingresos y el historial de pedidos de los clientes se almacenan digitalmente para un acceso rápido.
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Los códigos de barras mantienen el seguimiento preciso del equipo en múltiples eventos.
Con estas características, la empresa ya no tiene que preocuparse por extraviar datos o perseguir archivos antiguos. En cambio, saben que todo lo que necesitan vive dentro de la base de datos de alquileres de Booqable, lo que les ayuda a evitar el enfoque disperso que los ralentizaba antes.
Confianza para el futuro
Capital Conventions Contractors muestra cómo Booqable ayuda a una empresa de alquiler de eventos establecida a alejarse de las hojas de cálculo manuales y construir un sistema para el crecimiento. Mediante el uso de disponibilidad en vivo y una base de datos de alquiler unificada, Pete y su equipo están sentando las bases para su próximo capítulo en la industria del alquiler de eventos.
De cara al futuro, Pete prevé estar “muy involucrado en el lado del alquiler de eventos de la industria” y espera adquirir negocios adicionales en producción de vehículos autónomos, carpas y servicios relacionados. Con Booqable, se han ganado la confianza de que su inventario, pedidos y futuras adquisiciones pueden gestionarse desde una plataforma fiable.
