BLNK Studios, opgericht in 2018 door Seth Charles en zijn twee medeoprichters, is een fotoverhuurstudio in een klein stadje. Het team van drie fotografen runt de ruimte “voor fotografen door fotografen” en biedt zowel studioverhuur als fotografieapparatuur voor lokale creatievelingen, studenten en hobbyisten.
“Onze studio bevindt zich in een kleine stad en veel van onze klanten zijn lokale fotografen of studenten die geïnteresseerd zijn in fotografie en die misschien niet in staat zijn om zelf duizenden in apparatuur te investeren”, legt Seth uit. Wat begon als een gedeelde studio voor lokale fotografen om samen te werken, is uitgegroeid tot een essentiële creatieve hub voor hun gemeenschap.
Maar voordat je Booqable in gebruik nam, was het handmatig beheren van boekingen en apparatuur een grote uitdaging. Het gebruik van een “gratis platform dat supertraag was” met “geen goede voorraadregistratie of eenvoudig beheer” maakte de dagelijkse activiteiten tijdrovend.
Tegenwoordig komen vragen binnen via een contactformulier op de website van BLNK Studios, en het team gebruikt Booqable om die vragen om te zetten in bevestigde boekingen. Ze reserveren studiosessies en uitrusting rechtstreeks in Booqable en beheren bestellingen met behulp van de Booqable mobiele app, waarmee ze georganiseerd en responsief kunnen blijven, waar ze ook zijn. De overstap naar Booqable gaf hen de flexibiliteit en het vertrouwen om hun bedrijf soepel te laten draaien, zelfs als de vraag blijft groeien.
Creativiteit in de gemeenschap tot leven brengen
Toen BLNK Studios voor het eerst apparatuur verhuurde, kon hun oude opzet het tempo gewoon niet bijhouden. “We gebruikten een gratis platform dat supertraag was”, herinnert Seth zich. Het proces van het aannemen van telefonische boekingen, het volgen van apparatuur en het beheren van studiosessies vereiste het springen tussen tools en het handmatig onthouden van details. “Voorraadbeheer, het gemakkelijk kunnen aannemen van huurboekingen via de telefoon en een samenhangend systeem” waren de grootste problemen.
Door de overstap naar Booqable heeft het team nu “één plek voor alles wat met gear te maken heeft”. In plaats van boekingen via verschillende platforms te beheren, behandelen ze elk verzoek van begin tot eind in één systeem. Zodra er een aanvraag binnenkomt, maken ze de boeking direct in Booqable aan, waarbij ze ervoor zorgen dat de juiste apparatuur en studiotijd opzij worden gezet. Deze opzet geeft hen een compleet overzicht van wat gereserveerd is en wat nog beschikbaar is, wat tijd bespaart en verwarring voorkomt.
Nu is hun boekingsproces sneller en betrouwbaarder. Het team verspilt geen tijd meer aan het handmatig controleren van de beschikbaarheid en klanten krijgen een snelle, nauwkeurige reactie wanneer ze contact opnemen. Het praktische resultaat is duidelijk: meer tijd besteed aan het werken met fotografen, minder tijd besteed aan het ontwarren van papierwerk.
Tijd besparen met betere boekingstools
Voordat BLNK Studios Booqable gebruikte, had het geen gemakkelijke manier om te weten welke camera, lens of lichtkit gratis was, wat leidde tot verwisselingen of dubbele boekingen. Seth legt uit: “Omdat een deel van onze apparatuur in eigen beheer wordt ‘gehuurd’ voor studiosessies, kunnen we met Booqable snel bijhouden waar elk item is en wanneer het naar verwachting wordt geretourneerd.”
Met de voorraadvolgsoftware van Booqable kan het team vragen eenvoudig omzetten in boekingen via de handmatige bestelpagina, die automatisch zowel de studio als de gevraagde apparatuur reserveert. Ze kunnen alles op één plek volgen en ervoor zorgen dat elk item correct is toegewezen en dat niets overlapt.
Het systeem stelt BLNK Studios ook in staat om hun fotografieapparatuur op gedetailleerde manieren te volgen, op grootte, model of andere varianten. Ze kunnen items afzonderlijk of in bulk beheren, wat vooral handig is bij het omgaan met verschillende lenstypes of verlichtingskits. Dit is wat dat voor hen bereikt:
-
Houdt de beschikbaarheid in realtime bij
-
Vermindert verwarring en voorkomt overboeking
-
Helpt bij het plannen van toekomstige verhuur met vertrouwen
-
Houdt hun kleine team georganiseerd en efficiënt
“Ook al zijn we op dit moment klein, we hebben onze zinnen gezet op schaalvergroting en hebben nu de tools om dat te doen”, zegt Seth. Door alles in één oogopslag zichtbaar te hebben, heeft het team volledige controle over hun voorraad. Het praktische voordeel is eenvoudig: hun grootste uitdagingen op het gebied van organisatie en tracking zijn vervangen door één duidelijk en betrouwbaar systeem.
Verhuur beheren vanaf elke locatie met de mobiele app
Naarmate hun bedrijf groeide, groeide ook de behoefte om verhuur buiten de studio te beheren. “Ik gebruik het om de beschikbaarheid van spullen te controleren en boekingen onderweg te beheren”, zegt Seth over de mobiele app van Booqable. Voorheen moesten ze achter hun computer zitten om updates uit te voeren, wat de communicatie en besluitvorming vertraagde.
De app geeft BLNK Studios direct toegang tot de tools die ze nodig hebben tijdens shoots of het ontmoeten van klanten. Dit is wat het hen helpt te doen:
-
Controleer de beschikbaarheid van alle uitrusting in realtime
-
Plaats boekingen vanaf elke locatie
-
Update huurstatussen tijdens het ophalen en terugbrengen
-
Blijf synchroon als een klein team zonder gebonden te zijn aan een bureau
Nu kunnen Seth en zijn team hun studio soepel laten draaien, waar ze ook zijn. Het praktische voordeel is dat ze sneller op klanten kunnen reageren, de voorraad zonder vertragingen kunnen beheren en hun studio in een kleine stad draaiende kunnen houden met de efficiëntie van de grote stad.
Bouwen aan een toekomst met Booqable
BLNK Studios is uitgegroeid van een lokaal passieproject tot een vertrouwde creatieve hub, en Booqable is onderdeel geworden van die groei. Seth vat het perfect samen: “Booqable heeft ons in staat gesteld om de tools te hebben om ons bedrijf op te schalen.” Met betrouwbare voorraadregistratie, flexibel boekingsbeheer en een krachtige mobiele app is BLNK Studios klaar om te blijven uitbreiden en tegelijkertijd trouw te blijven aan hun wortels in de gemeenschap.
In de woorden van Seth: “We zijn blij met Booqable!” Terwijl BLNK Studios blijft groeien, laat hun verhaal zien hoe de juiste software voor studioverhuur en studioverhuurwebsite kleine creatieve teams in staat kunnen stellen iets blijvends op te bouwen.
