Family Party Rentals is een klein bedrijf gevestigd in San Leandro, Californië, gerund door een lokaal echtpaar dat hun eigen ervaring heeft omgezet in een hulpbron voor de gemeenschap. Nadat ze tijdens de pandemie hadden geprobeerd het eerste verjaardagsfeestje van hun kind te plannen, werden ze verrast door de minimale bestelvereisten en dure bezorgkosten die gepaard gingen met het huren van tafels en stoelen. “Toen kwamen we op het idee om Family Party Rentals te creëren om andere mensen te helpen intieme bijeenkomsten in huizen en gemeenschappen gemakkelijker, betaalbaarder, leuker en gedenkwaardiger te maken.”
Het bedrijf richt zich nu op het verhuren van tafels, stoelen en een speelse felroze suikerspinmachine genaamd Cindy Lou. Hun belangrijkste klanten zijn gezinnen met kinderen, maar ook jonge professionals die bijeenkomsten van 50 personen of minder willen organiseren. Met z’n tweeën aan het hoofd van het bedrijf, vertrouwden Chuan en hun partner eerst op Excel-spreadsheets en Yelp-lijsten om verzoeken af te handelen.
Het werd echter al snel duidelijk dat ze iets beters nodig hadden om bestellingen, facturen en contracten bij te houden. Zoals Chuan uitlegde: “Booqable heeft het proces eenvoudiger en gestroomlijnder gemaakt. We vinden het ook fijn om snel contracten en facturen te kunnen ontwikkelen.” De overstap heeft hen tijd teruggegeven - ongeveer 30% minder tijd nodig gehad om een verkoop te voltooien - en heeft hen geholpen hun software voor evenementenverhuur en website voor evenementenverhuur op één plek te beheren.
Moeiteloze voorraadopvolging met de Booqable-kalender
Als team van twee personen moet Family Party Rentals precies zijn over wat de deur uitgaat en wanneer het terugkomt. Vroeger was het gemakkelijk om items uit het oog te verliezen. “Het kalendersysteem heeft ons ook geholpen om verhuur bij te houden”, vertelde Chuan, waarbij hij opmerkte dat het een grote verbetering was om de voorraad op één plek zichtbaar te houden. Als er nu een vraag binnenkomt per telefoon of e-mail, kan Family Party Rentals onmiddellijk hun Booqable-backofficekalender openen en de beschikbaarheid van elk product controleren.
In de kalender is te zien welke artikelen al geboekt zijn op specifieke data, zodat ze meteen kunnen bevestigen wat er mogelijk is voor de klant. Zodra de bestelling is toegevoegd, reserveert de kalender de artikelen, blokkeert ze voor die periode en toont de boeking naast al hun andere aankomende verhuur. Dit maakt het voor het team eenvoudig om meerdere bestellingen tegelijk te beheren en hun planning duidelijk te zien, zonder spreadsheets te hoeven controleren.
Dit is wat deze aanpak voor hen bereikt:
-
Geen dubbele boekingen, omdat de backend-kalender reserveringen vastlegt.
-
Bestellingen verschijnen direct op de kalender, waardoor het rooster goed leesbaar is.
-
Voorraadtellingen blijven nauwkeurig zonder handmatige updates.
-
Elke boeking is gekoppeld aan een contract voor een betere administratie.
Door alles synchroon te houden, hebben ze de tijd die ze besteden aan het controleren en opnieuw controleren van items verminderd. Voor een bedrijf dat leeft van betrouwbaarheid en stiptheid, maakt het hebben van de backend-kalender voor de planning het gemakkelijker om zich te concentreren op het op tijd verschijnen voor hun klanten.
Huurovereenkomsten genereren in een klik
Een andere grote uitdaging voor Booqable was het snel en veilig ondertekenen van overeenkomsten. “Verkoopconversie” was een van hun grootste problemen, omdat het verzamelen van klantinformatie en het maken van overeenkomsten onhandig was in spreadsheets. Met Booqable kan Chuan een vooraf ingesteld contractsjabloon gebruiken met hun toegevoegde huurvoorwaarden ingebed, en deze met slechts een paar klikken vanuit het bestelscherm verzenden.
De klant ontvangt de e-mail met het contract als bijlage en kan deze digitaal ondertekenen bij het ophalen of retourneren van de artikelen, of dit nu op mobiel, tablet of desktop is. Na ondertekening wordt de definitieve kopie automatisch opgeslagen in de sectie documenten. Zoals Chuan het uitdrukte: “We houden ervan om snel contracten te kunnen ontwikkelen.”
Voor het huren van familiefeesten betekent deze workflow:
-
Snellere doorlooptijd van overeenkomsten, zonder dat er papieren kopieën nodig zijn.
-
De mogelijkheid om voorwaarden aan te passen en sjablonen opnieuw te gebruiken voor nieuwe bestellingen.
-
Eenvoudig ter plaatse ondertekenen met de mobiele app.
-
Bewijs van contract veilig opgeborgen in geval van een geschil.
Dit lost hun vroege problemen met het najagen van handtekeningen en het opslaan van bestanden op. Nu maken overeenkomsten deel uit van hetzelfde systeem als hun bestellingen en voorraad, waardoor het boekingsproces betrouwbaarder wordt.
Facturen maken en beheren
Vroeger waren facturen een ander knelpunt. Zonder de juiste tools was het moeilijk om betalingen uit te voeren en te volgen. Met Booqable kunnen facturen worden gegenereerd van elke bestelling door op de pro forma-knop te klikken, aan te passen met bankgegevens en te verzenden via een opgeslagen e-mailsjabloon.
Zodra de betaling is ontvangen, kan de factuur worden afgerond, opgeslagen in het gedeelte documenten en worden gemarkeerd als betaald, inclusief belastinggegevens. Chuan legde uit dat ze het waarderen hoe snel het is om “contracten en facturen te ontwikkelen”. De facturen kunnen ook eenvoudig worden herzien als de bestelling verandert, en vervaldatums worden duidelijk in het systeem weergegeven om achterstallige artikelen te markeren.
Deze opstelling helpt Family Party Rentals door:
-
Klanten voorzien van duidelijke, professionele facturen.
-
Het automatisch bewaren van definitieve exemplaren die bij de bestelling worden bewaard.
-
Probleemloze factuurherzieningen mogelijk maken wanneer wijzigingen nodig zijn.
-
Het instellen van vervaldatums van facturen die automatisch van toepassing zijn op elk nieuw document.
Voor een groeiend bedrijf neemt het vertrouwen dat facturen correct worden beheerd nog een barrière weg om evenementen soepel te laten verlopen. Betalingen zijn nu rechtstreeks gekoppeld aan bestellingen, waardoor ze erop kunnen vertrouwen dat er niets door de mazen van het net glipt.
Familiebijeenkomsten mogelijk maken
Family Party Rentals begon met een eenvoudig doel: het voor mensen in hun gemeenschap gemakkelijker maken om samen te vieren. Door Booqable te gebruiken, hebben ze tijd kunnen besparen, bestellingen efficiënter kunnen afhandelen en betere systemen kunnen bouwen voor het bijhouden van voorraad, contracten en betalingen. Het echtpaar ziet nu al terugkerende klanten en overtrof dit jaar hun verkoopdoel.
Voor hen is de echte impact duidelijk: minder tijd besteed aan papierwerk betekent meer focus op het helpen van families en vrienden bij het creëren van onvergetelijke bijeenkomsten. En met tools zoals een website voor het huren van evenementen en software voor het huren van evenementen die alles met elkaar verbonden houden, is Family Party Rentals goed voorbereid op de komende jaren.
