Stephen Alexander no tenía previsto crear una empresa de alquiler de equipos audiovisuales con presencia en cuatro ciudades. En 2018, él y su socio trabajaban en el sector corporativo cuando detectaron una oportunidad: nadie alquilaba tótems LED para interiores de la forma que necesitaban los organizadores de eventos. Empezaron con un solo producto y fueron ampliando el negocio.
Hoy, Video Display Hire & Sales opera en Brisbane, Gold Coast, Sídney y Auckland, con más de 20 empleados en ventas, administración y áreas técnicas. La empresa alquila soportes LED portátiles y mostradores de recepción LED a organizadores de ferias y eventos, desde exposiciones de caravanas y construcción hasta salones náuticos y cualquier evento donde los clientes quieran destacar entre los demás expositores.
Los clientes potenciales llegan a través de Meta y Google. A partir de ahí, el proceso consiste en preparar un presupuesto y confirmar la reserva. Antes de Booqable, ese paso intermedio era el punto débil. Stephen y su equipo gestionaban todo con Trello y, según sus propias palabras, preparar presupuestos era un desastre. Esto los llevó a buscar una alternativa y, en particular, las herramientas de presupuestos y correo electrónico de Booqable fueron decisivas para cambiar de sistema y hacer crecer el negocio.
Enviar presupuestos en cuestión de minutos
El problema era sencillo: un proceso complicado para preparar presupuestos les hacía perder credibilidad incluso antes de que el cliente confirmara una reserva. Cuando un organizador de ferias solicita información sobre mostradores de recepción LED, el equipo registra la consulta, prepara el pedido en el sistema y deja que la función de presupuestos de Booqable reúna automáticamente toda la información: datos del cliente, detalles del pedido y precios, directamente desde la configuración de la cuenta y la pantalla del pedido.
Las plantillas se pueden personalizar y modificar en cualquier momento, de modo que cada presupuesto refleje la imagen que la empresa quiere transmitir. Este sistema ofrece varias ventajas al equipo:
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Permite seleccionar productos del inventario directamente en un presupuesto y enviarlo en minutos, sin tener que crear documentos desde cero.
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Mantiene la coherencia de los presupuestos entre las cuatro ubicaciones y los distintos miembros del equipo de ventas.
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Elimina los intercambios innecesarios de mensajes que antes retrasaban las consultas iniciales.
Stephen lo explica claramente: poder seleccionar productos para un presupuesto y enviarlo en cuestión de minutos ha transformado la rapidez con la que el equipo responde a los clientes potenciales. Para una empresa que recibe consultas a través de anuncios en Meta y Google, la velocidad es fundamental. Un presupuesto más rápido significa una respuesta más rápida para el cliente. Solo este cambio ya ha ayudado al equipo a convertir más consultas iniciales en reservas confirmadas.
Enviar documentos profesionales sin intercambios innecesarios
Incluso después de preparar un buen presupuesto, presentarlo al cliente de forma profesional suponía otro desafío. Las plantillas de correo electrónico de Booqable se conectan directamente con la herramienta de presupuestos. Así, cuando un presupuesto está listo, se envía como un documento profesional con el formato adecuado, en lugar de un mensaje sencillo preparado a toda prisa.
Para los clientes que alquilan equipos audiovisuales para eventos con fechas fijas, esta presentación es importante, ya que suele ser la primera impresión real que reciben de la empresa. Stephen afirma que ahora los presupuestos tienen un aspecto mucho más cuidado y profesional, y calcula que esto ha contribuido a aumentar la conversión de clientes alrededor de un 20 %. Para los clientes del sector de eventos, esto supone:
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Pasar más rápido de la consulta inicial a la reserva confirmada.
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Recibir documentos que generan confianza incluso antes de hablar por teléfono.
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Reducir el tiempo que dedica el personal a dar formato o revisar manualmente los presupuestos.
El resultado es un proceso que deja de parecer una tarea administrativa y se convierte en parte de la propuesta comercial. Los clientes reciben rápidamente un presupuesto claro y profesional, y esa primera buena impresión se mantiene durante el resto del proceso de reserva.
Destacar con cada pantalla LED
«Hace que nuestra empresa proyecte una imagen extremadamente profesional y creo que genera credibilidad desde el primer momento», explica Stephen. «Eso nos ha ayudado a cerrar acuerdos con estos clientes rápidamente».
Desde una idea centrada en un único producto en 2018 hasta convertirse en una empresa presente en cuatro ciudades y especializada en el sector ferial, Video Display Hire & Sales ha hecho crecer su negocio de alquiler con un proceso de presupuestos y correos electrónicos capaz de seguir el ritmo de las consultas de los organizadores de eventos. Lo que antes era un obstáculo se ha convertido en uno de los puntos fuertes de la primera impresión que ofrece la empresa.
