Stephen Alexander no se propuso construir una empresa de alquiler AV que abarcara cuatro ciudades. Él y su socio comercial trabajaban en empleos corporativos en 2018 cuando descubrieron un vacío: nadie estaba alquilando pantallas totem LED interiores de la manera que los eventos necesitaban. Comenzaron con un solo producto y crecieron a partir de ahí.
Hoy, Video Display Hire & Sales opera desde Brisbane, la Gold Coast, Sydney y Auckland, con más de 20 empleados en roles de ventas, administración y tecnología. El negocio ahora alquila soportes LED portátiles y cabinas de recepción LED a organizadores de expo y eventos, piense en ferias de caravanas, ferias de construcción, ferias náuticas, en cualquier lugar donde un cliente quiera destacar en un piso concurrido.
Los clientes potenciales llegan a través de Meta y Google, y de ahí es una cotización, luego una reserva. Antes de Booqable, ese paso intermedio era el eslabón débil. Stephen y su equipo estaban rastreando todo en Trello, y la cotización, en sus palabras, era terrible. Eso fue lo que los empujó hacia Booqable, y sus herramientas de cotización y correo electrónico en particular se convirtieron en la razón por la que hicieron el cambio para escalar su negocio.
Sacando cotizaciones en minutos
El punto de dolor era simple: un proceso de cotización torpe les estaba costando credibilidad antes de que un cliente hubiera reservado siquiera. Cuando llega un cliente potencial de un organizador de expo preguntando sobre cabinas de recepción LED, el equipo registra la consulta, construye el pedido en el backend, y deja que la función de cotización de Booqable junte todo automáticamente, detalles del cliente, especificaciones del pedido, precios, todo extraído directamente de la configuración de la cuenta y la pantalla de pedido.
Las plantillas pueden personalizarse y ajustarse en cualquier momento, por lo que cada cotización que sale refleja la forma en que el negocio quiere presentarse. Esa configuración hace algunas cosas para el equipo:
- Permite al personal seleccionar existencias directamente en una cotización y enviarla en minutos en lugar de construir documentos desde cero.
- Mantiene las cotizaciones consistentes en cuatro ubicaciones y múltiples miembros del personal de ventas.
- Elimina el ir y venir que solía ralentizar las consultas en etapas tempranas.
Stephen lo expresó claramente: poder seleccionar existencias en la cotización y enviarla en minutos ha cambiado la rapidez con la que el equipo puede responder a los clientes potenciales. Para un negocio que atiende consultas de anuncios de Meta y Google, la velocidad importa, y una cotización más rápida significa una respuesta más rápida para el cliente. Eso solo ha ayudado al equipo a convertir más de esas conversaciones tempranas en reservas confirmadas.
Enviando documentos profesionales sin el ir y venir
Incluso con una cotización sólida construida, ponerla frente al cliente de una manera que se viera creíble era un obstáculo en sí mismo. Las plantillas de correo electrónico de Booqable se conectan directamente con la herramienta de cotización, por lo que una vez que una cotización está lista, sale como un documento formateado y profesional en lugar de un mensaje simple armado sobre la marcha.
Para los clientes de alquiler AV que reservan en torno a eventos con fechas fijas, ese pulido importa, a menudo es su primera impresión real de la empresa. Stephen dijo que la cotización ahora se ve mucho más pulida y profesional, y estima que ha ayudado a convertir clientes en aproximadamente un 20%. Para clientes de espacios de eventos específicamente, esto significa:
- Un camino más rápido desde la consulta hasta la reserva firmada.
- Documentos que generan confianza antes de que suceda una llamada telefónica.
- Menos tiempo del personal dedicado a formatear o verificar dos veces las cotizaciones a mano.
El resultado es un proceso que se siente menos como papeleo y más como parte del discurso de venta. Los clientes obtienen una cotización clara y profesional rápidamente, y esa primera impresión se lleva a través del resto de la reserva.
Destacando, una pantalla LED a la vez
“Hace que nuestro negocio se vea extremadamente profesional y siento que genera credibilidad de inmediato,” dijo Stephen, “y eso nos ha ayudado a cerrar estos clientes rápidamente.”
Desde una idea de un solo producto en 2018 hasta una operación de cuatro ciudades que sirve al circuito de expos, Video Display Hire & Sales ha hecho crecer su negocio de alquiler junto con un proceso de cotización y correo electrónico que mantiene el ritmo con la rapidez con que se mueven los clientes potenciales de eventos, convirtiendo lo que solía ser un cuello de botella en una de las primeras impresiones más fuertes del negocio.
