Karyn Vorhees es la fundadora y «directora de aventuras» de Rivers Edge Outfitters, una empresa de alquiler de equipos de camping en Oregón. La idea surgió durante unas vacaciones familiares de primavera en Florida el año pasado. Mientras buscaba opciones de alquiler de tablas de paddle surf y kayaks, empezó a plantearse crear un negocio similar en su región. Sin embargo, cuanto más investigaba, más clara veía otra oportunidad. Después de 18 años acampando en Oregón, sabía cuánto equipo y planificación se necesitan para disfrutar de un buen fin de semana al aire libre.
Por eso creó un servicio de camping completo y listo para disfrutar. Mientras que sus competidores alquilan tiendas de campaña o cocinas portátiles por separado, Rivers Edge Outfitters entrega todo lo necesario para acampar y lo recoge al finalizar la estancia. Karyn también puede ayudar a sus clientes a encontrar y reservar un lugar donde acampar, planificar las comidas, llenar la nevera portátil y recomendar rutas de senderismo, restaurantes y paradas interesantes cerca de su destino.
Entre sus clientes hay familias ocupadas, personas que acampan una vez al año, turistas que llegan en avión a Oregón, grupos que organizan reuniones familiares, asistentes a festivales, becarios de verano y madres que participan en su comunidad Camp Insanity. Karyn utiliza Booqable desde el primer día. Su esposo y su hijo, que se encargan de la tecnología, crearon el sitio web con el creador de sitios web de Booqable. Desde entonces, la plataforma se ha convertido en el centro de operaciones para gestionar reservas, inventario y pagos. Dos funciones fueron decisivas para elegirla: los depósitos online y los formularios digitales de exención de responsabilidad.
Cobrar depósitos sin complicaciones
En muchos negocios de alquiler de equipos de camping, los clientes recogen el material en persona. El modelo de Karyn es diferente. Cada pedido implica entregar un equipo de camping completo en el lugar donde se alojará el cliente y dejarlo allí durante toda su estancia. Esto supone confiar una gran cantidad de material a los clientes, por lo que necesita protegerse ante posibles daños o pérdidas.
Karyn configura una sola vez las reglas de los depósitos de garantía en el panel de administración de Booqable. Cuando un cliente completa una reserva en la tienda online, el depósito se cobra automáticamente según esa configuración y se procesa a través de Stripe. Una vez que el equipo se devuelve y se revisa, puede reembolsar el depósito directamente a la tarjeta del cliente desde el panel de administración.
Karyn destaca «lo fácil que es cobrar los depósitos» y valora que el sistema le permita seguir todos los pasos sin olvidarse de ninguno.
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Los depósitos se cobran al finalizar la reserva, sin necesidad de enviar solicitudes de pago por separado.
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Todos los pedidos siguen las mismas reglas de depósito, independientemente de quién haga la reserva.
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Los reembolsos se realizan a la tarjeta original con unos pocos clics.
Karyn ya no tiene que acordarse de solicitar un depósito antes de entregar el equipo. El pago ya está realizado cuando prepara el material para su entrega.
Conseguir que los contratos estén firmados antes del viaje
Acampar conlleva riesgos reales, desde las fogatas hasta las rutas de senderismo, por lo que Karyn necesita que todos sus clientes firmen una exención de responsabilidad antes de comenzar su aventura. Como recibe reservas de grupos, visitantes de otros estados y personas que acampan por primera vez, recopilar las firmas en persona no resulta práctico.
Con un solo clic en el panel de administración de Booqable, Karyn puede generar un contrato para cada pedido. El documento se completa automáticamente con los datos de la reserva y el cliente lo recibe por correo electrónico para firmarlo digitalmente. La copia firmada queda guardada junto al pedido.
«Me gusta mucho cómo funciona el panel de administración», comenta Karyn, destacando lo sencillo que resulta conseguir que los clientes firmen la exención de responsabilidad y otros documentos importantes directamente en el sistema.
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Los contratos se generan a partir de los pedidos, sin tener que introducir los datos manualmente.
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Los clientes pueden firmar desde su teléfono o computadora antes del viaje.
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Los documentos firmados se guardan junto a cada pedido para consultarlos fácilmente.
Karyn tiene la tranquilidad de saber que todos los grupos han firmado los documentos necesarios antes del día de la entrega. Nadie tiene que buscar un bolígrafo al llegar al camping.
De unas vacaciones en Florida a los campings de Oregón
«Valoro mucho contar con una solución todo en uno para las reservas, la gestión de inventario, el cobro de pagos, los formularios, las firmas electrónicas y mucho más», explica Karyn. También utiliza el formulario de contacto de su sitio web para responder a las preguntas de los clientes antes de que hagan una reserva.
Su próximo objetivo es ampliar Rivers Edge Outfitters y convertir el concepto en una franquicia, con la intención de semijubilarse junto a su esposo dentro de siete años. Mientras que la mayoría de las empresas de alquiler de equipos de camping de Oregón se centran en alquilar artículos individuales, Karyn está construyendo su negocio alrededor de la experiencia completa. Con los depósitos y las exenciones de responsabilidad gestionados desde Booqable, su pequeño equipo familiar puede dedicar más tiempo a limpiar el material, planificar viajes y ayudar a más personas a disfrutar de la naturaleza.
