Kennedy Gates und ihr Ehemann Ruben leiten Social Seats, ein Event-Vermietungsunternehmen, das auf einer einfachen Idee aufbaut: Menschen sollten nicht tagelang auf ein Angebot warten müssen, nur um ein Zelt zu buchen. Sie gründeten das Unternehmen, nachdem sie festgestellt hatten, wie schwierig es war, in ihrer Region hochwertige Event-Vermietungen mit klaren, transparenten Preisen zu finden.
Jede Anfrage schien einen langsamen E-Mail-Verkehr auszulösen, bevor überhaupt klar war, was etwas kostet. Also bauten Kennedy und Ruben das genaue Gegenteil auf: ein Geschäft mit transparenter Preisgestaltung und sofortiger Online-Buchung.
Heute führt Social Seats einen gezielten Katalog aus modularen Zelten in Gewerbequalität, Lifetime-Tischen, hochwertiger Bestuhlung wie Chiavari-Stühlen und Tischwäsche, um jedes Setup abzurunden. Hochzeitsplaner, Paare und Familien, die runde Geburtstage planen, machen den Großteil ihres Kundenstamms aus, wobei Zelte in Kombination mit Tischen und Stühlen die am häufigsten nachgefragte Zusammenstellung sind.
Das Geschäft läuft fast vollständig online. Kunden durchstöbern den Katalog und buchen direkt, während das Team Lieferung und Aufbau vor Ort übernimmt. Für ein Event-Vermietungsunternehmen ohne Ladengeschäft ist dieses Online-Buchungserlebnis zentral für den Geschäftsbetrieb.
Vor Booqable stellten Kennedy und Ruben ihren Arbeitsablauf mühsam aus allgemeinen CRM-Tools wie Dubsado und manueller Bestandsverfolgung zusammen. Keines davon bot ihnen eine Live-Übersicht darüber, was tatsächlich zur Vermietung verfügbar war, sodass sie die Verfügbarkeit für jede Anfrage von Hand bestätigen mussten. Das machte es schwierig, das schnelle Self-Service-Buchungserlebnis anzubieten, das sie sich wünschten.
Den Überblick über jedes Zelt, jeden Tisch und jeden Stuhl behalten
Die manuelle Bestätigung der Verfügbarkeit für jede Buchung kostete Kennedy und Ruben Zeit, die sie nicht hatten, und ließ zugleich Raum für Verfügbarkeitsfehler und Doppelbuchungen. Mit Booqable erhielten sie ein zentrales Bestandssystem, in dem sie Produkte hinzufügen, Variationen wie verschiedene Zeltgrößen oder Stuhlmodelle verwalten und die Verfügbarkeit bei eingehenden Buchungen aktuell halten können.
Wie Kennedy es formulierte, war die Bestandsverfolgung die größte Veränderung für ihr Geschäft, da sie automatisiert, wie sie den Überblick über Zelte, Tische und Bestuhlungskonfigurationen behalten.
Mit dieser Grundlage hilft Booqable ihnen nun dabei:
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Den Bestand über ihren gesamten Event-Vermietungskatalog hinweg zu verfolgen
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Die Verfügbarkeit stets aktuell zu halten und Doppelbuchungen zu vermeiden
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Fehler durch manuelle Bestandsverfolgung zu reduzieren
Kennedy und Ruben müssen ihre Abende nicht mehr damit verbringen, den Bestand von Hand zu zählen. Sie können mit mehr Zuversicht zusätzliche Veranstaltungen annehmen, weil sie einen klaren Überblick darüber haben, was wann verfügbar ist.
Individuelle Angebote für jede Anfrage erstellen
Nicht jede Buchung beginnt im Online-Shop. Social Seats erhält auch einen stetigen Strom an Anfragen über seine Facebook-Seite, und vor Booqable entwickelten sich diese oft zu unübersichtlichen Hin-und-Her-Gesprächen über Preise. Es gab keine einfache Möglichkeit, jemandem außerhalb des Online-Checkout-Prozesses schnell ein professionelles Angebot zu machen.
Jetzt können Kennedy und Ruben direkt in Booqable ein individuelles Angebot erstellen, sobald sich jemand meldet. Kennedy sagte, dies gebe ihnen mehr Flexibilität dabei, wie sie Buchungen entgegennehmen, egal ob ein Kunde sie über den Online-Shop findet oder ihnen direkt schreibt.
Das hilft ihnen dabei:
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Facebook-Anfragen innerhalb von Minuten in professionelle Angebote zu verwandeln
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Buchungen zusammenzuhalten, unabhängig davon, wo die Anfrage begann
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Schnell zu reagieren, ohne zwischen separaten Systemen jonglieren zu müssen
Das bedeutet, dass eine Anfrage nicht schwerer zu verwalten wird, nur weil sie außerhalb des Online-Shops begann, und Kunden erhalten ein einheitliches Erlebnis, unabhängig davon, wie sie zuerst Kontakt aufnehmen.
Vom Hin und Her zu einem reibungsloser laufenden Geschäft
„Booqable fungiert für uns wie ein zusätzliches Verwaltungsteammitglied“, sagte Kennedy und beschrieb damit, wie viel von der täglichen Arbeitslast die Plattform inzwischen übernimmt.
Was früher ein zersplitterter Mix aus CRM-Software und manueller Bestandsverfolgung war, ist heute ein zentrales System zur Verwaltung von Buchungen, zur Bestandsverfolgung und zur Erstellung von Angeboten für neue Anfragen.
Mit dieser Grundlage blickt Social Seats bereits voraus auf die Entwicklung zu einem vollwertigen Unternehmen für Eventplanung und -produktion, das alles vom ersten Konzept bis zum finalen Abbau der besonderen Feiern übernimmt, für die sie sich einen Namen gemacht haben.
