Shandy Swenson runt River Events and Rentals, een glamping aan de rivier in de buurt van Edmonton, Alberta, Canada. Het idee kwam vanzelf. Ze legt uit: “Het begon omdat mijn ouders een uniek pand aan de rivier kochten… Mijn moeder had altijd tipi’s toen ik opgroeide. Ze heeft nu 5 tipi’s op dit geweldige terrein en we dachten, waarom begin je geen glamping!” Tegenwoordig verwelkomt de site maximaal 15 gasten tegelijk en biedt het een mix van natuur, comfort en tipi-ervaringen.
Haar klanten zijn vooral buitenmensen die graag kamperen maar eens wat anders willen. Naast glamping biedt ze ook verhuur van speciale decoraties voor evenementen zodra het seizoen voorbij is. Het runnen van het bedrijf was in het begin echter niet gemakkelijk. “Ik gebruikte Excel”, legt Shandy uit, waardoor ze worstelde met “organiseren, mijn beschikbare producten uitzenden en prijzen.”
Toen besloot ze op zoek te gaan naar software voor tentverhuur die haar bestellingen op één plek kon bewaren, fouten kon voorkomen en haar een website voor evenementenverhuur kon geven om haar producten weer te geven. De overstap naar Booqable gaf haar de tools om tijd te besparen, georganiseerd te blijven, fouten te verminderen en boekingen te stimuleren, terwijl ze een professionele ervaring voor haar gasten creëerde.
Producten en bestellingen voor u laten volgen
Zoals veel kleine verhuurbedrijven probeerde River Events and Rentals eerst alles in spreadsheets te beheren. Maar het betekende uren werk en een te groot risico op dubbele boekingen. De voorraad- en orderbeheertools van Booqable losten dit probleem op. Shandy ziet nu elke boeking op één plek, waarbij de beschikbaarheid direct wordt bijgewerkt wanneer iemand een online bestelling plaatst. Zoals ze het zegt: “Ik heb ze nu alle drie ingebouwd als één systeem in de software.”
Het werkt als volgt: wanneer een bestelling online wordt geplaatst, worden producten automatisch gereserveerd dankzij de live beschikbaarheid. De boeking wordt vervolgens ingepland op het dashboard, waar elk detail zichtbaar is. Digitale orderstatussen houden alles van begin tot eind georganiseerd, dus het is niet nodig om door Excel te zoeken of je zorgen te maken over gegevensverlies.
Voor River Events en Rentals betekent dit:
-
Minder tijd kwijt aan het handmatig invoeren van gegevens
-
Dubbele boekingen voorkomen dankzij live beschikbaarheid
-
Eenvoudigere organisatie met elke bestelling opgeslagen in één systeem
In plaats van lange nachten in spreadsheets te werken, kan Shandy erop vertrouwen dat haar software voor tentverhuur de details afhandelt. Het praktische voordeel is duidelijk: ze heeft eindelijk het pijnpunt van georganiseerd blijven opgelost en kan zich meer concentreren op het verwelkomen van haar gasten.
Gebruik maken van de Booqable websitebouwer en sjablonen
Een andere uitdaging was het online zichtbaar maken van haar producten. “Nu ik een webpagina heb, kunnen mensen mijn producten gemakkelijker bekijken”, vertelt ze. Met Booqable’s website bouwer en evenementen verhuur templates, was River Events and Rentals in staat om een professionele website voor tentverhuur in de lucht te krijgen zonder dat er een ontwerper nodig was.
Shandy selecteerde een kant-en-klaar sjabloon voor het huren van evenementen uit meer dan 50 opties die beschikbaar zijn in de websitebouwer van Booqable, verspreid over verschillende industrieën. De kant-en-klare lay-out bespaarde uren werk en gaf haar een ontwerpbasis waarvan bewezen is dat ze werkt voor verhuurbedrijven. Ze kon het vervolgens aanpassen door lettertypen en kleuren te kiezen en elementen te herschikken, zodat de website haar eigen stijl weerspiegelde.
Deze balans tussen vooraf gebouwde structuur en flexibele montage gaf haar het beste van twee werelden: een professionele lay-out die weinig inspanning vereiste, maar toch persoonlijk aanvoelde voor River Events and Rentals.
Dit bereikt:
-
Een website gebouwd rond software voor het huren van evenementen, zonder dat er externe tools nodig zijn
-
Duidelijke productpagina’s voor glamping verblijven en decorverhuur
-
Up-to-date beschikbaarheid die automatisch haar voorraad weerspiegelt
-
Een aanpasbare look met lettertypen, kleuren en lay-outopties
Het voordeel is eenvoudig. Wat ooit als een grote uitdaging voelde, “het uitzenden van mijn beschikbare producten en prijzen”, is nu opgelost. De website voor tentverhuur van River Events and Rentals is een centraal knooppunt waar gasten op elk moment diensten kunnen ontdekken en boeken.
De juiste gegevens verzamelen bij het afrekenen
Shandy had ook een manier nodig om belangrijke informatie van haar gasten te verzamelen. Met slechts twee mensen in het team kon ze geen tijd besteden aan het najagen van details per e-mail. Met de aangepaste afrekenvelden van Booqable kan ze de vragen toevoegen die er het meest toe doen, rechtstreeks vanuit haar instellingen. De velden worden vervolgens automatisch ingevoerd op de pagina van elke bestelling, zodat ze alles wat ze nodig heeft op één plek heeft.
De velden die ze aan haar checkout heeft toegevoegd, zijn bijvoorbeeld ‘Hoeveel volwassenen verblijven er bij uw groep?’ en ‘Heeft u een extra campingbedje nodig?’ Ze voegt ook een tekstveld toe voor notities: ‘Als je vragen hebt, noteer ze dan hieronder.’
De meerkeuzevragen zijn opgezet met vervolgkeuzemenu’s, die de antwoorden beperken tot alleen wat River Events and Rentals kan bieden. De vraag over groepsgrootte voor volwassenen heeft bijvoorbeeld een maximum aantal dat overeenkomt met het aantal gasten dat ze kunnen ontvangen. Dit voorkomt overboeking en zorgt ervoor dat klanten alleen opties kunnen kiezen die passen binnen de capaciteit van het bedrijf.
Dit bereikt:
-
Automatisch gegevens over de groepsgrootte verzamelen, met limieten die overeenkomen met de capaciteit
-
Weten of er extra apparatuur zoals een campingbedje nodig is
-
Minder e-mails heen en weer voor het inchecken
-
Een betere gastervaring met persoonlijke service
Met de juiste afrekenvelden voorkomt Shandy verrassingen op het laatste moment. Het praktische voordeel is dat River Events and Rentals elke boeking vol vertrouwen kan voorbereiden, wetende dat ze op het juiste moment over de juiste informatie beschikken.
Alles samenbrengen
Van Excel-spreadsheets tot een complete softwareoplossing voor evenementenverhuur, de reis van River Events and Rentals laat zien hoe Booqable kleine verhuurbedrijven helpt groeien. Door de voorraad en bestellingen georganiseerd te houden, een website voor tentverhuur te bouwen met sjablonen voor evenementenverhuur en aangepaste afrekenvelden te gebruiken, heeft het bedrijf een idee omgezet in iets waar haar familie trots op kan zijn.
