Shandy Swenson dirige River Events and Rentals, un sitio de glamping frente al río cerca de Edmonton, Alberta, Canadá. La idea surgió de forma natural. Ella explica: “Comenzó porque mis padres compraron una propiedad única frente al río… Mi mamá siempre tenía tipis cuando yo era niño. Ahora tiene 5 tipis en esta increíble propiedad y pensamos, ¿por qué no comenzar un sitio de glamping?” Hoy, el sitio da la bienvenida a hasta 15 huéspedes a la vez, ofreciendo una combinación de naturaleza, comodidad y experiencias de tipi.
Sus clientes son principalmente personas al aire libre que disfrutan acampar pero quieren algo diferente. Además del glamping, ofrece alquileres de decoración para eventos especiales una vez que termina la temporada. Dirigir el negocio, sin embargo, no fue fácil al principio. “Usé Excel”, explica Shandy, lo que la dejó luchando por “organizarse, transmitir mis productos disponibles y los precios”.
Fue entonces cuando decidió buscar un software de alquiler de carpas que pudiera mantener sus pedidos en un solo lugar, evitar errores y brindarle un sitio web de alquiler de eventos para mostrar sus productos. El cambio a Booqable le dio las herramientas para ahorrar tiempo, mantenerse organizada, reducir errores y aumentar las reservas mientras creaba una experiencia profesional para sus huéspedes.
Hacer un seguimiento de los productos y pedidos por ti
Al igual que muchas pequeñas empresas de alquiler, River Events and Rentals primero trató de administrar todo en hojas de cálculo. Pero significaba horas de trabajo y demasiado riesgo de doble reserva. Las herramientas de gestión de inventarios y pedidos de Booqable resolvieron este problema. Shandy ahora ve todas las reservas en un solo lugar, con disponibilidad actualizada instantáneamente cuando alguien realiza un pedido en línea. Como ella dice, “Ahora tengo los tres integrados como un solo sistema en el software”.
Así es como funciona: cuando se realiza un pedido en línea, los productos se reservan automáticamente gracias a la disponibilidad en vivo. Luego, la reserva se programa en el tablero, donde se ven todos los detalles. Los estados de los pedidos digitales mantienen todo organizado de principio a fin, por lo que no hay necesidad de buscar en Excel ni preocuparse por perder datos.
Para River Events and Rentals, esto significa:
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Menos tiempo dedicado a ingresar datos manualmente
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Evitar reservas dobles gracias a la disponibilidad en vivo
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Organización más fácil con cada pedido almacenado en un solo sistema
En lugar de largas noches trabajando en hojas de cálculo, Shandy puede confiar en su software de alquiler de tiendas de campaña para manejar los detalles. El beneficio práctico es claro: finalmente resolvió el punto débil de mantenerse organizada y puede concentrarse más en dar la bienvenida a sus invitados.
Utilizar el creador de sitios web y las plantillas de Booqable
Otro desafío fue hacer que sus productos fueran visibles en línea. “Ahora que tengo una página web, la gente puede ver mis productos más fácilmente”, comparte. Con el creador de sitios web de alquiler y las plantillas de alquiler de eventos de Booqable, River Events and Rentals pudo poner en marcha un sitio web profesional de alquiler de carpas sin necesidad de contratar a un diseñador.
Shandy seleccionó una plantilla de alquiler de eventos prefabricada entre las más de 50 opciones disponibles en el creador de sitios web de Booqable, que abarcan diferentes industrias. El diseño listo para usar le ahorró horas de trabajo y le dio una base de diseño que ha demostrado funcionar para empresas de alquiler. Luego podía personalizarlo eligiendo fuentes, colores y reorganizando elementos para que el sitio web reflejara su propio estilo.
Este equilibrio entre la estructura preconstruida y la edición flexible le dio lo mejor de ambos mundos: un diseño profesional que requería poco esfuerzo pero que aún se sentía personal para River Events and Rentals.
Esto logra:
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Un sitio web construido en torno a un software de alquiler de eventos, sin necesidad de herramientas externas
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Páginas de productos claras para estancias glamping y alquileres de decoración
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Disponibilidad actualizada que refleja su inventario automáticamente
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Un aspecto personalizable con fuentes, colores y opciones de diseño
El beneficio es simple. Lo que antes parecía un gran desafío, “transmitir mis productos y precios disponibles”, ahora está resuelto. El sitio web de alquiler de carpas de River Events and Rentals es un centro donde los huéspedes pueden descubrir y reservar servicios en cualquier momento.
Recopilar los detalles correctos al finalizar la compra
Shandy también necesitaba una forma de recopilar información importante de sus invitados. Con solo dos personas en el equipo, no podía perder tiempo persiguiendo detalles por correo electrónico. Los campos de pago personalizados de Booqable le permiten añadir las preguntas que más le importan, directamente desde su configuración. Luego, los campos se introducen automáticamente en la página de cada pedido para que tenga todo lo que necesita en un solo lugar.
Por ejemplo, los campos que ha agregado a su pago incluyen “¿Cuántos adultos se alojarán con su grupo?” y “¿Necesita una cuna de campamento adicional?” También incluye un campo de texto para notas: “Si tiene alguna pregunta, anótela a continuación”.
Las preguntas de opción múltiple están configuradas con menús desplegables, que limitan las respuestas solo a lo que River Events and Rentals es capaz de proporcionar. Por ejemplo, la pregunta sobre el tamaño del grupo de adultos tiene un número máximo que coincide con el número de invitados que pueden recibir. Esto evita el overbooking y garantiza que los clientes solo puedan seleccionar opciones que se ajusten a la capacidad del negocio.
Esto logra:
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Recopilación automática de detalles del tamaño del grupo, con límites que coinciden con la capacidad
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Saber si se requiere equipo adicional como una cuna de campamento
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Menos correos electrónicos de ida y vuelta antes del check-in
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Una mejor experiencia para los huéspedes con un servicio personalizado
Con los campos de pago correctos en su lugar, Shandy evita sorpresas de última hora. El beneficio práctico es que River Events and Rentals puede preparar cada reserva con confianza, sabiendo que tienen la información correcta en el momento adecuado.
Reuniéndolo todo
Desde hojas de cálculo de Excel hasta una solución de software de alquiler de eventos con todas las funciones, el viaje de River Events and Rentals muestra cómo Booqable ayuda a las pequeñas empresas de alquiler a crecer. Al mantener el inventario y los pedidos organizados, crear un sitio web de alquiler de carpas con plantillas de alquiler de eventos y usar campos de pago personalizados, la empresa convirtió una idea en algo de lo que su familia puede estar orgullosa.
