Matt Suttle fundó Party Wizard Inflatables en Oklahoma con un objetivo sencillo: entretener a sus hijos. Ellos siguen siendo los primeros en probar oficialmente cada nuevo hinchable que se incorpora al catálogo. Lo que comenzó como un proyecto familiar se convirtió en un negocio de alquiler que ahora ofrece una amplia variedad de castillos hinchables temáticos, toboganes, toboganes acuáticos, circuitos de obstáculos y juegos.
Los clientes de Party Wizard se dividen en dos grupos: familias que reservan para cumpleaños, reuniones familiares y aniversarios, y responsables de escuelas, iglesias y comunidades que organizan fiestas de inicio de curso y festivales de otoño. Los toboganes acuáticos son los favoritos del verano, debido a las altas temperaturas de Oklahoma, mientras que los circuitos de obstáculos suelen ser los más populares en eventos escolares y comunitarios.
A medida que el negocio crecía hasta contar con un equipo de cinco personas, Matt se veía desbordado por las llamadas telefónicas y las conversaciones de Facebook Messenger necesarias para gestionar una sola reserva. Necesitaba una forma de aceptar reservas online sin perder el trato personal que esperan sus clientes. Por eso eligió Booqable para crear un sitio web de alquiler y gestionar las operaciones del negocio desde un solo lugar.
Crear un sitio web de alquiler personalizado con Booqable
Antes de utilizar Booqable, todas las solicitudes de alquiler llegaban por teléfono o Messenger y debían gestionarse una por una. Los clientes no podían consultar la disponibilidad ni encontrar respuestas a preguntas básicas por su cuenta, por lo que Matt y su equipo dedicaban horas cada semana a devolver llamadas.
Con el creador de sitios web de Booqable, Party Wizard creó un sitio adaptado a sus colores y estilo, utilizando plantillas prediseñadas y un dominio personalizado en lugar de empezar desde cero. El selector de fechas y el catálogo de productos permiten a los clientes explorar los hinchables, consultar su disponibilidad y ver información como las dimensiones y los períodos de alquiler sin necesidad de llamar.
Matt destacó que poder personalizar el sitio web para adaptarlo a la imagen de su negocio era muy importante. Quería algo sencillo, atractivo y fácil de usar, y eso fue exactamente lo que consiguió.
Ahora, el creador de sitios web permite a Party Wizard:
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Ofrecer a los clientes información sobre precios, períodos de alquiler y dimensiones sin necesidad de contactar con el equipo.
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Reducir el número de llamadas para resolver preguntas básicas.
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Tener un sitio web que refleje la identidad de su marca, en lugar de utilizar una plantilla genérica.
El resultado es una reducción de las llamadas repetitivas para responder preguntas cuya información los clientes ya pueden encontrar por sí mismos. Así, el equipo puede dedicar más tiempo a las entregas y al montaje de los hinchables.
Consultar desde cualquier lugar un calendario de reservas que se actualiza automáticamente
Antes de cambiar a Booqable, Matt llevaba el calendario de alquileres en papel y revisaba cada reserva por separado. Durante los meses de mayor actividad, resultaba difícil consultar más de unas pocas fechas a la vez, y mucho más planificar rutas y conductores con semanas de antelación.
El panel de control de Booqable se actualiza automáticamente a medida que llegan nuevas reservas. Esto permite a Matt consultar la planificación de la próxima semana o de varios meses y saber exactamente qué productos están reservados y dónde deben entregarse. El equipo también utiliza la aplicación de Booqable para gestionar reservas por teléfono, poniendo la llamada en altavoz mientras introduce los datos del cliente en tiempo real.
Matt también destacó la sección de informes como una de sus funciones favoritas, ya que facilita la generación de informes mensuales de ingresos y la identificación de los hinchables más populares, lo que le ayuda a tomar decisiones sobre futuras compras.
El panel de control ha ayudado a Party Wizard a:
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Planificar las rutas de entrega con mayor antelación.
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Confirmar que los pagos están gestionados antes de cada servicio, para que el equipo pueda llegar y ponerse a trabajar.
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Hacer un seguimiento de los hinchables que ofrecen mejores resultados a lo largo del tiempo.
En lugar de gestionar una lista interminable en papel, Matt puede abrir Booqable y consultar exactamente qué productos están alquilados, dónde deben entregarse y si ya están pagados. Esto significa menos tiempo dedicado a la logística y más tiempo llevando diversión a sus clientes.
Un futuro lleno de nuevas oportunidades
Matt explicó que el ahorro de tiempo conseguido con Booqable ha sido el cambio con mayor impacto en el día a día del negocio. Además, todo el proceso de alquiler es ahora más sencillo tanto para su equipo como para sus clientes.
Con las reservas y los pagos gestionados online y un calendario que puede consultar de un vistazo, Matt se prepara para seguir haciendo crecer el negocio y, en sus propias palabras, ofrecer a sus clientes la experiencia más divertida posible.
