Wenn Sie einen Geräteverleih betreiben, kann die Verwaltung von Angeboten, Verträgen und Rechnungen schnell zu einem Jonglierakt werden. Zwischen der Erstellung individueller Angebote für jede Kundenanfrage, der Ausstellung von Rechnungen für genehmigte Vermietungen, der Verfolgung von Zahlungen und der Verwaltung von Verzugszinsen gibt es viel zu beachten. Ineffiziente Angebots- und Rechnungsprozesse verschwenden Zeit, lassen Raum für Fehler und sorgen für Frustration bei Ihren Kunden und Mitarbeitern.
Mit einer Verleihsoftware wie Booqable können Sie den Prozess der Erstellung und Verwaltung von Angeboten, Verträgen und Rechnungen rationalisieren und automatisieren. Sie können Kunden die Möglichkeit geben, Ausrüstung über ein Selbstbedienungsbuchungssystem anzufordern, automatisch Dokumente zu erstellen, die Genehmigung des Kunden einzuholen und Zahlungen zu akzeptieren. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um Angebote, Verträge und Rechnungen effektiver zu verwalten.
Warum eine spezielle Vermietungssoftware für Dokumente?
Es ist zwar möglich, ein Sammelsurium von Word-Dokumenten, Excel-Tabellen und Buchhaltungssoftware zu verwenden, um Angebote und Rechnungen zu verwalten, aber mit einer speziellen Software für das Vermietungsmanagement lässt sich der Prozess unendlich viel reibungsloser gestalten. Mit vielen cloudbasierten Lösungen können Sie professionelle Angebote und Rechnungen mit Ihrem Firmenlogo, Produkt-/Dienstleistungsverzeichnis, Steuern und Gebühren erstellen. Die Möglichkeit, Angebote mit einem Klick in Rechnungen umzuwandeln, kann Zeit sparen.
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Automatisierte Dokumentenerstellung mit Booqable
Booqable verfügt über zahlreiche Tools, die Ihnen dabei helfen, eine Buchung von der Anfrage bis zur Zahlung zu bearbeiten, wobei die Automatisierung dazu beiträgt, den Prozess zu beschleunigen. Egal, ob Sie ein Unternehmen für Veranstaltungsdekoration sind, das seinen Kunden die Möglichkeit geben möchte, eine Wunschliste zu erstellen, oder ein audiovisuelles Unternehmen, das Anfragen per Telefon entgegennimmt, Sie können Ihren Dokumenten-Workflow mit Booqable rationalisieren. Sehen wir uns an, wie Sie Zeit sparen, Fehler reduzieren und die Kundenzufriedenheit verbessern können.
Self-Service-Angebotserstellung/Wunschlisten
Eine der leistungsfähigsten Funktionen von Booqable ist die Möglichkeit, eine eigene Vermietungswebsite zu erstellen oder Buchungskomponenten in Ihre bestehende Website einzubinden. Auf diese Weise können Sie Ihre Mietprodukte online präsentieren, so dass Kunden selbst ein Angebot oder eine Wunschliste erstellen können. Abhängig von Ihrem Prozess haben Sie mehrere Möglichkeiten, wie Sie Ihre Produkte online darstellen möchten. Sie können die Verfügbarkeit ein- und ausblenden sowie Ihre Preise anzeigen oder verbergen.
Wenn Sie eine Angebotsanfrage in Ihrem Dashboard erhalten, wird sie als Buchungsentwurf angezeigt. Sie können die angefragten Produkte und Mengen einsehen und die notwendigen Anpassungen vornehmen. Indem Sie Ihren Kunden die Möglichkeit geben, die Produkte selbst online zu durchstöbern, können Sie sicherstellen, dass sie über Ihren Lagerbestand informiert sind und sich stärker in den Prozess einbringen.
Erstellen und Bearbeiten von Angeboten über den Bestellbildschirm
Unabhängig davon, ob Sie Angebotsanfragen über Ihre Website, per Telefon oder E-Mail erhalten, können Sie Ihre Angebote über die Bestellseite verwalten. Sie können schnell Produktlinien hinzufügen, entfernen oder ändern, um den Bedürfnissen eines Kunden oder veränderten Umständen gerecht zu werden. Auf diesem Bildschirm haben Sie Zugriff auf Ihren gesamten Bestand mit Echtzeitverfügbarkeit, so dass Sie wissen, ob Sie eine Anfrage sofort erfüllen können. Alle Änderungen, die Sie vornehmen, werden automatisch im Angebot aktualisiert.
Zusätzlich zu den Angeboten können Sie vom Auftragsbildschirm aus auch Verträge und Rechnungen erstellen. Sie sind individuell anpassbar und werden automatisch aktualisiert, wenn Sie Änderungen vornehmen. Durch den direkten Zugriff auf Ihren Bestand und die automatische Angebotserstellung haben Sie mehr Kontrolle über Ihre Dokumente. Dies reduziert auch menschliche Fehler und stellt sicher, dass Sie Ihren Kunden ein hervorragendes Buchungserlebnis bieten können.
Senden von Dokumenten direkt aus Booqable
Sobald Sie bereit sind, ein Angebot an einen Kunden zu senden, können Sie dies direkt von der Bestellseite aus tun. Sie können auf “E-Mail senden” klicken, woraufhin ein Dialogfeld angezeigt wird, in dem Sie Ihr Angebot an eine E-Mail anhängen und direkt an Ihren Kunden zur Genehmigung senden können. Sie können der E-Mail die gewünschten Informationen hinzufügen, Empfänger hinzufügen und die Historie der an diesen Kunden gesendeten E-Mails einsehen.
Um Zeit zu sparen, können Sie in den Einstellungen E-Mail-Vorlagen für verschiedene Situationen erstellen. Diese werden automatisch mit den Daten des Kunden ausgefüllt, so dass jede E-Mail persönlich wirkt. Sie können diesen Vorgang wiederholen, um Verträge zum Unterschreiben, Rechnungen und sogar Zahlungsaufforderungen an Kunden zu senden.
Beginnen Sie mit dem Aufbau Ihrer Website
Jedes neue Vermietungsunternehmen beginnt mit einer Website, um die ersten Buchungen zu erhalten.
Rationalisieren Sie Ihr Angebotsmanagement
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Verwaltung von Angeboten, Verträgen und Rechnungen in einem Vermietungsunternehmen keine komplexe und zeitaufwändige Aufgabe sein muss. Mit den Funktionen von Booqable können Sie Angebote nahtlos erstellen und verwalten, sie in Rechnungen umwandeln und Zahlungen über eine integrierte Plattform abwickeln. Selbstbedienungsbuchungen ermöglichen es Ihren Kunden, selbstständig Angebote zu erstellen, wodurch sich der Aufwand für das Hin- und Hergehen verringert und der Buchungsprozess beschleunigt wird.
Darüber hinaus stellen die Automatisierungsfunktionen sicher, dass Ihre Dokumente korrekt, professionell und einheitlich gestaltet sind, wodurch das Fehlerrisiko minimiert und ein reibungsloser Arbeitsablauf gewährleistet wird. Mit der Bestandsverwaltung in Echtzeit und der Möglichkeit, Dokumente direkt von der Plattform aus zu versenden, können Sie schnell auf Kundenanfragen reagieren und ein hohes Serviceniveau aufrechterhalten.
