Gian Bortolotti dirige Ibeam São Paulo, una empresa de servicios de producción en Brasil que ha trabajado en eventos corporativos, conciertos y espectáculos de teatro durante más de 30 años. Ibeam suministra el equipo y el personal para llevar a cabo eventos a gran escala para sus clientes de agencia.
“Estamos muy especializados en proyección para grandes eventos”, dice Gian. Con los años, ese enfoque ha ayudado a Ibeam a construir una colección considerable de equipos de proyección y AV, gestionada desde su almacén en São Paulo. Esto también presentó una oportunidad: otras empresas técnicas podrían alquilar el equipo sin contratar al equipo de producción completo de Ibeam.
Ibeam está desarrollando ahora una división de alquiler de AV dentro de la empresa. Si bien las agencias siguen siendo sus principales clientes para servicios de producción, la oferta de alquiler está dirigida a empresas técnicas con su propio personal que necesitan acceso a equipos.
Para respaldar el lanzamiento, Ibeam está creando un sitio web de alquiler con el creador de sitios web de Booqable, donde los posibles clientes pueden explorar su catálogo y solicitar equipos. El equipo también ha elegido Booqable para gestionar el inventario de alquiler, los pedidos y los datos de los clientes.
Gestión automática de la disponibilidad
Ibeam ya gestiona equipos para su trabajo de producción utilizando un sistema propietario en FileMaker. El alquiler introduce un flujo de trabajo diferente: el equipo puede salir con otra empresa durante distintos períodos de tiempo, por lo que el equipo necesita saber qué está comprometido en cada alquiler y cuándo debe regresar.
Booqable le da a Ibeam herramientas para gestionar ese flujo de trabajo:
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Stock y disponibilidad: El equipo puede agregar productos y cantidades de stock, y luego hacer un seguimiento de la disponibilidad frente a los pedidos de alquiler ingresados en Booqable.
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Seguimiento individual de equipos: Los artículos de stock se pueden rastrear por separado, lo cual es útil para equipos de proyección de alto valor.
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Planificación de retiro y devolución: Los pedidos de alquiler le dan al equipo del almacén una visión de lo que está programado para salir y regresar.
La gestión de inventario destacó para Gian desde el principio. Con un equipo de 20 personas y un almacén que ya gestiona trabajos de producción, una visión clara del stock de alquiler ayudará al personal a planificar lo que sale y lo que regresa. Para mantener esa visión precisa en ambas partes del negocio, Ibeam también tendrá que tener en cuenta el equipo comprometido en trabajos de producción en FileMaker.
Organizando pedidos para los nuevos clientes de alquiler
Para Gian, uno de los mayores desafíos al lanzar los alquileres es llegar a un nuevo grupo de clientes y atenderlos. El negocio de producción de Ibeam ha crecido a través de relaciones duraderas con agencias. El alquiler de AV traerá empresas técnicas con sus propios contactos, pedidos y documentación.
Booqable le da al equipo un lugar dedicado para gestionar esas relaciones de alquiler:
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Los perfiles de clientes almacenan datos de contacto e historial de pedidos.
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Se pueden generar cotizaciones, contratos y facturas a partir de los pedidos de alquiler.
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Los pagos e informes ayudan al equipo a seguir los pedidos y ver cómo están funcionando sus productos de alquiler.
Esto le da a Ibeam un flujo de trabajo dedicado para los clientes de alquiler mientras desarrolla el nuevo servicio junto a su negocio de producción ya establecido.
Haciendo espacio para el alquiler en el portafolio
Ibeam está en el inicio del lanzamiento de su servicio de alquiler de AV, pero Gian tiene un objetivo claro para los próximos años: “Conseguir que el alquiler tenga un espacio en nuestro portafolio”.
Con décadas de experiencia en proyección y una colección de equipos ya existente, Ibeam tiene una base sólida para la nueva oferta. Su siguiente paso es hacer que ese equipo sea accesible para las empresas técnicas y construir una operación de alquiler alrededor de los clientes que consiga.
