LBO is opgericht in Offenburg, Duitsland, toen Ralf een opslagruimte kocht en besloot er een verhuurbedrijf van te maken. Hij wilde betaalbare self-storage bieden in een regio met zeer weinig goedkope opties.
Het magazijn biedt units tussen 5 en 18 m², met maandelijkse huurprijzen vanaf € 60. Klanten uit de omgeving waarderen de flexibele maandelijkse voorwaarden, de goede bereikbaarheid op de begane grond en het gratis gebruik van trolleys en vorkheftrucks.
Het runnen van het bedrijf in de begindagen was een uitdaging. Het beheren van boekingen met Excel en e-mail zorgde voor stress bij het kleine familieteam van ongeveer tien parttime leden. Het was moeilijk om de voorraad bij te houden, fouten te voorkomen en administratief werk snel af te ronden.
Na het renoveren van een deel van het magazijn heeft de familie ook de backoffice gemoderniseerd. Door de software voor opslagverhuur van Booqable te gebruiken, kregen ze een systeem dat boekingen, contracten en inventaris op één plek kon afhandelen, zodat ze zich konden concentreren op het opschalen van hun verhuurbedrijf.
Hoe het bedrijf vandaag de dag draait
LBO presenteert zijn opslagruimtes als ‘uw persoonlijke kelderruimte’, met afsluitbare ruimtes, flexibele toegang tijdens openingstijden en een eenvoudig verhuurproces. Klanten hebben nu twee manieren om een boeking te maken. Ze kunnen direct naar de LBO-website gaan waar de productkaarten van Booqable live beschikbaarheid en prijzen tonen voor directe online reserveringen.
Ze kunnen ook het team bellen of e-mailen om opslag te regelen, waarbij het personeel de boeking namens hen in Booqable invoert. Zodra een bestelling is aangemaakt, kan het personeel deze naar de gereserveerde status verplaatsen, waardoor die eenheid onmiddellijk uit de beschikbaarheid wordt verwijderd en dubbele boekingen worden voorkomen. De bestelling wordt vervolgens ingepland op het dashboard en er wordt een huurcontract gegenereerd en klaar voor ondertekening. Dit systeem zorgt ervoor dat zowel online als offline boekingen op dezelfde plek worden beheerd.
Booqable biedt LBO aan:
-
Een ingesloten boekingsoptie op hun website met live beschikbaarheid en prijzen.
-
De mogelijkheid om eenheden rechtstreeks te reserveren, waardoor ze niet meer beschikbaar zijn.
-
Digitale contracten gegenereerd en opgeslagen voor elke verhuur.
-
Geen noodzaak voor handmatige tracking of tijdrovende administratieve taken
Wat ooit een stressvol handmatig proces was, is nu eenvoudig te beheren. Klanten hebben meer keuze in de manier waarop ze boeken en het personeel is minder tijd kwijt aan het jongleren met papierwerk.
Bestellingen en voorraad organiseren
Voorraadbeheer was een van LBO’s grootste problemen voordat ze Booqable adopteerden. Het gebruik van Excel leidde tot fouten, vertragingen en onzekerheid over welke eenheden beschikbaar waren. Met het order- en voorraadbeheersysteem van Booqable wordt elke verhuur in realtime gevolgd. Medewerkers kunnen live de beschikbaarheid bekijken, boekingen op de productkalender bekijken en bestelstatussen rechtstreeks vanaf het dashboard beheren.
Het systeem maakt het ook eenvoudig om handmatig bestellingen aan te maken. Medewerkers kunnen rechtstreeks vanaf de bestelpagina een nieuwe of bestaande klant toevoegen, huurdata selecteren en direct zien welke opslagruimtes beschikbaar zijn om te reserveren. Vanaf hetzelfde scherm kunnen ze betalingen in rekening brengen of registreren, extra bestelinformatie toevoegen en indien nodig details bijwerken. Bestellingen kunnen vervolgens in de loop van de tijd door verschillende statussen worden verplaatst, van gereserveerd tot opgehaald tot geretourneerd.
Door de integratie met de LBO-website krijgen klanten en medewerkers dezelfde actuele informatie te zien. Online productkaarten geven de grootte en prijs van eenheden weer, zodat klanten direct opslag kunnen kiezen en reserveren. Voor degenen die liever bellen of e-mailen, voert het team de boeking in Booqable in, zodat alles gesynchroniseerd blijft.
Dit systeem bereikt:
-
Nauwkeurige tracking van de beschikbaarheid van alle opslageenheden.
-
Een aanzienlijke vermindering van fouten veroorzaakt door handmatige spreadsheets.
-
Duidelijk zicht op bevestigde en aankomende bestellingen.
-
Consistentie tussen online en offline boekingsmethoden.
Het resultaat is een betrouwbare structuur die de oude problemen van vertragingen en fouten wegneemt. LBO kan nu met vertrouwen zijn klantenbestand laten groeien, in de wetenschap dat elke eenheid en bestelling nauwkeurig wordt beheerd.
Huurcontracten en handtekeningen gemakkelijk gemaakt
Huurcontracten waren een ander tijdrovend onderdeel van het proces vóór Booqable. Het voorbereiden van papierwerk, het najagen van handtekeningen en het opslaan van documenten kostte extra moeite voor het kleine familieteam. Met Booqable worden voor elke bestelling automatisch contracten gegenereerd, compleet met LBO’s huurvoorwaarden, logo en bankoverschrijvingsinstructies.
Klanten ontvangen contracten per e-mail, maar ze kunnen ook persoonlijk digitaal ondertekenen met het apparaat van een medewerker. Dit maakt het mogelijk om boekingen direct te bevestigen wanneer klanten ter plaatse zijn. Alle overeenkomsten worden veilig opgeslagen in de database van Booqable, zodat er niets misplaatst is.
Voor LBO betekent dit:
-
Automatisch genereren van professionele contracten voor elke boeking.
-
E-mailsjablonen om snel overeenkomsten naar klanten te sturen
-
Mogelijkheid om documenten digitaal te ondertekenen vanaf de desktop of Booqable mobiele app.
-
Een beveiligde database waar alle contracten worden opgeslagen.
Deze wijziging heeft vertragingen weggenomen en de heen-en-weer communicatie verminderd. Huurovereenkomsten worden in minuten in plaats van dagen afgerond, wat de reputatie van het bedrijf als flexibel en ongecompliceerd ondersteunt.
Opschalen van een door een familie gerund opslagbedrijf
Het verhaal van LBO laat zien hoe een klein, door een familie gerund opslagbedrijf kan schalen met de juiste software. Wat begon met spreadsheets en e-mail is nu een modern boekingsproces dat online reserveringen, voorraadbeheer en digitale contracten omvat.
Met de opslagverhuursoftware van Booqable heeft LBO minder fouten, minder administratie en meer boekingen. Klanten profiteren ook, met de keuze om online te boeken of rechtstreeks contact op te nemen met het team, en altijd betrouwbare service te ontvangen tegen betaalbare tarieven.
