La gestión de los equipos no es tarea fácil a ninguna escala, pero es aún más difícil para las universidades. Joris van Gend lo descubrió un par de años después de trabajar en el Laboratorio de Gestión del Comportamiento y Ciencias Sociales de la Universidad de Twente. Se dio cuenta de que su inventario se estaba volviendo demasiado complejo para trabajar con hojas de cálculo y formularios, así que utilizó Booqable para agilizar todo el proceso.
Los laboratorios de las universidades tienen muchos equipos que los estudiantes e investigadores utilizan para realizar sus proyectos. Este equipo necesita ser gestionado y debe haber un sistema para acceder a él. En este sentido, estos laboratorios funcionan de forma muy similar a las empresas de alquiler, y tiene sentido que el software de alquiler pueda ser la solución perfecta para gestionar y aceptar las reservas de equipos.
Laboratorio BMS de la Universidad de Twente
El Laboratorio de Gestión del Comportamiento y Ciencias Sociales de la Universidad de Twente es el laboratorio de la facultad que se centra en el comportamiento humano. Los estudiantes e investigadores investigan los tratamientos del uso justo, la interacción con la tecnología, la investigación de la usabilidad y la experiencia del usuario. Se creó hace seis años y está gestionado por el director del laboratorio, mientras que las instalaciones son gestionadas por el director del laboratorio.
Los estudiantes e investigadores de la facultad tienen que registrar en el laboratorio tanto sus proyectos como el equipo que quieren utilizar. El director de las instalaciones del laboratorio tramita estas solicitudes, se asegura de que se concedan todas las autorizaciones y aprueba el equipo que quieren utilizar para su proyecto. A continuación, pueden seguir con su investigación y acudir al laboratorio para recoger el equipo que necesitan para completarla.
El laboratorio de BMS ofrece una amplia gama de equipos para ayudar a los estudiantes e investigadores a alcanzar sus objetivos. Esto incluye ordenadores portátiles, teléfonos, tabletas, PCs, smartwatches, equipos de monitorización, drones, equipos de RV, cámaras, televisores, gafas de seguimiento ocular y mucho más. Al utilizar una mezcla de estos equipos, son capaces de investigar cómo las personas interactúan con la tecnología y su usabilidad.
Hojas de cálculo complejas
Esto se convirtió en un problema porque los investigadores que realizaban proyectos relacionados acababan comprando diferentes marcas del mismo equipo, lo que hacía que los equipos existentes se infrautilizaran. Esto dificultaba el seguimiento de los equipos disponibles, quién los tenía y cuál era el valor de los mismos a efectos de seguros y sustituciones.
Al principio, el laboratorio BMS de la Universidad de Twente gestionaba su inventario con hojas de cálculo de Excel, pero esto se volvió demasiado complejo de manejar. Como ocurre en muchas universidades, los estudiantes e investigadores compraban equipos, los utilizaban para sus investigaciones y luego desaparecían en la oficina de alguien o se añadían al inventario general sin que se registraran antes de la fundación del laboratorio.
A los pocos años, este sistema se volvió muy poco práctico de mantener y supuso una experiencia terrible tanto para el laboratorio como para sus usuarios finales. Sobre todo, cuando la pandemia golpeó y hubo varios grados de funcionamiento a lo largo de las normas cambiantes. Por ello, Joris necesitaba encontrar un sistema que permitiera al laboratorio ser más flexible y funcionar de forma más eficiente.
Una experiencia mejor
Joris y sus colegas encontraron la solución a los problemas del laboratorio en un software de alquiler y eligió Booqable porque era el que mejor cumplía estos requisitos. Les ha permitido gestionar el inventario en un sistema centralizado en el que se pueden registrar nuevos artículos, los usuarios finales pueden reservar sus propios equipos y se puede optimizar el uso de las instalaciones del laboratorio mediante procesos concurrentes.
Ahora, los estudiantes e investigadores pueden registrar sus proyectos y presentarlos para su aprobación y, mientras esperan, pueden registrar el equipo que necesitan a través de la tienda web de Booqable. Joris dice que este proceso es válido para alrededor del 90% de los usuarios finales, mientras que el 10% restante enviará solicitudes por correo electrónico y él introducirá manualmente sus reservas en el backend de Booqable.
El laboratorio también ha podido mejorar el seguimiento de los activos con el sistema de código de barras integrado en Booqable y ahora etiqueta cada nueva pieza de equipo. La combinación de todas estas funciones les ha permitido optimizar la gestión de los equipos y agilizar el proceso para los estudiantes e investigadores. También les ha permitido gestionar la capacidad operativa frente a las restricciones del COVID.
Integración de los flujos de trabajo
Desde que empezó a utilizar Booqable hace tres años, Joris ha notado que la eficacia del sistema ha ahorrado a sus colegas unas cuantas horas a la semana. No sólo ha facilitado el seguimiento y la gestión del inventario, sino que también ha ayudado a optimizar el uso de las instalaciones del laboratorio y las estrategias de compra. A la vez que ha mantenido un funcionamiento casi completo durante la pandemia de COVID-19.
En el futuro, el laboratorio BMS tiene previsto utilizar la API de Booqable para integrar aún más el software de alquiler en el proceso de registro de proyectos. Esto dará a los usuarios finales un proceso de reserva de equipos más ágil y permitirá que el proceso de aprobación sea mucho más eficiente. Además, está ayudando a otras universidades a desarrollar un proceso similar para sus propios laboratorios.
