Mario van Andes Touring in het Andesgebied van Chili richtte het bedrijf op uit een levenslange passie voor skiën en backcountry-cultuur. “We zagen dat er op de lokale markt geen technisch, gespecialiseerd platform was waar mensen niet alleen uitrusting konden kopen, maar ook konden huren, leren en in contact konden komen met een gemeenschap rond wintersport”, legt hij uit. Tegenwoordig biedt Andes Touring high-end ski- en backcountry-uitrusting te huur en te koop, begeleide tochten, lawineveiligheidscursussen en trainingsprogramma’s.
Hun klanten zijn een mix van enthousiaste skiërs, snowboarders en bergbeklimmers, van beginners tot doorgewinterde freeriders. Maar het runnen van het bedrijf was in het begin moeilijk. Alles werd beheerd met spreadsheets, e-mail en WhatsApp, wat vaak tot fouten leidde. “Het werkte toen we klein waren, maar het was inefficiënt en veroorzaakte fouten in het voorraadbeheer”, zei Mario.
Het gebrek aan inzicht in de voorraad, dubbele boekingen en het ontbreken van een duidelijk proces voor aanbetalingen maakten duidelijk dat er iets moest veranderen. Door over te schakelen op Booqable’s functies voor digitaal orderbeheer, live beschikbaarheid en borgsommen, vond Andes Touring een manier om hun skiverhuur soepel te laten verlopen en klanten vertrouwen te geven. Voor een bedrijf als het hunne betekende het hebben van de juiste skiverhuursoftware dat ze eindelijk konden groeien zonder te worden tegengehouden door papierwerk.
Een hub creëren voor wintersport in Chili
Andes Touring is meer dan een verhuurwinkel. “We zijn niet alleen een winkel, maar een compleet platform: detailhandel, verhuur, training, rondleidingen en gemeenschapsvorming”, vertelde Mario. Ze combineren technische expertise met topmerken, terwijl ze ook les geven in lawineveiligheid en begeleide tochten maken.
Het openen van hun eerste winkel in Mall Sport in Santiago was een mijlpaal, waardoor ze een fysieke ruimte kregen om in contact te komen met klanten en de internationale merken die ze importeren en distribueren onder de aandacht te brengen. Voordat u Booqable gebruikte, zorgde het handmatig beheren van reserveringen voor fouten en tijdverspilling. “Gebrek aan zicht op voorraad en reserveringen” en “dubbele boekingen en handmatige fouten” waren dagelijkse frustraties. Maar na de adoptie van Booqable waren de effecten onmiddellijk.
“Booqable centraliseerde alles, gaf ons controle over onze voorraad en stelde ons in staat dubbele boekingen te voorkomen,” zei Mario. Nu loopt elke reservering via het systeem, waardoor het team tijd bespaart en productverlies wordt verminderd. Dag tot dag worden bestellingen rechtstreeks in Booqable ingevoerd, deposito’s worden gevolgd en klanten vertrekken met het vertrouwen dat hun uitrusting klaar is.
Georganiseerd blijven met digitaal orderbeheer
Zoals veel verhuurwinkels worstelde Andes Touring met verspreide informatie en handmatige boekingen. Het probleem is bekend: reserveringen via e-mail of WhatsApp zorgen voor verwarring en medewerkers zijn te veel tijd kwijt aan het bijwerken van spreadsheets.
Met Booqable brengt digitaal orderbeheer elk onderdeel van het verhuurproces op één plek. Van documenten en beschikbaarheid tot e-mails en betalingen van klanten, alles wordt op één scherm gemaakt en opgeslagen, zodat het personeel een bestelling van begin tot eind kan beheren zonder van tool te wisselen. Voor Andes Touring bereikt dit drie dingen:
-
Bewaart alle boekingen en klantinformatie in één systeem
-
Elimineert fouten die worden veroorzaakt door het schakelen tussen spreadsheets en berichten
-
Geeft het personeel meer tijd om zich te concentreren op klanten in plaats van op administratie
Het praktische voordeel is duidelijk. Digitaal orderbeheer heeft het aantal fouten verminderd en het team in staat gesteld meer tijd te besteden aan wat ze leuk vinden, klanten helpen de berg op te gaan met de juiste apparatuur.
Dubbele boekingen voorkomen met live beschikbaarheid
Een groot probleem voor verhuurbedrijven kan het dubbel boeken van apparatuur zijn. Vóór Booqable kwamen Mario’s klanten soms alleen maar om te ontdekken dat hun spullen niet beschikbaar waren. Live beschikbaarheid in Booqable wordt automatisch bijgewerkt op het moment dat een artikel wordt gereserveerd, waardoor het niet opnieuw kan worden geboekt en de realtime voorraad wordt getoond aan zowel personeel als klanten. Dit betekent dat de inventaris die u ziet altijd nauwkeurig is.
Voor Andes Touring betekent live beschikbaarheid:
-
Geen dubbele boekingen meer
-
Duidelijk zicht op welke uitrusting is gereserveerd en wanneer
-
Nauwkeurige updates voor zowel winkelpersoneel als online klanten
-
Een soepeler proces bij het voorbereiden van apparatuur voor het ophalen
Dit lost het oorspronkelijke pijnpunt op. “Klanten waarderen hoe gemakkelijk het is om online te boeken en hoe transparant het proces is geworden”, aldus Mario. Nu kan iedereen direct de beschikbaarheid zien en is de apparatuur altijd klaar wanneer klanten arriveren.
Vertrouwen opbouwen met borgsommen
Het omgaan met afzettingen was een ander gebied dat wrijving veroorzaakte. Zonder een duidelijk proces was het beheren van garanties inconsistent en tijdrovend. Met Booqable worden aanbetalingen afzonderlijk van de orderbetalingen berekend, gevolgd via de bestelstatus, en kunnen ze met slechts een paar klikken worden terugbetaald zodra de apparatuur in goede staat is teruggebracht. Booqable staat ook Andes toe
Flexibiliteit bij het rondreizen om aanbetalingsregels in te stellen die passen bij de manier waarop ze hun verhuurbedrijf runnen. Opties zijn onder meer het berekenen van aanbetalingen als een percentage van de totale bestelling, een percentage van de productwaarde of het toepassen van een vaste vergoeding.
Voor Andes Touring bereiken borgsommen:
-
Een duidelijk proces voor garanties op dure apparatuur
-
Vertrouwen voor zowel personeel als klanten
-
Minder productverlies of geschillen over de staat van de apparatuur
-
Aanbetalingen veilig opgeslagen in het boekingssysteem
Het praktische voordeel is dat klanten nu vertrouwen hebben in het proces en dat het team minder tijd kwijt is aan zorgen maken over verloren of beschadigde apparatuur. Stortingen zijn eenvoudig te beheren, worden automatisch berekend en elk record wordt opgeslagen in Booqable.
Vooruitblik
Andes Touring begon met een visie om de Chileense ski- en backcountry-gemeenschap met elkaar te verbinden. Door Booqable te adopteren, kregen ze de tools om die visie uit te laten groeien tot een bloeiend verhuurbedrijf. Met functies zoals digitaal orderbeheer, live beschikbaarheid en borgsommen hebben ze tijd bespaard, fouten verminderd en het vertrouwen van de klant opgebouwd.
Zoals Mario het verwoordde: “We zijn erg enthousiast om te blijven groeien met Booqable.” Voor een bedrijf dat is gebouwd op passie voor de bergen, maakte de juiste software voor sportverhuur en sportverhuurwebsite het verschil.
