Gian Bortolotti dirige Ibeam São Paulo, una empresa de servicios de producción en Brasil que lleva más de 30 años trabajando en eventos corporativos, conciertos y espectáculos teatrales. Ibeam proporciona los equipos y el personal necesarios para llevar a cabo eventos de gran escala para sus clientes del sector de las agencias.
«Estamos muy especializados en proyecciones para grandes eventos», explica Gian. Con los años, esta especialización ha permitido a Ibeam reunir un amplio inventario de equipos de proyección y audiovisuales, gestionado desde su almacén en São Paulo. También ha abierto una nueva oportunidad: que otras empresas técnicas puedan alquilar los equipos sin necesidad de contratar a todo el equipo de producción de Ibeam.
Ahora, Ibeam está desarrollando una nueva línea de negocio dedicada al alquiler de equipos audiovisuales. Aunque las agencias siguen siendo sus principales clientes para los servicios de producción, la oferta de alquiler está dirigida a empresas técnicas que cuentan con su propio personal y necesitan acceder a los equipos.
Para preparar el lanzamiento, Ibeam está creando un sitio web de alquiler con el creador de sitios web de Booqable, donde los clientes potenciales podrán explorar su catálogo y solicitar equipos. El equipo también ha elegido Booqable para gestionar el inventario de alquiler, los pedidos y los datos de los clientes.
Gestión automática de la disponibilidad
Ibeam ya gestiona los equipos utilizados en sus producciones mediante un sistema propio desarrollado con FileMaker. Sin embargo, el alquiler requiere un proceso diferente: los equipos pueden permanecer en manos de otras empresas durante distintos periodos, por lo que el equipo necesita saber qué productos están asignados a cada alquiler y cuándo deben devolverse.
Booqable proporciona a Ibeam las herramientas necesarias para gestionar este proceso:
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Stock y disponibilidad: El equipo puede añadir productos y cantidades en stock, y consultar su disponibilidad en función de los pedidos de alquiler registrados en Booqable.
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Seguimiento individual de equipos: Los artículos del inventario pueden controlarse por separado, algo especialmente útil para los equipos de proyección de alto valor.
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Planificación de entregas y devoluciones: Los pedidos de alquiler permiten al personal del almacén consultar qué equipos tienen programada su salida y devolución.
La gestión de inventario llamó la atención de Gian desde el principio. Con un equipo de 20 personas y un almacén que ya gestiona trabajos de producción, tener una visión clara del inventario de alquiler ayudará al personal a planificar las salidas y devoluciones de equipos. Para mantener la información actualizada en ambas líneas de negocio, Ibeam también tendrá que tener en cuenta los equipos asignados a trabajos de producción en FileMaker.
Organización de pedidos para nuevos clientes de alquiler
Para Gian, uno de los mayores retos de lanzar el servicio de alquiler es llegar a un nuevo grupo de clientes y atender sus necesidades. El negocio de producción de Ibeam ha crecido gracias a relaciones duraderas con agencias. El alquiler audiovisual atraerá a empresas técnicas con sus propios contactos, pedidos y documentación.
Booqable ofrece al equipo un espacio específico para gestionar estas relaciones comerciales:
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Los perfiles de clientes almacenan los datos de contacto y el historial de pedidos.
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Los presupuestos, contratos y facturas pueden generarse a partir de los pedidos de alquiler.
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Los pagos y los informes ayudan al equipo a hacer un seguimiento de los pedidos y analizar el rendimiento de sus productos de alquiler.
De esta forma, Ibeam dispone de un proceso específico para atender a sus clientes de alquiler mientras desarrolla el nuevo servicio en paralelo a su consolidado negocio de producción.
Un lugar para el alquiler en su oferta de servicios
Ibeam está dando los primeros pasos para lanzar su servicio de alquiler audiovisual, pero Gian tiene un objetivo claro para los próximos años: «Dar al alquiler un lugar en nuestra oferta de servicios».
Con décadas de experiencia en proyección y un amplio inventario de equipos, Ibeam cuenta con una base sólida para esta nueva oferta. El siguiente paso será poner esos equipos a disposición de otras empresas técnicas y desarrollar un negocio de alquiler en torno a los nuevos clientes.
