Family Party Rentals es una pequeña empresa con sede en San Leandro, California, dirigida por una pareja local que convirtió su propia experiencia en un recurso comunitario. Después de tratar de planificar la primera fiesta de cumpleaños de su hijo durante la pandemia, se sorprendieron por los requisitos mínimos de pedido y las costosas tarifas de entrega que venían con el alquiler de mesas y sillas. “Fue entonces cuando tuvimos la idea de crear Family Party Rentals para ayudar a otras personas a hacer que las reuniones íntimas en hogares y comunidades sean más convenientes, asequibles, divertidas y memorables”.
La compañía ahora se enfoca en alquilar mesas, sillas y una divertida máquina de algodón de azúcar rosa intenso llamada Cindy Lou. Sus principales clientes son familias con niños, así como jóvenes profesionales que desean organizar reuniones de 50 personas o menos. Con solo ellos dos dirigiendo el negocio, Chuan y su socio primero confiaron en hojas de cálculo de Excel y listados de Yelp para manejar las solicitudes.
Sin embargo, rápidamente quedó claro que necesitaban algo mejor para realizar un seguimiento de pedidos, facturas y contratos. Como explicó Chuan, “Booqable ha hecho que el proceso sea más simple y ágil. También nos gusta poder desarrollar contratos y facturas rápidamente”. El cambio les ha devuelto el tiempo, aproximadamente una reducción del 30% en el tiempo que lleva completar una venta, y les ha ayudado a administrar su software de alquiler de eventos y su sitio web de alquiler de eventos en un solo lugar.
Seguimiento del inventario sin esfuerzo con el calendario Booqable
Como equipo de dos personas, Family Party Rentals tiene que ser preciso sobre lo que sale por la puerta y cuándo vuelve. Antes, era fácil perder la pista de los elementos. “El sistema de calendario también nos ha ayudado a realizar un seguimiento de los alquileres”, compartió Chuan, y señaló que mantener el inventario visible en un solo lugar fue una mejora importante. Ahora, cuando llega una consulta por teléfono o correo electrónico, Family Party Rentals puede hacer clic inmediatamente en abrir su calendario de back-office de Booqable y comprobar la disponibilidad de cada producto.
El calendario muestra qué artículos ya están reservados en fechas específicas, para que puedan confirmar de inmediato lo que es posible para el cliente. Una vez que se agrega el pedido, el calendario reserva los artículos, los bloquea durante ese período de tiempo y muestra la reserva junto con todos sus otros próximos alquileres. Esto facilita que el equipo administre varios pedidos a la vez y vea su cronograma claramente establecido, sin tener que verificar dos veces las hojas de cálculo.
Esto es lo que este enfoque logra para ellos:
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No hay reservas dobles, ya que el calendario de backend bloquea las reservas.
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Los pedidos aparecen directamente en el calendario, lo que facilita la lectura del horario.
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Los recuentos de inventario se mantienen precisos sin actualizaciones manuales.
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Cada reserva está conectada a un contrato para un mejor mantenimiento de registros.
Al mantener todo sincronizado, han reducido el tiempo dedicado a revisar y volver a verificar los artículos. Para una empresa que vive de la confiabilidad y la puntualidad, tener el calendario de backend que maneja la programación hace que sea más fácil concentrarse en llegar a tiempo a sus clientes.
Generar contratos de alquiler en un clic
Otro gran desafío antes de Booqable fue lograr que los acuerdos se firmaran de manera rápida y segura. La “conversión de ventas” fue una de sus principales luchas, porque recopilar información de los clientes y crear acuerdos era torpe en las hojas de cálculo. Con Booqable, Chuan puede utilizar una plantilla de contrato preestablecida con sus condiciones de alquiler añadidas incrustadas, y enviarla desde la pantalla de pedido con sólo unos pocos clics.
El cliente recibe el correo electrónico con el contrato adjunto y puede firmarlo digitalmente al recoger o devolver los artículos, ya sea en el móvil, la tableta o el escritorio. Una vez firmada, la copia final se guarda automáticamente en la sección de documentos. Como dijo Chuan, “Nos encanta poder desarrollar contratos rápidamente”.
Para los alquileres de fiestas familiares, este flujo de trabajo significa:
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Entrega más rápida del acuerdo, sin necesidad de copias en papel.
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La capacidad de ajustar los términos y reutilizar plantillas para nuevos pedidos.
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Fácil firma en el sitio con la aplicación móvil.
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Comprobante de contrato almacenado de forma segura en caso de disputa.
Esto resuelve sus primeras dificultades para perseguir firmas y almacenar archivos. Ahora, los acuerdos forman parte del mismo sistema que sus pedidos e inventario, lo que hace que el proceso de reserva sea más fiable.
Creación y gestión de facturas
Las facturas solían ser otro punto conflictivo. Sin las herramientas adecuadas, era difícil emitir y rastrear pagos. Con Booqable, las facturas pueden generarse a partir de cualquier pedido haciendo clic en el botón pro forma, ajustarse con los datos bancarios y enviarse a través de una plantilla de correo electrónico almacenada.
Una vez recibido el pago, la factura puede finalizarse, guardarse en la sección de documentos y marcarse como pagada, incluidos los detalles fiscales. Chuan explicó que valoran lo rápido que es “desarrollar contratos y facturas”. Las facturas también se pueden revisar fácilmente si el pedido cambia y las fechas de vencimiento se muestran claramente en el sistema para marcar los artículos vencidos.
Esta configuración ayuda a Family Party Rentals al:
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Proporcionar a los clientes facturas claras y profesionales.
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Mantener las copias finales almacenadas automáticamente con el pedido.
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Permitir revisiones de facturas sin problemas cuando se necesitan cambios.
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Establecer fechas de vencimiento de facturas que se aplican automáticamente a cada nuevo documento.
Para una empresa en crecimiento, poder confiar en que las facturas se administran correctamente elimina una barrera más para la realización de eventos sin problemas. Los pagos ahora están vinculados directamente a los pedidos, lo que les da la confianza de que nada se escapará.
Hacer posibles las reuniones familiares
Family Party Rentals comenzó con un objetivo simple: facilitar que las personas de su comunidad celebren juntas. Al adoptar Booqable, han podido ahorrar tiempo, gestionar los pedidos de forma más eficiente y crear mejores sistemas para el seguimiento del inventario, los contratos y los pagos. La pareja ya está viendo clientes habituales y superó su objetivo de ventas este año.
Para ellos, el impacto real es claro: menos tiempo dedicado al papeleo significa más enfoque en ayudar a las familias y amigos a crear reuniones memorables. Y con herramientas como un sitio web de alquiler de eventos y un software de alquiler de eventos que mantienen todo conectado, Family Party Rentals está bien preparado para los próximos años.
