Julius, gevestigd in Sydney, heeft meer dan 50 jaar gewerkt in audiovisuele verhuur. “Ik ben 50+ jaar geleden begonnen met Graftons Sound and Lighting in Sydney”, vertelde hij, en zijn ervaring leidde er uiteindelijk toe dat hij Sydney PA Hire kocht, een bedrijf dat voor het eerst werd opgericht in 2010.
Het bedrijf biedt audiovisuele verhuur voor bruiloften, scholen, gemeenschapsgroepen, bedrijfsevenementen en alles daartussenin. Voordat het bedrijf Booqable gebruikte, draaide het bedrijf op Rental Point, maar het gaf Julius niet de controle die hij nodig had toen de vraag groeide.
Julius en zijn team besteedden te veel tijd aan het beantwoorden van vragen over beschikbaarheid en het handmatig bijwerken van boekingen. Naarmate de verhuurwebsite meer vragen genereerde, werd het moeilijker om alles op één lijn te houden. Door over te stappen op Booqable’s WordPress plugin, voorraadbeheer tools en mobiele app kreeg het bedrijf een manier om tientallen jaren ervaring in een volledig digitaal systeem te brengen.
Een lange carrière, een nieuw hoofdstuk
Julius’ nieuwe hoofdstuk met Sydney PA Hire bouwde voort op zijn jarenlange kennis van de sector. Het bedrijf trekt een breed scala aan klanten aan: “Corporates, Schools, Events, Community, Weddings.” Deze klanten hebben alles nodig, van microfoons tot volledige PA-systemen en met Booqable wordt de voorraad automatisch bijgewerkt bij elke boeking.
“Het werkt heel goed voor ons,” legde Julius uit. Klanten bladeren door de verhuurwebsite, klikken op een productkaart, kiezen datums uit de kalender en betalen online. Het systeem reserveert artikelen direct, waardoor de dubbele boekingen worden verwijderd die vroeger plaatsvonden toen alles handmatig werd gecontroleerd. Voor een klein team van vier personen dat alleen leveringen afhandelt, is het essentieel geworden om boekingen, betalingen en inventaris op één plek te hebben.
Vooruitkijkend heeft Julius gedurfde plannen. Op de vraag waar hij het bedrijf over vijf jaar ziet, zei hij: “500% groter!” Nu het aantal online boekingen groeit en de kalender voorspelbaarder wordt, voelt het bedrijf zich klaar voor de volgende fase. Voorraad, bestellingen en klantgegevens bevinden zich allemaal op één platform, waardoor het team de duidelijkheid krijgt die ze nodig hebben voor groei op de lange termijn.
Met behulp van de Booqable WordPress plugin
De WordPress-plug-in werd belangrijk toen het team zich realiseerde hoeveel tijd er verloren ging met het beantwoorden van beschikbaarheidsvragen via de telefoon. Klanten namen vaak contact met hen op om te controleren of een date vrij was, waardoor de dag vertraagde. Julius had beschikbaarheid nodig die duidelijk online werd weergegeven, en hij had het nodig om te werken met de verhuurwebsite die hij sinds 2010 beheerde.
“We gebruiken WordPress voor onze website-host, en hebben de online boekingscomponenten van Booqable via de WordPress plugin ingebed in onze pagina voor de productkaarten en datumkiezer,” zei hij. Klanten kunnen nu direct de beschikbaarheid zien, hun data kiezen en doorgaan met afrekenen om hun producten direct te reserveren.
Julius heeft ook aangepaste afrekenvelden toegevoegd om belangrijke details van het evenement te verzamelen, zoals het aantal gasten, of er stroom beschikbaar is en of het evenement binnen of buiten is. Voor hun team bereikt deze opzet drie belangrijke dingen:
-
Vermindert het aantal oproepen waarin wordt gevraagd naar de beschikbaarheid.
-
Toont nauwkeurige productkalenders die in realtime worden bijgewerkt.
-
Verzamelt informatie over evenementen tijdens het afrekenen, zodat de voorbereiding eenvoudiger is.
Het voordeel is onmiddellijk. Klanten krijgen antwoorden zonder te wachten, en het team vermijdt de kleine fouten die vroeger verschenen als alles handmatig moest worden gecontroleerd.
Gebruik van de Booqable mobiele app
De mobiele app werd essentieel omdat het huren van evenementen nooit op één plek gebeurt. Leveringen omvatten strakke schema’s, meerdere voertuigen en verschillende medewerkers die naar verschillende locaties gaan. Vóór de app vertrouwde het team op gedrukte notities of toegang tot laptops, wat niet praktisch was in drukke weekenden.
Nu gebruikt het team de app voor elke boeking. Elk personeelslid kan alle boekingen zien die aan de dag zijn toegewezen, inclusief exacte producten, adressen en klantnotities. Bij het leveren van apparatuur voor bruiloften, bedrijfspresentaties of community-evenementen heeft iedereen dezelfde live-informatie. Als een klant belt met een wijziging of een update, wordt de bestelling onmiddellijk bewerkt en ziet elk voertuig dezelfde details.
Voor een AV-bedrijf is dit cruciaal. Artikelen moeten worden uitgecheckt bij het verlaten van het magazijn, bij aankomst worden bevestigd en aan het einde van de nacht weer worden ingecheckt. Met de mobiele app kan het team dit direct ter plaatse doen, zodat er niets verloren gaat en niemand hoeft te raden welke items naar welke locatie zijn gegaan.
De app bereikt drie dingen voor hen:
-
Geeft elk teamlid realtime boekingsgegevens voor meerdere voertuigen.
-
Maakt het in- en uitchecken van apparatuur op elke locatie eenvoudig.
-
Houdt de leveringsplannen accuraat wanneer klanten op de dag zelf om wijzigingen vragen.
Het resultaat is dat evenementdagen veel vlotter verlopen en het team altijd vanuit dezelfde informatie werkt. De app geeft ze precies wat ze nodig hebben, precies wanneer ze het nodig hebben.
Bouwen aan een betere werkdag
De overstap van Sydney PA Hire naar Booqable hielp een gevestigd audiovisueel verhuurbedrijf om online boekingen volledig te omarmen. Met een moderne verhuurwebsite, een geïntegreerde datumkiezer, nauwkeurige agenda’s en een mobiele app die is gebouwd voor drukke bezorgdagen, kan het team zich concentreren op klantenservice in plaats van uren administratie.
Zoals Julius het uitdrukte, is de feedback van klanten “solide” en is het bedrijf beter gepositioneerd voor de groei die hij de komende jaren verwacht.
