Ray Brooks es el propietario de Dakota Moves, una empresa de alquiler de cajas reutilizables para mudanzas ubicada en Dakota del Norte. Como exmiembro de la Fuerza Aérea, Ray se ha mudado más veces de las que puede contar. Lo peor siempre era conseguir cajas de cartón y tener que lidiar con la cinta adhesiva. Además, cada vez era más difícil encontrar cajas.
Por eso, Ray decidió ofrecer cajas reutilizables en alquiler. Dakota Moves alquila cajas de mudanza de calidad comercial con tapas integradas, similares a las que utilizan los supermercados para recibir mercancía. Cada pedido incluye bridas y etiquetas, y el equipo se encarga de la entrega y recogida en la entrada del domicilio del cliente, a nivel de calle. Como empresa propiedad de un veterano militar, también ofrece descuentos para militares.
Sus clientes van desde personas que se mudan de pequeños apartamentos hasta familias que necesitan embalar todo el contenido de una casa. Una parte importante de sus alquileres también corresponde a empresas que están renovando o trasladando sus oficinas.
Los clientes realizan sus reservas completamente online a través de un sitio web que Dakota Moves creó con el creador de sitios web de Booqable. Booqable, el primer software de alquiler que han utilizado, también gestiona sus operaciones internas, con correos electrónicos automáticos y notificaciones de pedidos que les ahorran gran parte del trabajo. Y ahora que las reservas de cajas han aumentado un 300 %, estas funciones son más importantes que nunca.
Mantener informados a los clientes con correos electrónicos automáticos
Dakota Moves no tiene una tienda física ni un mostrador de atención al cliente. Todas las reservas de cajas se realizan online y el equipo de tres personas suele estar ocupado entregando, recogiendo o limpiando cajas. Ray cree que cuanto más te comunicas con un cliente, mejor. Sin embargo, redactar manualmente una confirmación para cada reserva consumiría un tiempo del que el equipo no dispone.
Ahora, cuando un cliente realiza un pedido en el sitio web de Dakota Moves, Booqable le envía automáticamente un correo electrónico. El mensaje utiliza una plantilla personalizable que Dakota Moves puede editar desde su cuenta de Booqable y completa automáticamente los datos del pedido y del cliente.
«Nos encantan las funciones que ofrece Booqable, como los mensajes automáticos y las notificaciones que facilitan la comunicación tanto con nosotros como con los clientes», explica Ray.
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Cada cliente recibe una confirmación de su alquiler de cajas en cuanto realiza la reserva.
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Los datos del pedido y del cliente siempre son correctos, sin necesidad de copiar y pegar.
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El equipo dedica su tiempo a las entregas y recogidas en lugar de redactar correos electrónicos.
Los clientes saben exactamente qué han reservado y cuándo recibirán sus cajas. Al mismo tiempo, el equipo puede gestionar más alquileres sin aumentar la carga administrativa.
Gestionar los alquileres de cajas con notificaciones de pedidos
Todos los miembros del equipo están capacitados para realizar distintas tareas y pasan mucho tiempo fuera, por lo que nadie está sentado frente a un ordenador esperando pedidos. A medida que aumentaban las reservas, el equipo necesitaba una forma de enterarse de los nuevos alquileres estuviera donde estuviera.
La aplicación móvil de Booqable envía una notificación de pedido cada vez que se recibe una reserva. También se pueden activar las notificaciones push para que los nuevos pedidos aparezcan directamente en la pantalla del teléfono. Además, el equipo marca las entregas y recogidas como completadas desde la aplicación.
Ray también está muy satisfecho con el seguimiento del inventario. «Nunca tendremos reservas duplicadas de nuestras cajas porque Booqable nos ayuda a gestionar nuestro inventario», afirma.
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Los nuevos alquileres de cajas aparecen en los teléfonos del equipo en cuanto se reservan.
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Las entregas y recogidas se marcan como completadas directamente desde la aplicación.
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El inventario se mantiene actualizado, evitando las reservas duplicadas de cajas.
Cualquier miembro del equipo que esté disponible puede consultar un nuevo pedido y planificar la siguiente entrega desde donde se encuentre. Esto permite responder más rápido a los clientes y evitar tareas pendientes a medida que crece el número de alquileres.
¿Qué le espera a Dakota Moves?
Dakota Moves utiliza Booqable desde el primer día. «Siempre hemos trabajado con Booqable y hasta ahora estamos muy satisfechos», comenta Ray. «Todas las funciones que hemos utilizado han marcado una diferencia importante».
Con un aumento del 300 % en las reservas, Ray asegura que Booqable «sin duda facilita su gestión». El siguiente objetivo del equipo es ampliar sus alquileres de cajas para empresas y llevar el servicio a comunidades más pequeñas de la zona.
Lo que comenzó con la frustración de un veterano militar por las cajas de cartón se ha convertido en Dakota Moves, una empresa de alquiler de cajas que funciona completamente online. Los correos electrónicos automáticos mantienen informados a los clientes, las notificaciones de pedidos ayudan al equipo a estar al tanto de cada reserva y el seguimiento del inventario permite tener todas las cajas controladas.
