Stretch Tents Ireland Ltd. ist ein kleiner Betrieb mit Sitz in Irland, geführt von einem Gründer, der mit der Festivalszene aufgewachsen ist. Er begann als Teenager im Bereich Ton und Licht zu arbeiten und baute sich schließlich sein eigenes Geschäft in diesem Bereich auf. Mit der Zeit verlagerte sich sein Fokus, und heute vermietet das Unternehmen Stretchzelte – die flexiblen, mit Stoff bespannten Strukturen, die oft auf Festivals und Outdoor-Veranstaltungen zu sehen sind, weil sie in alle möglichen Formen aufgespannt werden können und keine ebene, feste Unterlage benötigen.
Die meisten seiner Kunden sind Festivals, Hochzeiten zu Hause und Firmenveranstaltungen, und jede Zeltvermietung beinhaltet Lieferung und Aufbau, da die Zelte vor Ort ordnungsgemäß auf- und abgebaut werden müssen. Da nur zwei Personen das gesamte Geschäft führen, wollte er eine Möglichkeit finden, den Überblick über Bestand und Buchungen zu behalten, ohne alles im Kopf zu haben. Das führte ihn zu Booqable, und zwar speziell zu den Bereichen Auftragsverfolgung und Bestandsverwaltung.
Auf einen Blick wissen, was gebucht ist
Vor Booqable lief das Geschäft über Google Kalender und das Gedächtnis. Das funktionierte, solange wenig los war, aber mit zunehmender Zahl an Buchungen wurde es schwieriger, genau zu wissen, was einem Kunden bereits zugesagt war und was noch frei war.
Seit dem kürzlichen Beitritt zu Booqable entschied er sich, die meisten Bestellungen weiterhin manuell per Telefon oder E-Mail entgegenzunehmen und sie dann selbst im Backoffice zu erfassen. Booqables Auftragssystem ermöglicht es ihm, jede Buchung von Hand aufzubauen, das passende Zelt und die passende Ausrüstung zuzuordnen und sie im Kalender neben allem anderen bereits Gebuchten zu sehen. Für ein zweiköpfiges Team hat das Folgendes bedeutet:
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Eine klare Übersicht darüber, was gebucht und was frei ist, ohne gleichzeitig eine Kalender-App und sein Gedächtnis zu prüfen
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Weniger Doppelbuchungen, da jede Bestellung mit tatsächlichem Bestand statt mit einer Vermutung verknüpft ist
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Eine Aufzeichnung, auf die er zurückgreifen kann, wenn ein Kunde anruft, um Details zu prüfen
Für ein Unternehmen, das auf persönlichen Beziehungen zu Kunden aufgebaut ist, ist es sehr wichtig, ein Zelt nicht am selben Wochenende sowohl für eine Hochzeit als auch für ein Festival doppelt zu buchen. Booqables Auftragsverfolgung gibt ihm diese Sicherheit, ohne seinen Tag mit zusätzlichem Verwaltungsaufwand zu belasten.
Eine Bestandsliste, die endlich Sinn ergibt
Der größere Schmerzpunkt war jedoch der Bestand. Zu wissen, was ausgebucht war, was gereinigt oder repariert werden musste und was tatsächlich frei zur Verfügung stand, war der schwierigste Teil bei der Führung des Geschäfts mit einem so kleinen Team. Booqables Bestandsverwaltung gibt ihm eine ordentliche Bestandsliste, in der jedes Zelt und jedes Ausrüstungsteil einmal erfasst und dann automatisch verfolgt wird, während es durch Buchungen wandert. In der Praxis hat ihm das Folgendes gebracht:
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Einen zentralen Ort, um genau zu sehen, welcher Bestand an einem bestimmten Datum verfügbar ist
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Weniger Zeitaufwand für die doppelte Überprüfung, was vermietet ist und was zurückgekommen ist
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Ein System, das weiterhin funktioniert, während seine Kundenliste weiter wächst
Auf die Frage, was den größten Unterschied gemacht hat, verwies er direkt auf die Bestandsliste und sagte, sie habe seine Buchungen und Rechnungen viel einfacher zu verwalten gemacht. Was als Möglichkeit begann, den Überblick über die Ausrüstung nicht zu verlieren, ist zu etwas geworden, worauf er sich nun bei jeder Buchung verlässt.
Raum zum Wachsen
„Ich liebe alles daran“, sagt er über Booqable. „Es macht meine Buchungen und Rechnungen wirklich viel einfacher.“ Er denkt bereits darüber nach, seinen Google Kalender mit Booqable zu verknüpfen, sobald er Zeit dafür hat, und er erwartet, dass das Geschäft von hier aus weiter wächst.
Für ein kleines Team, das große Aufbauten stemmt, hat Booqable Stretch Tents Ireland ein Backoffice gegeben, das Schritt halten kann – eine Zeltvermietung nach der anderen.
