Razones para elegir Booqable
Solicitud de presupuesto: Sustitución de las reservas en línea instantáneas por un sistema de listas de deseos, que permite a los clientes explorar el inventario, expresar su interés y solicitar presupuestos personalizados sin pagos por adelantado.
Documentos personalizables: Permitió a los clientes recibir presupuestos personalizados basados en sus necesidades específicas, alineando las expectativas y cobrando los pagos de forma segura sólo después de la confirmación.
Firmas digitales: Introdujo la recogida segura de firmas en el momento de la recogida o la entrega, garantizando el acuerdo mutuo en los pedidos y reduciendo los riesgos de reservas no coincidentes o incompletas.
Para las empresas de alquiler de eventos, cada reserva marca el comienzo de un viaje de colaboración para hacer realidad la visión de un cliente. En este proceso, la capacidad de adaptar los servicios, confirmar la logística y gestionar el inventario de forma eficaz resulta fundamental. Para muchas empresas, el modelo tradicional de reservas en línea instantáneas no funciona. Por eso, Nerdy Fox Rentals adoptó un nuevo enfoque al transformar su tienda online en una plataforma de listas de deseos más que de reservas, lo que permite a los clientes explorar opciones y recibir presupuestos personalizados adaptados a sus necesidades.
Nerdy Fox Rentals es una empresa de Indiana que ofrece equipamiento para bodas temáticas como Star Wars, Harry Potter, literatura vintage y mucho más. Su propietaria, Cheyanne, cambió recientemente a utilizar el creador de sitios web de alquiler de Booqable para alojar su tienda de alquiler de eventos. Cheyanne y su equipo no sólo fueron capaces de crear fácilmente una presencia en línea profesional gracias a los temas personalizables del sitio web de Booqable, sino que también utilizaron características tales como la configuración de pago, presupuestos ajustables, visualización de precios, y más para requerir una confirmación de pedido antes de finalizar una reserva.
El reto de aceptar reservas instantáneas
Las reservas instantáneas funcionan bien en sectores en los que los productos o servicios son sencillos y transaccionales, como el alquiler de bicicletas o de material para actividades al aire libre. Sin embargo, las reservas de alquiler de eventos entrañan una complejidad que estos sistemas no suelen tener en cuenta.
Por ejemplo, el propietario de Nerdy Fox Rentals contó que muchos de sus clientes querían conversaciones detalladas sobre los temas y la logística de su evento antes de finalizar la reserva. Estas conversaciones eran esenciales para garantizar el éxito de sus eventos, pero no tenían cabida en un modelo típico de reserva instantánea.
Además, los artículos de gran demanda, como el atrezzo de gran tamaño o la decoración temática, a menudo requerían una programación cuidadosa para gestionar el inventario y la disponibilidad de personal para la entrega de estos artículos. Por ejemplo, los accesorios de sable láser de Nerdy Fox con temática de Star Wars, los centros de mesa con temática de Harry Potter y los telones de fondo inspirados en Disney eran muy populares, pero tenían que ser entregados e instalados manualmente por el personal cuando se reservaban para un evento.
Los artículos especiales que requerían entrega o instalación implicaban que las reservas por adelantado y los pagos instantáneos podían dar lugar a cancelaciones y devoluciones si el personal no estaba disponible para estas tareas fuera de la oficina.
Cómo una confirmación de pedido puede aportar la solución
Nerdy Fox Rentals ha experimentado importantes ventajas al adoptar un enfoque basado en la confirmación de pedidos. Al transformar su tienda online en una plataforma de listas de deseos en lugar de una plataforma de reservas instantáneas, permitieron a sus clientes explorar el inventario y expresar su interés sin comprometerse a una reserva inmediata.
Este nuevo sistema permite a los clientes explorar el inventario, seleccionar los artículos que les interesan y enviar una solicitud de pedido para su revisión sin tener que pagar por adelantado. Con este enfoque, Cheyanne y su equipo pueden enviar presupuestos personalizados y ajustes de pedidos a los clientes en función de los artículos de su solicitud, adaptando la oferta a sus necesidades específicas. Esta flexibilidad a la hora de enviar presupuestos personalizados garantiza que tanto la empresa como los clientes estén de acuerdo con lo que se les va a entregar.
Los pagos pueden cobrarse de forma segura mediante transferencia bancaria o enlaces de pago sólo una vez confirmado el presupuesto, lo que minimiza la probabilidad de cancelaciones o devoluciones. Para aumentar la seguridad, se puede obtener una firma en el momento de la recogida, lo que garantiza el acuerdo mutuo y reduce los riesgos.
Este nivel de colaboración entre la empresa y el cliente ayuda a evitar reservas no coincidentes o reservas incorrectas de productos, que son retos habituales en el alquiler de eventos.
Cómo implementar confirmaciones de pedido en su flujo de trabajo
Booqable le permite adaptar la configuración de su sitio web de alquiler para satisfacer sus necesidades, por lo que es fácil de exigir la confirmación del pedido antes de las reservas. Esto se alinea perfectamente con el concepto de transformar la tienda en línea en una plataforma de listas de deseos para los clientes potenciales.
Puede desactivar los pagos en línea en la configuración del proceso de pago para asegurarse de que no se produzcan transacciones por adelantado en su sitio web de alquiler. Para apoyar aún más este flujo de trabajo, puede desactivar la opción “Mostrar precios” en sus preferencias de reserva en línea, eliminando los detalles de costes para que pueda enviar un presupuesto personalizado a sus usuarios en su lugar.
Puede ajustar el contenido de su presupuesto o contrato para incluir los términos y acuerdos de su negocio como un cuerpo extra de texto. Utilizando las prácticas plantillas de correo electrónico de Booqable, puedes enviar este documento generado automáticamente a tu cliente en unos pocos clics desde tu pantalla de pedido.
Una vez que el cliente confirma el presupuesto o el contrato, puedes finalizar la reserva, procesar los pagos y obtener una firma a través de la aplicación móvil de Booqable durante la entrega del producto. Este enfoque permite gestionar los pedidos con mayor flexibilidad y ofrecer una experiencia más personalizada a cada cliente.
Puedes consultar todo lo que necesitas saber para implementar la confirmación de pedidos en tu web de alquiler en nuestro tutorial en vídeo de la lista de deseos - un recurso sencillo para cualquiera que desee cambiar su sitio web de alquiler de aceptar reservas inmediatas a requerir primero una confirmación de pedido.
Nerdy Fox Rentals personalizó su software de alquiler
Nerdy Fox Rentals se enfrentaba a retos comunes con los procesos de reserva manuales y las reservas online instantáneas. Al adoptar el sistema de confirmación de pedidos de Booqable y utilizar sus funciones flexibles, transformaron sus operaciones para servir mejor a sus clientes. Al convertir su tienda online en una plataforma de listas de deseos, permitieron a los clientes explorar sus ofertas y solicitar presupuestos a medida, centrándose en ofrecer experiencias de cliente excepcionales. Su éxito demuestra cómo unos ajustes bien pensados en el proceso de reserva pueden crear relaciones duraderas con los clientes y agilizar la logística de los eventos.
