El Departamento de Vestuario de la prestigiosa Universidad de Artes Teatrales de Ámsterdam, famosa por su contribución a las artes escénicas, desempeña un papel crucial en el apoyo no sólo a sus propios estudiantes, sino también al Ballet Nacional y a la Escuela de Cine. Con más de 9.000 trajes en su inventario, el departamento suministra piezas de vestuario esenciales para una amplia gama de actuaciones y proyectos en estas instituciones. La gestión de una colección tan extensa y diversa presenta importantes retos, lo que llevó al departamento a adoptar Booqable, un software de gestión de alquileres que ha mejorado notablemente sus operaciones en los últimos cuatro años.
Del trabajo manual a la eficacia digital
Antes de adoptar Booqable, el Departamento de Vestuario utilizaba una combinación de registros manuales y soluciones efímeras de alquiler de equipos. Este enfoque era lento, propenso a errores e insostenible, dado el extenso inventario del departamento. Booqable ofrecía una actualización muy necesaria, proporcionando un sistema centralizado que podía manejar sus complejas necesidades.
Usando códigos de barras Booqable a su manera
Una de las características más destacadas de Booqable para el Departamento de Vestuario ha sido su sistema de código de barras. Los códigos de barras se cosen en cada traje, lo que permite al personal escanear rápidamente los artículos cuando se prestan o se devuelven. Este sistema no sólo ha agilizado el proceso, sino que también ha reducido los errores a la hora de saber qué trajes están fuera y quién los tiene. El departamento utiliza incluso la aplicación móvil de Booqable para escanear los códigos de barras sobre la marcha, lo que garantiza que los artículos extraviados puedan ser identificados y devueltos al inventario de manera eficiente.
Utilización de etiquetas para clasificar los pedidos
El departamento ha encontrado útil la función de etiquetado de Booqable para organizar los pedidos de los distintos departamentos de la universidad, como la Escuela de Cine y el Ballet Nacional. Esto ha facilitado el seguimiento del uso del vestuario y el inventario en varios proyectos y departamentos. Además, la escuela de teatro puede utilizar estas etiquetas para generar informes completos sobre los pedidos, lo que proporciona información valiosa sobre la asignación de recursos y las necesidades específicas de cada departamento.
También han utilizado la base de datos de clientes de Booqable para gestionar eficazmente los subalquileres. Cuando un estudiante necesita un disfraz que ya está alquilado, el personal puede acceder fácilmente a la base de datos para ponerse en contacto con el prestatario actual y coordinar una devolución o transferencia temporal. Esta función garantiza que los artículos de gran demanda puedan compartirse entre los estudiantes, lo que facilita unas operaciones más fluidas y una mejor asignación de recursos entre los distintos proyectos.
Simplificación del proceso de alquiler
Booqable ha cambiado las reglas del juego para el Departamento de Vestuario de la Universidad de Artes Teatrales, transformando un proceso que antes era engorroso en una operación racionalizada. Gracias a su sólido sistema de código de barras, sus funciones personalizables y su equipo de asistencia, Booqable ha permitido al departamento gestionar su vasto inventario con mayor facilidad y precisión. A medida que el departamento sigue explorando y utilizando más funciones de Booqable, está claro que el programa se ha convertido en una herramienta indispensable en sus operaciones cotidianas.
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