Mejores prácticas de seguimiento de equipos para 2024

Levante la mano si cree que el seguimiento de los equipos es difícil. Sin las herramientas adecuadas, acciones como la programación de los equipos de alquiler se convierten en obstáculos a la productividad y, a menudo, le ralentizan. Por no mencionar que hay mucho en juego cuando se trata de hacer un seguimiento de sus preciadas inversiones. La coordinación de todos sus activos requiere un acceso directo a la información necesaria sobre los equipos de alquiler. Y obtener estos datos es más fácil de decir que de hacer.

Cuando se confía en el papel y el lápiz o en una simple hoja de cálculo para hacer un seguimiento de la información sobre los equipos de alquiler, se es vulnerable. Las herramientas tradicionales pueden dar lugar a errores manuales, ineficiencias, mayores costes y, en el peor de los casos, a la pérdida de equipos. En este artículo, le mostraremos algunas tácticas que las empresas de todo el mundo utilizan para realizar un seguimiento de los equipos de alquiler y hacer que su trabajo diario sea un poco menos estresante.

Métodos de seguimiento que puede utilizar hoy mismo

Antes de lanzarse a organizar sus activos, sepa que tiene opciones en torno a cómo realizar el seguimiento de los equipos de alquiler. Anteriormente hemos compartido formas de configurar su inventario de alquiler, desde la creación de una base de datos de productos hasta el etiquetado de sus activos. Todo ello comienza con una configuración adecuada en su sistema de gestión de equipos.

En Booqable, solemos separar cada producto en dos tipos de seguimiento, cada uno de los cuales se comporta de forma diferente en el software. Los métodos de seguimiento son una de las características principales de Booqable y la mejor manera de gestionar diversos tipos de activos. Al configurar su inventario, puede dividir los equipos en rastreables y bulto. Veamos las ventajas de cada método:

• Cuando selecciona rastreable, separa cada pieza de equipo mediante un identificador único. Es el método más preciso de seguimiento de los equipos en movimiento, que crea un historial de búsqueda para cada elemento individual de las existencias. Como resultado, puede ver dónde se encuentra cada activo, y con quién, y obtener información detallada sobre el uso, los informes y los historiales de pedidos de cada artículo de stock.
• Con la opción bulk, no se profundiza tanto. Este método de seguimiento le permite manejar grandes volúmenes de manera más eficiente que los artículos rastreables. Dado que sólo lleva la cuenta de las cantidades disponibles, no tiene que especificar qué artículos de stock reparte. Por lo tanto, obtendrá información menos detallada sobre el uso y el rendimiento de un artículo de stock, pero podrían ahorrar a sus empleados un montón de esfuerzo a la hora de programar los equipos.

¿Cómo elegir los identificadores adecuados?

En pocas palabras, lo que mejor funcione para usted y su equipo. Muchas empresas utilizan números de serie o códigos de barras para identificar los artículos rastreables, pero honestamente, cualquier cosa que sea clara funciona. Es común ver identificadores cortos y legibles cuando los usuarios adoptan Booqable. Recomendamos añadir también prefijos lógicos para tener más espacio para la información relevante. Las iniciales de la empresa de un subalquiler, por ejemplo. O simplemente una abreviatura del nombre del modelo para que todos en su organización puedan identificarlo de un vistazo.

Programar equipos con disponibilidad en vivo

En algún momento de su jornada laboral, tendrá que programar equipos. Tal vez haya recibido una llamada telefónica y sea el momento de comprobar la disponibilidad. O necesita confirmar o rechazar una solicitud. Cuando los planificadores pueden gestionar mejor la disponibilidad, reducen las conjeturas y planifican con mayor precisión.

En Booqable, la programación de equipos es visual. Eso significa que usted ve un indicador que le dice si un producto está disponible o no en tiempo real. Es una función muy útil que te permite reservar equipos en un puñado de clics, sin tener que preocuparte por el exceso de reservas. Vamos a desglosar cómo programar equipos en cinco sencillos pasos:

1. Abre tu espacio de trabajo de Booqable y haz clic en el botón Nuevo pedido de alquiler para comenzar el proceso.
2. Elija la persona que va a alquilar el equipo, o añada un nuevo cliente.
3. A continuación, selecciona el periodo de alquiler para el pedido concreto.
4. Elija el equipo que desea programar, establezca las cantidades adecuadas y especifique los artículos de stock para los productos rastreables (opcional, también puede hacerlo más tarde).
5. Por último, establezca el estado en Reservado, y el equipo se reservará automáticamente para el periodo de alquiler.

No es necesario especificar las existencias rastreables inmediatamente. La ventaja de hacerlo más tarde es que puede aumentar la utilización y reducir los huecos en su calendario. Imagine que aún no está seguro de qué artículo quiere programar. Antes de elegir un identificador, podría lanzar su calendario para encontrar un activo infrautilizado. O podría planificar sus artículos de stock de forma que se optimice su utilización.

Tome el ejemplo siguiente. Digamos que un cliente quiere alquilar un KineFinety TERRA 4K del 14 al 20 de diciembre. Si hubiera especificado el #022 en lugar del #009 para el pedido del día 15, este último habría estado disponible para esa solicitud. Ahora, el #009 no está disponible para todo el periodo de alquiler, aunque esté previsto para una duración corta. Al programar sus equipos pensando en la optimización, obtendrá el máximo valor de sus activos.

Consiga el control de su equipo de alquiler

Es probable que su día a día se parezca a esto. Tiene que programar el equipo, entregarlo a los clientes y recogerlo. Coordinar todos estos movimientos es complicado, y a menudo conduce a errores manuales. Estos errores evitables resultan frustrantes y a menudo provocan situaciones de estrés.

En Booqable, los estados facilitan el control de su equipo de alquiler. Si los utiliza correctamente, siempre sabrá si un activo está en stock, fuera con un cliente, o devuelto de forma segura a su almacén. Booqable tiene un par de estados que permiten a todos en su empresa saber lo que está pasando.

Puedes establecerlos como Concepto, Reservado, Recogido, o Devuelto. Antes de terminar este post, aquí hay una guía sobre qué estado usar cuando:

• Concepto: Guarde los pedidos como conceptos si no quiere reservar ningún equipo todavía. Quizá esté esperando la aprobación final del cliente. O quiere continuar su trabajo más tarde.
• Reservado**: El cliente ha dado el visto bueno. Todo el equipo programado está reservado para el período de alquiler, lo que evita la doble reserva y otros errores manuales.
• Recogido**: El cliente ha recogido el equipo. Puede marcar los pedidos como recogidos seleccionando los productos (y los artículos de stock) que va a entregar. Si aún no ha especificado ningún artículo de stock, este es el momento. De nuevo, esto protege a su equipo de cometer errores.
• Devuelto: El cliente ha devuelto el equipo. Algunos o todos los productos están marcados como devueltos, y están disponibles de nuevo para programar.
• Cancelado: Tal vez un cliente retiró un pedido, o tal vez usted quiere empezar de nuevo. Es entonces cuando se cancela un pedido. Ten en cuenta que sólo puedes cancelarlos en la fase de concepto o de reserva.
• Archivado: El pedido ha pasado por todas las etapas. Puede archivar un pedido si el equipo está de nuevo en su almacén y no se requieren más acciones administrativas. La razón principal para archivar los pedidos es limpiar la lista de pedidos y la vista del calendario.

Todo esto también lo puedes hacer en tu empresa

Sin las herramientas adecuadas, gran parte del trabajo que supervisan los gestores de equipos -la programación, el seguimiento y la gestión de los equipos- es propenso a los errores manuales. La ventaja de llevar estos flujos de trabajo a Booqable es que da a sus empleados acceso a información en tiempo real sobre sus activos. Esto significa menos conjeturas, menos ineficiencias y menos costes. ¿Está preparado para probar a trasladar sus procesos de gestión de alquileres a Booqable? (https://signup.booqable.com/), y elija el plan que mejor se adapte a sus necesidades de gestión de equipos.