Soms is de oplossing voor je probleem niet de meest voor de hand liggende. Dat ondervond Daniel Davison toen hij op zoek was naar software voor het Interaction Lab van de Universiteit Twente. Nadat hij ontdekte dat laboratoriumsoftware niet alle functies bood die hij nodig had, wendde hij zich tot verhuursoftware en kwam tot de conclusie dat Booqable de beste oplossing was voor de behoeften van het lab.
Universitaire laboratoria beschikken over heel wat apparatuur die studenten en onderzoekers gebruiken om hun projecten uit te voeren. Deze apparatuur moet beheerd worden, en er moet een systeem zijn om er toegang toe te krijgen. In dat opzicht lijken deze laboratoria op verhuurbedrijven, en is het logisch dat verhuursoftware de perfecte oplossing kan zijn voor zowel het beheren als het aanvaarden van reserveringen.
Universiteit Twente Interaction Lab
Het Interaction Lab van de Universiteit Twente verenigt studenten en onderzoekers van de faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica die menselijke media-interactie, creatieve technologie en interactietechnologie bestuderen. Het lab wordt beheerd door Daniel Davison, die verantwoordelijk is voor de apparatuur die studenten en onderzoekers gebruiken.
Wanneer een student of onderzoeker een project start aan de universiteit, moeten ze langs Daniel om de benodigde apparatuur aan te vragen. Naast de apparatuur krijgen ze ook toegang tot faciliteiten, expertise, kennis en software om hen te helpen hun onderzoeksdoelen te bereiken. Het Interaction Lab is de centrale plek waar studenten en onderzoekers binnen het vakgebied naartoe kunnen om de benodigde apparatuur voor hun projecten te lenen.
De apparatuur die in het lab kan worden gereserveerd besaat uit tablets, wifi access points, computers, microfoons, koptelefoons, haptische sensoren, VR-apparatuur, camera’s, robots, projectoren en 3D-printers. Hiermee krijgen degenen die onderzoek doen naar de interactie tussen mens en media de beschikking over een breed assortiment aan apparatuur om hun onderzoek uit te voeren.
Geen centraal systeem
Aangezien het Interaction Lab met veel studenten en onderzoekers werkt, bevonden ze zich in een hachelijke situatie. Mensen kochten laptops, camera’s, VR-apparatuur, etc. voor individuele projecten, en die werden dan simpelweg toegevoegd aan de algemene voorraad. Na verloop van tijd werd het lastig om precies te weten welke apparatuur ze hadden en waar het was.
Bovendien was de manier waarop studenten en onderzoekers zich aanmeldden voor apparatuur ouderwets. Het lab had grote A1-vellen waarop ze hun naam moesten schrijven, plus de benodigde apparatuur. Dit werkte een tijdje, maar toen de pandemie toesloeg en er minder mensen persoonlijk aanwezig waren, werd duidelijk dat er een andere oplossing nodig was.
De combinatie van geen centraal systeem met een overzicht van apparatuur en boekingen door studenten en onderzoekers en geen gemakkelijke manier om een boeking te doen, leidde tot potentiële fouten die moesten worden vermeden. Deze problemen betroffen onder meer het niet beschikbaar zijn van apparatuur, dubbele boekingen, tekorten en verlies van apparatuur, wat allemaal zeer moeilijk bij te houden werd.
Interacties gemakkelijker maken
Daniel wist dat hij een betere manier moest vinden om de voorraad van het lab te organiseren, en de veranderingen die de pandemie met zich meebracht waren een enorme motivator. Hij zocht eerst naar software die speciaal gemaakt was voor het beheren van laboratoriumapparatuur, maar geen enkele voldeed aan zijn behoeften. Uiteindelijk bestloot hij te zoeken naar verhuursoftware omdat het uitlenen van apparatuur vergelijkbaar is met verhuur.
Hij koos voor Booqable omdat het het beste voldeed aan eisen van het lab. Nu kan hij een overzicht krijgen van welk materiaal wordt uitgeleend, wie het heeft, waar het is, en wat beschikbaar is. Dat maakt het eenvoudiger om ervoor te zorgen dat alles op de juiste plaats staat en beschikbaar is wanneer een student of onderzoeker het nodig heeft voor een project, zonder dat er fouten ontstaan.
Ondertussen kunnen de studenten en onderzoekers altijd terecht bij het online portaal van het lab. Ze kunnen zien welke apparatuur beschikbaar is, wanneer het beschikbaar is en direct een reservering maken zonder dat ze eerst contact met iemand hoeven op te nemen. Daniel heeft intussen al veel feedback gekregen dat studenten het reserveringsproces en het inzicht in de beschikbaarheid geweldig vinden.
Tijd besparen en uitbreiden
Sinds Daniel Booqable heeft geïmplementeerd in het uitleensysteem van het lab, heeft hij veel tijd bespaard en minder frustraties gehad tijdens het beheren van apparatuur. Dit heeft ertoe geleid dat het systeem veel efficiënter werkt, met minder administratie en een meer hands-off aanpak, wat hij en zijn collega’s erg waarderen.
Het heeft ook de uitbreiding en renovatie mogelijk gemaakt van de fysieke labs die door het Interaction Lab worden gebruikt. Binnenkort kunnen studenten ruimte in de labs reserveren en de apparatuur ophalen en gebruiken wanneer ze die nodig hebben (zolang het beschikbaar is natuurlijk). Hierdoor kan het lab meer studenten en onderzoekers bedienen dan ooit tevoren, zonder dat de administratie toeneemt.
