Para los negocios de alquiler, llevar un registro del equipo es esencial. Ya sea que alquile equipo de cámara, herramientas o suministros para eventos, cada artículo debe ser fácil de identificar, localizar y registrar de entrada o salida rápidamente.
Las etiquetas de códigos de barras ayudan a hacer esto posible. Al dar a cada artículo un identificador único, su equipo puede escanear el equipo y acceder instantáneamente a su información en su sistema de inventario. Esto es mucho más rápido y confiable que buscar artículos manualmente o verificar números de serie.
Por ejemplo, en una tienda de alquiler de cámaras, el personal puede escanear rápidamente cámaras y lentes devueltos en lugar de leer y hacer coincidir números de serie. En una empresa de alquiler de eventos que gestiona grandes cantidades de equipo como sillas o iluminación, escanear códigos de barras ayuda a garantizar que cada artículo se contabilice durante la preparación de pedidos y devoluciones.
El etiquetado de códigos de barras también mejora la precisión. Debido a que los artículos se escanean en lugar de ingresarse manualmente, reduce la posibilidad de error humano y le ayuda a mantener registros confiables de dónde está el equipo, quién lo alquiló por última vez y cuándo estará disponible nuevamente.
Escaneando códigos de barras desde su teléfono inteligente
Una vez que agregue etiquetas de códigos de barras a su equipo, el siguiente paso es escanearlas durante las operaciones diarias.
Podría asumir que esto requiere un escáner de códigos de barras dedicado, pero gracias a Booqable, eso ya no es necesario.
Con la aplicación móvil de Booqable, puede escanear códigos de barras directamente usando la cámara de su teléfono inteligente o tableta. Esto permite a su equipo registrar artículos de entrada y salida de pedidos, localizar rápidamente productos en el inventario, asignar códigos de barras a nuevos artículos y confirmar equipos durante las devoluciones.
Debido a que el escaneo ocurre a través de la cámara de su dispositivo, puede comenzar a usar flujos de trabajo de códigos de barras de inmediato sin comprar hardware adicional.
Una vez que su equipo se acostumbre a escanear artículos durante los registros de salida y devoluciones, las etiquetas de códigos de barras rápidamente se convierten en una de las formas más fáciles de mejorar la eficiencia en sus operaciones de alquiler.
Lo que debe saber sobre la impresión de etiquetas
Si está comenzando con códigos de barras, es posible que se pregunte qué tipo de código de barras usar, si su software admite escaneo de códigos de barras y cómo puede diseñar e imprimir sus propias etiquetas.
En esta publicación, le guiaremos a través de cómo diseñar e imprimir etiquetas de códigos de barras profesionales usando el DYMO LabelWriter 450, una impresora de etiquetas popular y asequible que funciona bien para negocios de alquiler.
Elegir el tamaño de etiqueta correcto
DYMO admite una variedad de tamaños de etiquetas, y la mejor opción depende de lo que esté etiquetando.
Las etiquetas pequeñas de aproximadamente 2,5 cm de ancho funcionan bien para artículos compactos como lentes de cámara, cables o herramientas pequeñas. Estas etiquetas pueden incluir códigos QR, que le permiten escanear rápidamente el artículo con su teléfono para obtener su registro en su sistema de alquiler. Los códigos QR son especialmente útiles para registros rápidos de entrada, salida y recuentos de inventario, y funcionan bien en superficies curvas como lentes o equipos cilíndricos.
Las etiquetas más grandes, como de 5 cm x 5,9 cm, proporcionan más espacio para equipos más grandes y pueden incluir información adicional como IDs de activos, nombres de artículos o códigos QR más grandes para un escaneo más fácil.
Si sus etiquetas necesitan soportar un uso intensivo, es posible que desee considerar opciones más duraderas. Puede invertir en una impresora de etiquetas industrial de alto grado diseñada para entornos resistentes. Otra opción es hacer que sus etiquetas sean impresas por un proveedor de etiquetas profesional que se especialice en etiquetas de activos duraderas.
Consejo: La serie DYMO LW Durable ofrece resistencia adicional con adhesivo de resistencia industrial y un recubrimiento resistente a los arañazos, lo que las hace muy adecuadas para equipos de alquiler que se manejan con frecuencia mientras permiten un escaneo claro de códigos QR para una identificación rápida del artículo.
Diseñando etiquetas con software DYMO
El software DYMO Label hace que el diseño de etiquetas sea simple con una interfaz de arrastrar y soltar. Puede agregar fácilmente su logotipo de empresa, direcciones, texto, elementos de marca y campos de códigos de barras.
El software es fácil de usar y fácil de aprender, incluso si no tiene experiencia en diseño.
Antes de comenzar a imprimir
Antes de diseñar sus etiquetas, asegúrese de haber agregado códigos de barras a sus productos en Booqable.
Una vez que su diseño de etiqueta esté listo, puede importar datos de productos desde una hoja de cálculo, como una exportación de Booqable, y generar todas sus etiquetas de códigos de barras en un lote. Este enfoque es más rápido y reduce el riesgo de errores manuales.
Nota: Booqable admite los siguientes estilos de códigos de barras:
- Códigos QR (nuestro método más recomendado)
- EAN-8
- EAN-13
- Code 39
- Code 93
- Code 128
Puede seleccionar la simbología correcta al diseñar su diseño personalizado en el software DYMO Label.
Nuestra guía paso a paso
Exportando sus productos de Booqable a un archivo CSV
- Desde su cuenta de Booqable, vaya a Inventario, luego Productos, y haga clic en Exportar.
- Su archivo CSV de inventario se descargará en su navegador y contiene datos útiles como nombres de productos, identificadores, SKUs y códigos de barras.
- Luego puede importar este archivo al software DYMO Label para diseñar e imprimir sus etiquetas de códigos de barras.
Diseñar un diseño personalizado para etiquetas de códigos de barras
Con el software DYMO Label instalado, puede construir diseños personalizados para sus etiquetas de códigos de barras.
- Abra el software DYMO Label y seleccione el tamaño de etiqueta deseado.
- Seleccione un diseño de los preajustes. Para este ejemplo, elija el diseño en blanco.
- Haga clic en Insertar para ver los objetos de etiqueta que puede agregar a su diseño.
- Agregue un objeto de Código de barras a su etiqueta.
- Coloque el código de barras donde lo desee y haga clic en Propiedades en el panel izquierdo.
- En el menú Propiedades del Objeto de Código de Barras, seleccione la simbología de código de barras correcta del menú desplegable.
- Agregue un objeto de etiqueta de Texto para mostrar información adicional como el nombre del producto.
- Cuando haya terminado de diseñar su diseño, vaya a Archivo y seleccione Guardar como Diseño. Dé un nombre a su diseño y haga clic en Guardar.
Imprima sus etiquetas de códigos de barras personalizadas
Después de guardar su diseño de etiqueta, puede importar el archivo CSV que exportó de Booqable y conectar los datos del producto a los campos de etiqueta.
- Vaya a Archivo y haga clic en Importar datos.
- Haga clic en Examinar y seleccione el archivo CSV exportado de Booqable.
- Confirme que la información se importó correctamente.
- Haga clic en un campo en su vista previa de etiqueta y seleccione la columna correspondiente de los campos de datos. Por ejemplo, seleccione el campo de código de barras para el objeto de código de barras.
- Repita este proceso para cualquier campo adicional incluido en su diseño.
Cuando el campo de código de barras esté poblado, el software DYMO Label puede agregar automáticamente un espacio al final del valor del código de barras. Asegúrese de eliminar este espacio, de lo contrario, el código de barras puede no escanearse correctamente.
Una vez que todo se vea correcto y la impresora correcta esté seleccionada, puede hacer clic en Imprimir.
Asignando etiquetas de códigos de barras a nuevos productos
Al agregar códigos de barras a un gran número de productos, el método de importación CSV descrito anteriormente es el enfoque más eficiente.
Sin embargo, si está agregando solo unos pocos artículos a su inventario, puede ser más fácil asignar códigos de barras usando la aplicación móvil de Booqable.
- Después de imprimir sus etiquetas de códigos de barras y adjuntarlas a su equipo, abra la aplicación móvil de Booqable y vaya a Configuración, luego seleccione Configurar códigos de barras.
- Desde allí, puede escanear el nuevo código de barras usando la cámara de su teléfono y seleccionar el producto al que desea asignarlo.
Reflexiones finales
Las etiquetas de códigos de barras son una forma simple pero poderosa de mejorar cómo gestiona el equipo de alquiler. Al escanear artículos durante los registros de salida y devoluciones, su equipo puede trabajar más rápido, reducir errores manuales y mantener registros de inventario precisos.
Ya sea que administre una tienda de alquiler de cámaras que gestiona equipo valioso o una empresa de alquiler de eventos que rastrea grandes cantidades de equipo, los flujos de trabajo de códigos de barras lo ayudan a mantenerse organizado.
Usando herramientas como el DYMO LabelWriter 450 junto con la aplicación móvil de Booqable, puede diseñar, imprimir y escanear etiquetas de códigos de barras sin hardware complejo o configuración costosa. Una vez implementado, el etiquetado de códigos de barras se convierte en una de las formas más efectivas de mantener su inventario de alquiler bajo control.
