Michael, gevestigd in Denemarken, richtte Nordic Tipi op uit liefde voor buitenevenementen en de unieke sfeer die tenten creëren. “Het bedrijf is ontstaan uit liefde voor het creëren van onvergetelijke buitenervaringen”, legt hij uit. Nadat hij vrienden had geholpen met het organiseren van feesten en op festivals had gewerkt, zag hij vraag naar hoogwaardige, designgerichte tenten.
Een Scandinavische tipi is gebaseerd op de traditionele ontwerpen van het Sámi-volk in Scandinavië, maar aangepast met moderne materialen. In tegenstelling tot kleinere kegelvormige tipi’s, kunnen ze aan elkaar worden gekoppeld voor bruiloften, festivals of bedrijfsevenementen, waardoor veelzijdige en opvallende evenementenruimtes ontstaan. Tegenwoordig verhuurt Nordic Tipi tipi’s van verschillende maten, zeildoektenten, meubels en op maat gemaakte evenementenoplossingen. Hun klanten zijn onder meer koppels, bedrijven en evenementenplanners. Het team heeft vijf fulltime medewerkers en groeit in het drukke seizoen naar 10.
Maar naarmate het aantal boekingsaanvragen toenam, werd het overweldigend om alles met spreadsheets, Google Agenda en verspreide e-mails te beheren. “In het begin werkte het, maar het werd al snel overweldigend toen we opschaalden”, zegt Michael. Door gebruik te maken van de verhuursoftware van Booqable kreeg Nordic Tipi de controle die ze nodig hadden en bespaarde het talloze uren administratietijd.
Op de hoogte blijven van de voorraad met Booqable
Vóór Booqable was het bijhouden van tenten, meubels en leveringen stressvol en foutgevoelig. Michael herinnert zich: “Het bijhouden van de voorraad, vooral tijdens het hoogseizoen met overlappende boekingen, was een grote uitdaging.”
De inventarisatietools van Booqable bieden een live overzicht van de beschikbaarheid, met een backoffice kalenderweergave om planningen bij te houden en een geautomatiseerd systeem dat dubbele boekingen voorkomt. Deze functies zorgen ervoor dat zodra items zijn geboekt, ze onmiddellijk in het hele systeem worden weergegeven, zodat het hele team dezelfde informatie ziet.
Michael zegt: “De kalenderweergave en de controles van de productbeschikbaarheid zijn baanbrekend geweest.” Dit is wat deze tools voor hen bereiken:
-
Realtime beschikbaarheidsupdates voor alle producten om dubbele boekingen te voorkomen
-
Een gedeelde kalender voor productbeschikbaarheid die het team op één lijn houdt
-
Geautomatiseerde planning van afhalingen en retouren op het backoffice Dashboard
-
Individuele tracering van waardevolle artikelen door middel van product-ID’s en barcodes.
Met de verhuursoftware van Booqable heeft Nordic Tipi hun grootste pijnpunt omgezet in een duidelijk en betrouwbaar systeem. Het praktische voordeel is eenvoudig: ze besparen tijd en richten zich op het leveren van evenementen in plaats van het herstellen van fouten.
Bouwen aan betere klantcommunicatie
Handmatige e-mails leidden ooit tot vertragingen en miscommunicatie. Dubbele boekingen en miscommunicatie door verouderde of verspreide informatie” kwamen regelmatig voor. Met Booqable worden documenten en berichten beheerd via geautomatiseerde sjablonen. Offertes, facturen en contracten worden direct in het systeem aangemaakt, terwijl contracten online worden ondertekend en digitaal worden opgeslagen. T
Het team kan ook automatisch vervulde e-mailsjablonen zoals orderbevestigingen verzenden en aangepaste e-mailsjablonen toevoegen aan hun Booqable-account. Klanten krijgen nu consistente, professionele communicatie zonder extra inspanning van het team.
Michael vertelt: “Klanten hebben gemerkt hoe georganiseerd en snel onze antwoorden zijn. De mogelijkheid om snel gepolijste offertes en boekingsbevestigingen te verzenden, heeft hun ervaring zeker verbeterd.”
Met deze tools kan Nordic Tipi:
-
Pas automatisch vervulde documentsjablonen aan om facturen, contracten en offertes te verzenden
-
Stuur e-mails met één klik met aanpasbare sjablonen die automatisch worden ingevuld met bestel- en klantgegevens
-
Huurovereenkomsten digitaal ondertekenen vanuit de mobiele app en opslaan in Booqable
-
Voeg aangepaste e-mailsjablonen toe aan hun Booqable-account voor toekomstig gebruik
Deze verbeteringen zorgen ervoor dat het bedrijf er meer gevestigd en betrouwbaar uitziet. Het praktische resultaat is betere klantrelaties en meer herhaalaanvragen via hun website voor tentverhuur.
Huurbestellingen onderweg controleren
Voor een bedrijf dat grote buitenconstructies levert en opzet, was het nooit praktisch om aan een bureau gebonden te zijn. “We kunnen nu de mobiele app gebruiken om snel bestellingen op te zoeken wanneer we onderweg zijn”, zegt Michael.
De Booqable mobiele app verbindt het team met hun boekingen, waar ze ook zijn. Het personeel kan ter plaatse bestellingen openen, klantgegevens controleren en de beschikbaarheid bevestigen. Het sluit ook aan op hun tipi-verhuurwebsite, wat betekent dat boekingen van klanten in realtime worden weergegeven terwijl het team ze onderweg beheert.
Michael legt uit: “Met de mobiele app kunnen we bestellingen snel controleren zonder dat we terug hoeven te bellen naar kantoor.”
Met de app kan Nordic Tipi:
-
Bevestig details direct tijdens leveringen
-
Bekijk live boekingen en beschikbaarheid tijdens het reizen
-
Geef het personeel autonomie om vragen ter plaatse te behandelen
De mobiele app houdt het team verbonden, waar ze ook zijn. Het neemt de pijn weg van het runnen van een snel bewegend verhuurbedrijf zonder betrouwbare toegang tot informatie.
Met vertrouwen vooruitkijken
De groei van Nordic Tipi laat zien hoe de verhuursoftware van Booqable kleine teams ondersteunt om op te schalen naar gevestigde bedrijven. Met voorraadbeheer, duidelijke communicatie en mobiele toegang hebben Michael en zijn team stress verminderd en sterkere klantrelaties opgebouwd.
Voor iedereen die op zoek is naar verhuursoftware die het runnen van een tentverhuurbedrijf gemakkelijker maakt, laat Nordic Tipi zien hoe de juiste tools tijd vrijmaken om zich te concentreren op het creëren van onvergetelijke buitenervaringen.
