Karyn Vorhees es la fundadora y “Chief Adventure Officer” de Rivers Edge Outfitters, un negocio de alquiler de equipos de camping en Oregón. La idea se le ocurrió durante unas vacaciones de primavera en familia en Florida el año pasado. Estaba investigando alquileres de SUP y kayak y pensando en empezar algo similar en casa. Pero cuanto más investigaba, más notaba un vacío diferente. Después de 18 años acampando en Oregón, sabía cuánto equipo y planificación se interponen entre la gente y un buen fin de semana al aire libre.
Así que construyó una configuración de camping completa y llave en mano. Los competidores alquilan una tienda de campaña aquí y una estufa de camping allá, pero Rivers Edge Outfitters entrega todo lo que necesita una acampada y lo recoge al final. Karyn también puede ayudar a los clientes a encontrar y reservar un campamento, planificar comidas, abastecer la nevera y sugerir caminatas, restaurantes y paradas en la carretera cerca de donde se alojan.
Sus clientes van desde familias ocupadas y campistas de una vez al año hasta visitantes que llegan en avión a Oregón, reuniones familiares, asistentes a festivales, pasantes de verano y madres que se unen a su comunidad Camp Insanity. Karyn ha usado Booqable desde el primer día. Su esposo y su hijo, que se encargan de TI, construyeron el sitio web con el creador de sitios web de Booqable, y la plataforma se convirtió en la oficina central para reservas, inventario y pagos. Dos funciones hicieron que fuera la opción correcta: los depósitos en línea y los formularios de exención digitales.
Cobrar depósitos sin complicaciones
En muchas configuraciones de alquiler de equipos de camping, los clientes recogen el equipo en persona. La configuración de Karyn es diferente. Cada pedido significa que se entrega un kit de camping completo en el sitio del cliente y se le deja durante todo el viaje. Eso es mucho equipo fuera de sus manos, y necesita cierta protección por si algo vuelve dañado o no vuelve en absoluto.
Karyn configura las reglas de su depósito de seguridad una vez en el backend de Booqable. Cuando un cliente finaliza la compra en la tienda en línea, el depósito se cobra automáticamente según esa configuración y se procesa a través de Stripe. Una vez que el equipo regresa y se revisa, ella reembolsa el depósito a la tarjeta del cliente directamente desde el backend.
Karyn dice que aprecia “lo fácil que es cobrar los depósitos”, y que el sistema se asegura de que no se le pase ningún paso.
-
Los depósitos se cobran al finalizar la compra, por lo que no hay que enviar una solicitud de pago aparte.
-
Cada pedido sigue las mismas reglas de depósito, sin importar quién reserve.
-
Los reembolsos vuelven a la tarjeta original en pocos clics.
Karyn no tiene que acordarse de pedir un depósito antes de que el equipo salga de casa. Ya está pagado para cuando el kit se empaca para la entrega.
Conseguir que se firmen los contratos antes del viaje
Acampar conlleva riesgos reales, desde fogatas hasta senderos para caminatas, así que Karyn necesita que cada cliente firme una exención antes de salir. Y con pedidos que llegan de grupos, visitantes de fuera del estado y primerizos, recoger firmas en persona no es realista.
Con un clic en el backend de Booqable, Karyn crea un contrato para un pedido. Se completa automáticamente con los detalles del pedido, y el cliente lo recibe por correo electrónico para firmarlo digitalmente. La copia firmada queda guardada junto con el pedido.
“Realmente aprecio la forma en que funciona el backend”, dice Karyn, señalando lo fácil que es hacer que los clientes firmen la exención y otros documentos importantes en el sistema.
-
Los contratos se generan a partir del pedido, por lo que no hace falta escribir los detalles.
-
Los clientes pueden firmar desde su teléfono o portátil antes del viaje.
-
Los documentos firmados se guardan con cada pedido para consultarlos fácilmente.
Karyn sabe que cada grupo que usa su equipo ha firmado antes del día de la entrega. Nadie tiene que buscar un bolígrafo en el campamento.
De unas vacaciones de primavera en Florida a los campamentos de Oregón
“Agradezco tener una solución todo en uno para reservas, gestión de inventario, cobro de pagos, formularios/firmas electrónicas, etc.”, dice Karyn. También utiliza el formulario de contacto de su sitio web para responder preguntas de los clientes antes de que reserven.
A continuación, Karyn quiere escalar Rivers Edge Outfitters y convertir el concepto en una franquicia, con el objetivo de semi-jubilarse junto a su esposo en siete años. Mientras que la mayoría de los negocios de alquiler de equipos de camping en Oregón se centran en piezas de equipo individuales, ella está construyendo el suyo alrededor de todo el viaje. Con los depósitos y las exenciones gestionados dentro de Booqable, su pequeño equipo familiar puede dedicar su tiempo a limpiar el equipo, planificar viajes y ayudar a más personas a salir al aire libre.
