Het in Dubai gevestigde The White Boutique is een evenementenverhuurbedrijf dat gespecialiseerd is in alles van babyborrels en verlovingsfeestjes tot spraakmakende zakelijke bijeenkomsten en adembenemende bruiloften. Binnen het bedrijf gebruikt iedereen, van het magazijnpersoneel tot de cateringcoördinatoren, Booqable om de voorraad te beheren. Dit zorgt ervoor dat er niets ontbreekt en dat klanten elke keer de best mogelijke service krijgen.
Als films ons iets hebben geleerd over Dubai, dan is het wel dat de mensen daar graag luxueuze evenementen organiseren voor hun familie, vrienden en zakenpartners. Het is dus logisch dat er een bloeiende ruimte zou zijn voor evenementenverhuurbedrijven om uitmuntende grootschalige evenementen aan te bieden die er goed genoeg uitzien om in een film te worden opgenomen. Bedrijven als deze hebben een organisatorisch systeem nodig om op te vertrouwen, en dat is waar Booqable om de hoek komt kijken.
De Witte Boetiek
The White Boutique werd opgericht in Dubai, de Verenigde Arabische Emiraten, in 2013 en bedient enkele van de meest high-profile klanten in de stad. Ze onderscheiden zich van de concurrentie door het perfectioneren van de meest intieme details voor een buitengewone reeks evenementen. In de acht jaar dat ze actief zijn, hebben ze alles verzorgd, van baby showers en verlovingsfeestjes tot high-profile zakelijke bijeenkomsten en adembenemende bruiloften.
Om dit niveau van prestaties en reputatie te bereiken, moet elk aspect tot in de perfectie worden gepland, en is er geen ruimte voor menselijke fouten. Eén vreselijke gebeurtenis voor een evenementenverhuurbedrijf als The White Boutique kan hun zwaarbevochten reputatie schaden. Ze hebben dus een boekingssysteem nodig dat geen ruimte laat voor fouten en ervoor zorgt dat elk personeelslid te allen tijde accurate en up-to-date informatie ziet.
Logistiek automatiseren
Voordat ze Booqable gebruikten, werd elke stap van een bestelling handmatig uitgevoerd en opgevolgd, wat vatbaar was voor menselijke fouten. De moeilijkheid om te communiceren wat klanten wilden en welke voorraad beschikbaar was, werd uiteindelijk een zeer strategische operatie. Bij het bedienen van high-profile klanten moet alles precies kloppen, wat stressvol kan zijn zonder de juiste tools.
“Booqable heeft geholpen bij de automatisering van onze logistiek, vooral op het gebied van reserveringen, verzendingen en retourzendingen. Het hebben van diensten gericht op de kleinste details van een evenement heeft onze operaties complexer gemaakt.”
The White Boutique besloot dat de meest geschikte software voor hun toepassing Booqable was. Het heeft hen geholpen om de logistiek te automatiseren en maakt hun complexe operaties die afhankelijk zijn van de kleinste details veel eenvoudiger te coördineren. Hier is een voorbeeld van hun typische order workflow:
“Een eenvoudige en standaard bestelling begint meestal met een aanvraag van het voedsel. Vervolgens worden er gratis opmaakontwerpen naar de klant gestuurd, waar Booqable om de hoek komt kijken. Vervolgens kiest de klant een specifiek thema, en wij reserveren de items dienovereenkomstig. Booqable vertelt ons dan precies wat er voorradig is en plant de verzending en afhaling.
Monitoring every detail
Natuurlijk gaat het gebruik van Booqable verder dan het bestelproces, en is het een essentieel instrument geworden in de bedrijfsvoering. De app wordt bijvoorbeeld gebruikt door verschillende leden van het magazijnteam en cateringcoördinatoren, en een van hun meest gebruikte functies is de kalender.
“De kalender helpt ons enorm bij het traceren van onze items - waar een item is, bij welke klant, samen met de specifieke locatie. Het geeft ook antwoord op vragen als ‘wanneer wordt het opgehaald’ en ‘waar wordt het vervolgens gebruikt’.”
Dit heeft de manier waarop het bedrijf werkt ingrijpend veranderd. De mogelijkheid om met één druk op de knop de beschikbaarheid bij te werken, heeft het bijvoorbeeld veel gemakkelijker gemaakt om te communiceren tussen verschillende teams.
“Om ons te helpen bij het monitoren welke items in huis zijn, gebruiken we meestal de start- en stopfunctionaliteit. Door op ‘reserveren’ te drukken, zijn artikelen gedurende een bepaalde periode niet beschikbaar voor andere bestellingen. Het dashboard herinnert ons aan orders die moeten worden gestart en gestopt (verzonden en opgehaald, zoals wij het noemen). Hierdoor worden mogelijke late verzendingen, inningen en andere problemen vermeden.”
