One Party Rentals es una empresa de alquiler de eventos en crecimiento con sede en Canadá, dirigida por la fundadora Leya Koshy. La empresa comenzó hace solo un año después de que Leya notara con qué frecuencia las familias locales y las pequeñas empresas luchaban por encontrar mesas, sillas y carpas confiables con poca antelación.
Lo que comenzó como una pequeña idea creció rápidamente hasta convertirse en una oferta completa de alquiler de eventos, con productos como carpas, mesas, sillas e inflables para fiestas en el patio trasero, reuniones comunitarias y eventos comerciales. Sus principales clientes son residentes locales y empresas cercanas que necesitan equipos confiables sin planificación complicada.
Desde el principio, Leya quería una configuración de software de alquiler de eventos que funcionara con su tienda Shopify existente en lugar de reemplazarla. Eligió Booqable para que los clientes pudieran realizar solicitudes de pedidos a través de Shopify, mientras que los pedidos, productos, disponibilidad y detalles del cliente se gestionaban en un panel de software de alquiler de eventos.
Para One Party Rentals, usar Booqable para la gestión de pedidos e inventario significó menos errores, mejor visibilidad y más confianza al aceptar nuevas reservas.
Gestión de reservas de último momento con Booqable
Los pedidos de último momento son una gran parte del trabajo de alquiler de eventos de One Party Rentals. Los clientes a menudo llaman o envían mensajes preguntando si las mesas o carpas están disponibles para la misma semana, o incluso el mismo día. Antes de cambiar a un software de alquiler de eventos, estas solicitudes eran difíciles de gestionar porque la disponibilidad no siempre era clara una vez que se realizaba un pedido.
Con Booqable, crear pedidos manuales es sencillo. El equipo puede abrir el panel, seleccionar productos, establecer fechas de alquiler y ver de inmediato qué está disponible antes de confirmar algo. Esto es especialmente útil cuando los pedidos llegan por teléfono o necesitan ajustarse rápidamente.
Los pedidos manuales en este software de alquiler de eventos ayudan a One Party Rentals a:
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Permitir que el personal agregue reservas telefónicas y presenciales junto con pedidos online
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Mostrar disponibilidad en tiempo real antes de confirmar solicitudes de último momento
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Mantener todos los detalles de clientes y pedidos en un solo lugar
Como resultado, la sobrecontratación ya no es un problema. El equipo puede aceptar o rechazar con confianza solicitudes de último momento, sabiendo que su sistema de alquiler de eventos refleja la realidad.
Mantener el stock organizado con automatización de gestión de inventario
A medida que creció el volumen de pedidos, One Party Rentals necesitaba una mejor manera de gestionar el inventario internamente una vez que se confirmaba un pedido. Antes de Booqable, era difícil para el equipo rastrear qué estaba reservado para qué fechas, especialmente cuando múltiples pedidos de recogida y entrega ocurrían al mismo tiempo. Esto hizo que la programación y coordinación fueran más difíciles para el personal que manejaba la logística.
Con la automatización de gestión de inventario de Booqable, todo se actualiza en el momento en que un miembro del equipo presiona reservar en un pedido. Las fechas y horas de recogida y devolución se programan automáticamente en el planificador, y los productos se bloquean para esas fechas en el calendario de disponibilidad.
Los pedidos, productos y tiempos permanecen todos conectados, por lo que el equipo siempre sabe qué está saliendo y cuándo regresa. Este software de alquiler de eventos gestiona el inventario de una manera que coincide con los flujos de trabajo de alquiler reales.
Para One Party Rentals, logra:
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Programación automática de tiempos de recogida y devolución en el panel
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Bloqueo de productos en el calendario de disponibilidad para fechas reservadas
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Prevención de reservas dobles en pedidos superpuestos
El resultado práctico es que el personal ya no necesita verificar manualmente los horarios o el inventario. Los pedidos están claramente planificados, los productos están protegidos de ser reservados dos veces, y el equipo puede concentrarse en preparar entregas en lugar de solucionar problemas de reservas.
Creciendo con confianza usando Booqable
De cara al futuro, Leya espera hacer crecer aún más One Party Rentals, con el objetivo a largo plazo de franquiciar el negocio. Tener una base sólida de software de alquiler de eventos hace que ese objetivo parezca posible. Los pedidos son más fáciles de gestionar, la disponibilidad es clara, y el equipo de cinco siempre sabe dónde encontrar información sin perseguir hojas de cálculo o mensajes.
Como dice Leya, “Booqable nos facilita gestionar todo nosotros mismos y ver todos nuestros pedidos de un vistazo”. Con Booqable apoyando su proceso de alquiler de eventos, el negocio está mejor preparado para crecer mientras continúa sirviendo a clientes locales que necesitan equipos de alquiler confiables.
