Ein Verleihgeschäft zu führen bedeutet mehr, als Ihr Inventar in gutem Zustand zu halten. Es ist wichtig, die richtigen Dokumente vorzuhalten, um sowohl Sie als auch Ihr Unternehmen zu schützen, falls etwas schiefgeht. Ein Ausrüstungsverleihvertrag ist eines der wichtigsten Dokumente, die Sie verwenden werden, und wenn Sie noch keinen haben, hier ist unser narrensicherer Leitfaden zum Erstellen des richtigen für Ihr Verleihgeschäft.
Was ist ein Ausrüstungsverleihvertrag?
Ein Ausrüstungsverleihvertrag ist ein Vertrag zwischen Ihrem Unternehmen und der Person oder dem Unternehmen, das von Ihnen mietet. Er legt fest, was gemietet wird, für wie lange, was es kostet und wer wofür verantwortlich ist.
Nehmen Sie ein Bauverleihunternehmen als Beispiel. Angenommen, ein Auftragnehmer bucht einen Kompaktlader für eine zweiwöchige Baustelle. Der Ausrüstungsverleihvertrag würde den Tagessatz festlegen, den Zustand der Ausrüstung, bevor sie Ihr Gelände verlässt, wer für Kraftstoff und grundlegende Wartung aufkommt, und was passiert, wenn der Auftragnehmer ihn für eine zusätzliche Woche benötigt.
Ohne diesen schriftlichen Vertrag verlassen Sie sich auf einen Handschlag, und Handschläge halten nicht stand, wenn eine Ausrüstung im Wert von 40.000 Dollar beschädigt zurückkommt.
Warum braucht Ihr Verleihgeschäft einen?
Jedes Verleihgeschäft stößt irgendwann auf dieselbe Handvoll Probleme: beschädigte Artikel, fehlende Teile, verspätete Rückgaben oder ein Kunde, der darauf besteht, dass er etwas in perfektem Zustand zurückgegeben hat, während Ihre Fotos etwas anderes sagen. Ein Ausrüstungsverleihvertrag gibt Ihnen etwas, worauf Sie hinweisen können, wenn das passiert.
Stellen Sie sich ein Eventverleihunternehmen vor, das gerade ein komplettes Setup aus Tischen, Stühlen, einer Tonanlage und Beleuchtungsanlagen für eine Samstagshochzeit geliefert hat. Der Kunde behält die Ausrüstung zwei zusätzliche Tage, ohne zu fragen. Ein Lautsprecher kommt mit einem gerissenen Konus zurück. Ein Klappstuhl kommt überhaupt nicht zurück.
Wenn Ihr Vertrag bereits Verspätungsgebühren, Schadenskosten und was mit verlorenen Artikeln passiert, festlegt, müssen Sie nicht spontan herausfinden, was fair ist. Sie haben sich bereits darauf geeinigt, und der Kunde hat bereits zugestimmt.
Hier fügen auch viele Unternehmen einen Ausrüstungsverleih-Haftungsverzicht hinzu, eine Klausel, in der der Kunde die Risiken der Nutzung der Ausrüstung anerkennt und zustimmt, Sie nicht für normalen Verschleiß, kleinere Fehlfunktionen oder Verletzungen haftbar zu machen, die durch unsachgemäße Nutzung seinerseits entstehen. Es wird Sie nicht vor allem schützen, aber es schließt eine Lücke, die ein grundlegender Vertrag übersehen könnte.
Wie Sie Ihren Ausrüstungsverleihvertrag strukturieren
Ein solider Mietvertrag folgt einer ziemlich vorhersehbaren Reihenfolge. Hier ist, was Sie Abschnitt für Abschnitt einbeziehen sollten:
Kundendaten. Vollständiger rechtlicher Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail. Wenn ein Unternehmen von Ihnen mietet, holen Sie sich den Firmennamen und den Namen der Person, die in seinem Namen unterschreibt.
Ihre Unternehmensdaten. Ihr rechtlicher Geschäftsname, Adresse und Kontaktinformationen. Das ist grundlegend, aber es zu überspringen, ist ein überraschend häufiger Fehler bei DIY-Vorlagen.
Daten. Das Datum, an dem der Vertrag unterschrieben wird, und separat der Reservierungszeitraum selbst, also die genauen Start- und Enddaten (und Zeiten, falls relevant) der Vermietung.
Produktlinien mit Preisgestaltung. Listen Sie jeden gemieteten Artikel auf, mit dem Tages- oder Mietzeitraumsatz, dann den Preis für jede Zeile basierend darauf, wie lange er gemietet wird. Bündeln Sie nicht alles in eine Zahl. Wenn ein Kunde fünf Artikel für eine Woche mietet, sollte er den Tages- oder Wochensatz für jeden einzelnen sehen können.
Bestellzusammenfassung. Dies steht am Ende und summiert alles: Zwischensumme vor Steuern, angewandte Rabatte, Steuern und die Endsumme. Der Kautionsbetrag sollte hier auch aufgeführt werden, klar getrennt von den Mietkosten selbst, da Kautionen normalerweise erstattungsfähig sind und anders besteuert werden.
Bedingungen und Vereinbarungen. Dies ist das rechtliche Rückgrat des gesamten Dokuments, und es verdient einen eigenen Abschnitt (siehe unten).
Wenn Sie Verleihsoftware verwenden, wird das meiste davon (Kundeninformationen, Produktdetails und Bestellsummen) automatisch für Sie ausgefüllt. Was Sie noch sorgfältig durchdenken müssen, ist der Abschnitt Bedingungen und Vereinbarungen, denn dort liegt Ihr eigentlicher Schutz.
Was in Ihre Mietbedingungen und Vereinbarungen gehört
Dieser Abschnitt ist der Ort, an dem sich Ihr Vertrag verdient macht. Er sollte abdecken:
- Haftung und Schäden. Erklären Sie klar, dass der Kunde für die Ausrüstung verantwortlich ist, während sie sich in seinem Besitz befindet, und was passiert, wenn sie beschädigt, verloren oder gestohlen wird.
- Nutzungsbeschränkungen. Wofür die Ausrüstung verwendet werden kann und wofür nicht, und welche Schulung oder Zertifizierung der Mieter vor der Nutzung benötigt.
- Stornierungs- und Rückerstattungsrichtlinie. Was passiert, wenn der Kunde seine Reservierung stornieren oder ändern muss.
- Versicherungsanforderungen. Ob der Mieter seine eigene Versicherung benötigt oder ob Sie einen Schadensverzicht als Zusatzoption anbieten.
Hier spielt lokales Recht tatsächlich eine Rolle, und es lohnt sich, ein reales Beispiel durchzugehen.
Angenommen, Sie betreiben ein Kamera- und AV-Verleihgeschäft in Kalifornien und vermieten Kinokameras, Objektive und Beleuchtungskits an Produktionsteams. Da Kalifornien Verkaufs- und Nutzungssteuern auf die meisten Vermietungen von materiellem persönlichem Eigentum erhebt, sollten Ihre Bedingungen klar angeben, ob Steuern im aufgeführten Satz enthalten sind oder beim Checkout hinzugefügt werden, da das California Department of Tax and Fee Administration Mietbelege als steuerpflichtig behandelt, einschließlich obligatorischer Zusatzoptionen wie Schadensverzicht.
Die Gesetze, die für Ihr Verleihgeschäft gelten, hängen vollständig von Ihrem Land, Bundesstaat, Ihrer Stadt und manchmal sogar von Ihrer spezifischen Art von Ausrüstung ab. Der beste Schritt ist, einen Anwalt in Ihrer Region zu konsultieren, um Ihre Bedingungen und Vereinbarungen zu überprüfen, bevor Sie sie mit echten Kunden verwenden. Eine generische Vorlage bringt Sie den größten Teil des Weges dorthin, aber eine schnelle rechtliche Überprüfung erfasst die Dinge, die spezifisch für Ihren Standort sind.
Ihre Bedingungen sollten auch Zahlungsbedingungen klar festlegen: einschließlich wann die Zahlung fällig ist, welche Zahlungsformen Sie akzeptieren, was passiert, wenn eine Zahlung fehlschlägt oder verspätet ist, und wie Kautionen erstattet werden (und wie lange das dauert). Vage Zahlungsbedingungen sind eine der häufigsten Streitursachen und auch eine der am einfachsten zu behebenden.
Warum das Einholen einer Unterschrift wichtig ist
Nichts von dem oben Genannten bedeutet etwas ohne eine Unterschrift. In den meisten Fällen macht es die Unterschrift beider Parteien viel einfacher, den Vertrag durchzusetzen, wenn ein Streit entsteht. Eine Unterschrift verwandelt Ihre Bedingungen von einem Vorschlag in etwas, dem ein Kunde tatsächlich zugestimmt hat.
Dies ist wichtig, selbst bei Stammkunden oder Personen, die Sie gut kennen. Und es ist noch wichtiger bei hochwertiger Ausrüstung, da eine fehlende Unterschrift eines der ersten Dinge ist, nach denen der Anwalt eines Kunden suchen wird, wenn ein Streit vor Gericht landet. Machen Sie das Unterschreiben jedes Mal zu einem Teil Ihres Checkout-Prozesses, ohne Ausnahmen.
Die beste verfügbare Mietvertragsvorlage finden
Wenn Sie Verträge von Hand erstellen, verbringen Sie Zeit mit etwas, das ein paar Klicks dauern sollte. Booqable macht das Erstellen und Senden eines Ausrüstungsverleihvertrags zu einem Teil des normalen Bestellablaufs statt zu einer separaten Aufgabe.
So funktioniert es:
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Personalisieren Sie Ihre Vorlage. Sie können Ihre Vertragsvorlage einmal in Ihrem Konto mit Ihrem Logo, Bedingungen und Vereinbarungen und den Feldern, die Sie aus jeder Bestellung ziehen möchten, anpassen.
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Erstellen Sie den Vertrag. Von jeder Bestellung, die innerhalb Ihres Kontos aufgegeben oder online empfangen wird, können Sie klicken, um einen Vertrag zu erstellen, und er füllt sich automatisch mit den Kundendaten, den Mietdaten, den Produkten und der Preisgestaltung. Kein erneutes Eintippen, kein Kopieren und Einfügen.
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Sammeln Sie eine Unterschrift. Kunden können über die Booqable-App auf Ihrem Telefon oder Tablet unterschreiben, wenn sie vor Ihnen stehen, oder sie können auf ihrem eigenen Laptop oder Desktop unterschreiben, während Sie persönlich zusammen sind. So oder so ist es eine digitale Unterschrift, die direkt auf dem Dokument erfasst wird. Sobald das Dokument geöffnet ist, haben Sie zwei Optionen:
- Unterschrift anfordern: sendet eine E-Mail an den Kunden mit einem sicheren Signierlink, sodass er remote unterschreiben kann, ohne dass Sie dort sein müssen.
- Signierlink kopieren: lässt Sie den Link selbst senden, über SMS, WhatsApp oder welche Messaging-App Sie und Ihr Kunde bereits verwenden.
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Per E-Mail senden. Senden Sie den unterschriebenen Vertrag direkt aus der App oder von Ihrem Laptop, und der Kunde erhält eine Kopie für seine eigenen Unterlagen.
Jeder Vertrag, den Sie senden, wird automatisch in Ihrem Konto im Dokumentenbereich mit einem Link zu der Bestellung gespeichert, zu der er gehört, sodass Sie nie durch E-Mail-Threads oder einen Aktenschrank wühlen müssen, um eine unterschriebene Kopie zu finden. Wenn sechs Monate später ein Streit auftaucht, können Sie ihn in Sekunden aufrufen.
Die Kraft, es schriftlich festzuhalten
Ein guter Vertrag ist eines dieser Dinge, an die Sie nicht denken, bis Sie ihn brauchen, und dann sind Sie froh, dass er da ist. Decken Sie die Grundlagen ab: wer beteiligt ist, was gemietet wird, die Daten, die Preisgestaltung und klare Bedingungen und Vereinbarungen, die Haftung, Zahlung und was passiert, wenn etwas schiefgeht, festlegen.
Holen Sie sich jedes Mal eine Unterschrift, und lassen Sie einen Anwalt in Ihrer Region Ihre Bedingungen überprüfen, damit sie tatsächlich mit den Gesetzen an Ihrem Standort übereinstimmen. Und wenn Sie das nicht alles von Grund auf neu erstellen möchten, verschafft Ihnen ein Tool wie Booqable in wenigen Klicks einen funktionierenden Ausrüstungsverleihvertrag, der noch am selben Tag versand- und unterschriftsbereit ist.
Dieser Blogbeitrag dient nur zu Informationszwecken und sollte nicht als Rechtsberatung betrachtet werden. Während wir uns bemühen, genaue und aktuelle Informationen über Ausrüstungsverleihverträge bereitzustellen, können Gesetze und Vorschriften je nach Gerichtsbarkeit variieren und sich im Laufe der Zeit ändern. Sie sollten einen qualifizierten Anwalt oder Rechtsexperten konsultieren, um sicherzustellen, dass Ihr Ausrüstungsverleihvertrag den geltenden Gesetzen entspricht und Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen erfüllt.
