En Paide Gümnaasium, una escuela secundaria ubicada en el corazón de Estonia, gestionar un extenso inventario de equipos tecnológicos solía ser un proceso laborioso y complicado. Con una amplia variedad de equipos audiovisuales, incluidos cámaras, cables y equipos de iluminación, la escuela requería un sistema eficiente que permitiera a los estudiantes y al personal reservar y gestionar fácilmente estos recursos.
Esta necesidad llevó a Paide Gümnaasium a Booqable, que pudo crear un sistema intuitivo de gestión de inventario y reservas que el gerente del departamento, Kaarle, pudo adaptar a los requisitos únicos de la escuela. Desde la implementación de Booqable, Kaarle ha transformado la forma en que la escuela rastrea y gestiona su inventario de equipos audiovisuales. A continuación se presentan algunas de las características clave que Paide Gümnaasium ha encontrado fundamentales para simplificar sus operaciones diarias.
Generación de códigos de barras de alta calidad directamente desde Booqable
Una de las características más valiosas que atrajo a Paide Gümnaasium a Booqable fue su capacidad para generar códigos de barras directamente dentro del sistema. Anteriormente, la escuela tenía que etiquetar y rastrear manualmente el equipo a través de hojas de cálculo, pero Booqable ha simplificado este proceso significativamente.
Con la ayuda de la propia impresora de etiquetas de la escuela, se generan etiquetas duraderas para todo su equipo para prevenir pérdidas y rastrear la ubicación de los artículos en cualquier momento. Esto permite al personal y a los estudiantes registrar y devolver el equipo de manera eficiente simplemente escaneando cada artículo. Si no tienes tu propia impresora de etiquetas como lo hace Paide Gümnaasium, puedes fácilmente pagar a una empresa de impresión cercana para convertir tus códigos de barras de Booqable en etiquetas de código de barras físicas para pegar en tus productos.
Además, el sistema permite el escaneo inalámbrico dentro de la sala de almacenamiento escaneando códigos de barras a través de la aplicación móvil, lo que permite un fácil movimiento a través del espacio para escanear artículos a medida que se registran o devuelven. Esto reduce el papeleo y la entrada manual, ahorrando al personal un tiempo valioso mientras mantiene el inventario actualizado.
Usar un código de barras para escanear artículos a granel a la vez
Paide Gümnaasium también ha aprovechado innovadoramente Booqable utilizando un solo código de barras para múltiples productos idénticos.
Por ejemplo, la escuela gestiona una gran cantidad de cables, a menudo reservando varios artículos idénticos para una sola reserva. En lugar de escanear individualmente el código de barras de cada cable, la escuela desarrolló un sistema donde un solo código de barras para múltiples productos a granel se adjunta a la pared en la sala de almacenamiento.
Este método permite al personal y a los estudiantes escanear el mismo código de barras varias veces, correspondiente al número de artículos que se están registrando. Este enfoque ha reducido significativamente el tiempo dedicado al procesamiento de pedidos mientras asegura la precisión del inventario, eliminando la necesidad de manejar y escanear manualmente cada artículo individual.
Cuando se le preguntó sobre el impacto de la función de código de barras de Booqable, el gerente del departamento, Kaarle, comentó: “La característica más importante para nosotros ha sido el escaneo de códigos de barras, ya que cada artículo tiene su propia etiqueta y código de barras. Queríamos que el proceso fuera rápido y confiable, y ahora, con un escáner inalámbrico en nuestra sala de almacenamiento, podemos movernos fácilmente y escanear códigos de barras tanto en los artículos como en las paredes. Es cómodo y rápido, y nuestro sistema es mucho más simple.”
Gestionar tareas sobre la marcha con la aplicación móvil de Booqable
Paide Gümnaasium también aprovecha al máximo la aplicación móvil de Booqable para gestionar el inventario de forma remota. Esta característica ha resultado particularmente útil para el personal. Por ejemplo, cuando un profesor o estudiante pregunta sobre la disponibilidad de cierto equipo, los administradores ya no necesitan iniciar sesión en un navegador de escritorio. En su lugar, pueden acceder a la aplicación desde sus dispositivos móviles, abrir un nuevo pedido, buscar el artículo en cuestión y ver inmediatamente la disponibilidad de su stock.
Esta conveniencia ha sido transformadora, especialmente para los administradores que pueden no estar siempre en el campus pero necesitan gestionar solicitudes o ver reservas. La aplicación proporciona una forma fluida de verificar el stock, crear reservas e incluso comunicarse con otros miembros del personal sobre el estado del equipo, todo sin necesidad de estar físicamente presente en la escuela.
Kaarle compartió cómo la aplicación móvil ha mejorado sus operaciones: “Ha sido extremadamente útil tener la aplicación móvil para agregar rápidamente reservas o buscar lo que está disponible en la sala de almacenamiento. No estoy en el edificio todos los días, así que cuando alguien me pregunta sobre el estado de un artículo, simplemente puedo abrir la aplicación móvil, buscar el artículo y ver instantáneamente su estado.”
Cambios simples, con un gran impacto
Desde que adoptó Booqable, Kaarle de Paide Gümnaasium ha visto mejoras significativas en cómo gestiona los recursos estudiantiles de la escuela. La capacidad de generar códigos de barras directamente en el sistema, el uso de códigos de barras únicos para múltiples artículos de stock y la conveniencia de la aplicación móvil han contribuido a simplificar el proceso de reserva de equipos.
Para cualquier escuela o institución con un gran inventario de equipos, el uso de Booqable por parte de Paide Gümnaasium demuestra cómo un sistema inteligente de gestión de inventario puede ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar la organización general. A medida que la escuela continúa creciendo y evolucionando, Booqable seguirá siendo una herramienta clave para eliminar el estrés de los alquileres estudiantiles.
