Gevestigd in Aarschot, België, wordt Mirage Studio geleid door Denis Sels, die met een klein team van drie personen meubelverhuur, decoratie, logistiek en complete evenementenopstellingen levert. Na meer dan tien jaar een evenementenlocatie te hebben gerund, voelden Denis en zijn zakenpartner Terry dat het tijd was voor een nieuw hoofdstuk. Zoals Denis het zegt: “Terry en ik hebben 12 jaar een evenementenlocatie gerund. We werkten heel klantgericht en leverden veel mooie evenementen. We ontgroeiden het een beetje en besloten simpelweg opnieuw te beginnen.”
Dat nieuwe begin werd Mirage Studio, een evenementenbureau en verhuurbedrijf dat evenementenplanners, bruidsparen, lokale overheden en bedrijven bedient. Hun focus ligt op creativiteit, snelheid en unieke materialen, en ze zijn er trots op mee te denken met de klant om thematische ervaringen te ontwikkelen.
Maar achter de schermen werd het beheren van de groeiende vraag moeilijk. Denis legde uit dat voor Booqable alles “in mijn hoofd” zat, wat het maken van offertes traag en inconsistent maakte. “Je verliest klanten daardoor, en het is niet professioneel,” herinnert hij zich.
Overstappen naar Booqable gaf het team een gecentraliseerd boekingssysteem dat verspreide mentale notities verving door duidelijkheid. Met de tools van Booqable, inclusief functies die zowel hun evenementenverhuursoftware-behoeften als evenementenverhuurswebsite-behoeften ondersteunen, kregen ze sterkere teamwork en een meer professionele workflow.
Een klantgericht evenementenverhuurbedrijf opbouwen
De aanpak van Mirage Studio is gebouwd op samenwerking en creativiteit. Denis legt uit: “We proberen mee te denken met de klant en leuke thema’s te ontwikkelen. We streven ernaar snel te zijn en unieke materialen aan te bieden.” Hun klanten organiseren alles van bruiloften en bedrijfsevenementen tot bijeenkomsten van lokale overheden, elk vereist zorgvuldige coördinatie en betrouwbaar voorraadbeheer.
Voordat ze Booqable’s alles-in-één voorraadbeheersysteem adopteerden, was het bijhouden van materialen, schema’s en overlappende aanvragen een groeiende uitdaging. Denis zegt dat het moeilijkste deel de hoeveelheid tijd was die het team besteedde aan administratie en het voorbereiden van documenten. “Veel tijd verspillen aan het maken van offertes” betekende vaak dat ze kansen misten of langzamer reageerden dan klanten verwachtten.
Nu, met Booqable’s bestel- en offertetools, kan het team verschillende projecten met meer vertrouwen beheren. Ze kunnen beschikbaarheid controleren, nauwkeurige bestellingen maken en boekingen snel bijwerken wanneer plannen veranderen. Elk artikel is verbonden met echte voorraadgegevens, dus dubbele boekingen zijn niet langer een zorg. En met duidelijkere projectoverzichten kan Mirage Studio complexere evenementen ondersteunen zonder het persoonlijke tintje te verliezen dat hun werk doet opvallen.
Handmatige bestellingen efficiënt afhandelen
Een van Mirage Studio’s grootste uitdagingen was het handmatig afhandelen van al hun bestellingen. Met alles bewaard in het geheugen van Denis of opgeschreven in verspreide notities, was het moeilijk om betalingen, klantgegevens en boekingsstatussen bij te houden. Dit is wat hen ertoe bracht Booqable’s handmatige bestelfunctie te gebruiken. Nu, in plaats van te jongleren met spreadsheets of papier, kan Denis handmatige bestellingen direct in Booqable maken.
Deze bestellingen werken soepel samen met hun verkooppuntstroom, en betalingsupdates worden in het systeem geregistreerd. Elke keer dat ze een bestelling naar ‘gereserveerd’ verplaatsen, kunnen ze er zeker van zijn dat hun verhuurproducten uit de beschikbaarheid worden gehaald voor die datums, zodat ze zich geen zorgen hoeven te maken over de mogelijkheid van dubbele boekingen. Bestelstatussen, klantinformatie en wijzigingen blijven allemaal georganiseerd vanaf het moment dat een klant contact opneemt.
Deze functie helpt hen:
- Walk-in en last-minute boekingen veilig op één plek bewaren
- Voorkomen dat ze betalingen of artikelbeschikbaarheid kwijtraken
- Logistiek en communicatie duidelijker houden voor elk project
Met deze verandering is Mirage Studio niet langer afhankelijk van geheugen om hun bedrijf draaiende te houden. Handmatige bestellingen maken nu deel uit van een betrouwbaar systeem dat hen sneller laat werken en zich zekerder laat voelen over wat er is geboekt.
Duidelijke, automatisch gegenereerde offertes maken
Offertes waren de belangrijkste uitdaging voor Denis voordat hij Booqable gebruikte. “Veel tijd verspillen aan het maken van offertes. Je verliest klanten daardoor,” zegt hij. Het handmatig maken van offertes vertraagde reacties en liet het bedrijf minder professioneel lijken voor klanten die snelle antwoorden nodig hadden.
Booqable’s offertefunctie verandert dat door automatisch offertes te genereren met artikelen, prijzen en klantgegevens die al in het systeem zitten. Mirage Studio kan offertes verzenden met e-mailsjablonen, documenten opslaan in Booqable en digitale handtekeningen verzamelen wanneer klanten klaar zijn om te bevestigen. Klanten hebben het verschil ook opgemerkt. Denis deelt dat ze hem nu vertellen “dat het een duidelijke en gemakkelijk te begrijpen offerte is.”
Deze functie helpt hen:
- Professionele offertes in minuten maken
- Alle offerte- en besteldocumenten bij elkaar houden
- Boekingen sneller goedkeuren met digitale handtekeningen
In plaats van waardevolle tijd te besteden aan het vanaf nul opmaken van documenten, kan Denis nu snel nauwkeurige offertes verzenden. Dit helpt hen sneller te reageren, meer boekingen binnen te halen en het oorspronkelijke probleem van trage handmatige offertes op te lossen.
Opnieuw beginnen met een nieuwe visie
Het verhaal van Mirage Studio laat zien wat er kan gebeuren wanneer een verhuurbedrijf structuur brengt in zijn workflow. Denis begon met alles “in mijn hoofd” maar werkt nu met meer duidelijkheid, snellere offertes en wat hij beschrijft als “gemoedsrust.”
Met Booqable die hun boekingen, offertes en voorraadbeheer ondersteunt, kan het team zich concentreren op het leveren van gedenkwaardige evenementen en het opbouwen van langdurige klantrelaties.
