LBO nació en Offenburg, Alemania, cuando Ralf compró un almacén y decidió convertirlo en un negocio de alquiler. Su objetivo era ofrecer espacios de almacenamiento asequibles en una región donde apenas había opciones económicas.
El almacén ofrece espacios de entre 5 y 18 m², con tarifas de alquiler mensuales desde 60 €. Los clientes de la zona valoran la flexibilidad de los contratos mensuales, el cómodo acceso a nivel de calle y el uso gratuito de carretillas y montacargas.
Los primeros años del negocio fueron complicados. Gestionar las reservas con Excel y correo electrónico generaba mucho estrés para el pequeño equipo familiar, formado por unas diez personas que trabajaban a tiempo parcial. Resultaba difícil controlar la disponibilidad, evitar errores y completar rápidamente las tareas administrativas.
Tras renovar parte del almacén, la familia también modernizó la gestión interna del negocio. Al adoptar el software de alquiler de espacios de almacenamiento de Booqable, consiguieron centralizar las reservas, los contratos y el inventario en un solo sistema, lo que les permitió centrarse en hacer crecer su negocio.
Cómo funciona el negocio actualmente
LBO presenta sus espacios de almacenamiento como «tu trastero personal», con espacios que se pueden cerrar con llave, acceso flexible durante el horario de apertura y un proceso de alquiler sencillo. Ahora los clientes tienen dos formas de reservar. Pueden hacerlo directamente desde el sitio web de LBO, donde las tarjetas de producto de Booqable muestran la disponibilidad y los precios en tiempo real para realizar reservas online al instante.
También pueden llamar o enviar un correo electrónico al equipo para solicitar un espacio. En ese caso, los empleados registran la reserva en Booqable en nombre del cliente. Una vez creado el pedido, pueden cambiar su estado a reservado, lo que hace que el espacio deje de estar disponible inmediatamente y evita las reservas duplicadas. Después, el pedido aparece programado en el panel de control y se genera un contrato de alquiler listo para firmar. Así, tanto las reservas online como las realizadas por otros canales se gestionan desde un mismo lugar.
Booqable ofrece a LBO:
-
Un sistema de reservas integrado en su sitio web, con disponibilidad y precios en tiempo real.
-
La posibilidad de reservar espacios directamente y bloquear su disponibilidad.
-
Contratos digitales generados y almacenados para cada alquiler.
-
La eliminación del seguimiento manual y de las tareas administrativas que consumen tiempo.
Lo que antes era un proceso manual estresante ahora resulta fácil de gestionar. Los clientes tienen más opciones para reservar y los empleados dedican menos tiempo al papeleo.
Organización de pedidos e inventario
La gestión del inventario era uno de los mayores retos de LBO antes de adoptar Booqable. El uso de Excel provocaba errores, retrasos e incertidumbre sobre qué espacios estaban disponibles. Con el sistema de gestión de pedidos e inventario de Booqable, cada alquiler se controla en tiempo real. Los empleados pueden consultar la disponibilidad actualizada, ver las reservas en el calendario de productos y gestionar los estados de los pedidos directamente desde el panel de control.
El sistema también facilita la creación manual de pedidos. Los empleados pueden añadir un cliente nuevo o existente directamente desde la página del pedido, seleccionar las fechas de alquiler y comprobar al instante qué espacios de almacenamiento están disponibles para reservar. Desde la misma pantalla, pueden cobrar o registrar pagos, añadir información adicional al pedido y actualizar los datos cuando sea necesario. A medida que avanza el alquiler, los pedidos pueden pasar por distintos estados, desde reservado hasta entregado y devuelto.
Gracias a la integración con el sitio web de LBO, los clientes y los empleados consultan la misma información actualizada. Las tarjetas de producto online muestran los tamaños y precios de los espacios, para que los clientes puedan elegir y reservar al instante. Si prefieren llamar o enviar un correo electrónico, el equipo introduce la reserva en Booqable y mantiene toda la información sincronizada.
Este sistema permite:
-
Controlar con precisión la disponibilidad de todos los espacios de almacenamiento.
-
Reducir considerablemente los errores provocados por las hojas de cálculo manuales.
-
Tener una visión clara de los pedidos confirmados y próximos.
-
Mantener la coherencia entre las reservas online y las realizadas por otros canales.
El resultado es un sistema fiable que elimina los problemas anteriores de retrasos y errores. Ahora LBO puede ampliar su cartera de clientes con confianza, sabiendo que cada espacio y cada pedido se gestionan correctamente.
Contratos de alquiler y firmas sin complicaciones
Antes de utilizar Booqable, los contratos de alquiler también requerían mucho tiempo. Preparar documentos, solicitar firmas y archivar contratos suponía un esfuerzo adicional para el pequeño equipo familiar. Con Booqable, los contratos se generan automáticamente para cada pedido e incluyen las condiciones de alquiler de LBO, su logotipo y las instrucciones para realizar transferencias bancarias.
Los clientes reciben los contratos por correo electrónico, pero también pueden firmarlos digitalmente en persona desde el dispositivo de un empleado. Esto permite confirmar las reservas al instante cuando los clientes están en las instalaciones. Todos los contratos se almacenan de forma segura en la base de datos de Booqable, evitando que se pierda cualquier documento.
Para LBO, esto supone:
-
Generación automática de contratos profesionales para cada reserva.
-
Plantillas de correo electrónico para enviar contratos rápidamente a los clientes.
-
Posibilidad de firmar documentos digitalmente desde un ordenador o la aplicación móvil de Booqable.
-
Una base de datos segura donde se almacenan todos los contratos.
Este cambio ha eliminado retrasos y reducido los intercambios de mensajes innecesarios. Los contratos de alquiler ahora se completan en minutos en lugar de días, lo que refuerza la reputación del negocio por ofrecer un servicio flexible y sencillo.
Cómo hacer crecer un negocio familiar de alquiler de espacios de almacenamiento
La historia de LBO demuestra cómo un pequeño negocio familiar de alquiler de espacios de almacenamiento puede crecer con el software adecuado. Lo que comenzó con hojas de cálculo y correos electrónicos se ha convertido en un proceso de reservas moderno que incluye reservas online, gestión de inventario y contratos digitales.
Con el software de alquiler de espacios de almacenamiento de Booqable, LBO comete menos errores, dedica menos tiempo a la administración y recibe más reservas. Los clientes también salen beneficiados, ya que pueden reservar online o contactar directamente con el equipo y disfrutar siempre de un servicio fiable a precios asequibles.
