MI Premier Rentals wordt gerund door Kevin Arszylo en is gevestigd in Troy, Michigan. Het idee kwam niet voort uit een bedrijfsplan, maar uit het bekijken van zijn eigen garage, toen Kevin begon met het verhuren van een enkele aanhangwagen, voordat hij dacht: “Vast hebben andere mensen speciale aanhangwagens nodig en willen ze die huren.” Het duurde niet lang voordat hij besloot het idee te testen met wat hij al bezat.
Niet lang daarna realiseerde Kevin zich dat hij voortdurend apparatuur kocht die hij maar een paar keer gebruikte. Zijn vrouw drong er bij hem op aan om iets anders te proberen. “In plaats van voortdurend meer speelgoed voor mezelf te kopen, zou ik ze kunnen verhuren om te zien hoe het gaat”, zei Kevin. “En het ging geweldig.”
Dat vroege succes maakte iets duidelijk. Mensen wilden toegang, geen eigendom. Ze wilden apparatuur gebruiken wanneer ze die nodig hadden, zonder de kosten en het onderhoud dat bij kopen komt kijken. Vandaag biedt MI Premier Rentals vrachtwagens, aanhangwagens, jetski’s, boten, sneeuwscooters en side-by-sides aan voor recreatie, transport en seizoensgebonden gebruik.
In het begin beheerde Kevin alles met Excel en notitieboeken, waardoor het bijhouden van data, documenten en betalingen stressvol werd. Overstappen naar Booqable om bestellingen, klanten, huurovereenkomsten en meer te beheren, gaf hem een manier om te groeien met behulp van betrouwbare apparatuurverhuursoftware.
Een op afstand gerund verhuurbedrijf starten
Het bedrijf groeide natuurlijk naarmate de vraag toenam. Kevin realiseerde zich dat veel klanten toegang wilden tot apparatuur die ze niet konden rechtvaardigen om te kopen. “De meeste mensen kunnen zich powersports ook niet veroorloven als ze ze maar een paar keer gebruiken”, legde hij uit. Zijn klanten variëren sterk in leeftijd en achtergrond.
Aanhangwagens worden het vaakst verhuurd, terwijl jetski’s vooral druk zijn tijdens de zomer. Er is geen typische klant, wat deels is wat het bedrijf het hele jaar door draaiende houdt. Naarmate het volume toenam, werd handmatige tracking een echt probleem.
“Het bijhouden van data, winsten, alles was een worsteling”, zei Kevin. Verloren notities of gemiste details konden snel problemen worden. Vandaag bereiken klanten hem via advertenties en sociale kanalen, en Kevin behandelt alles binnen Booqable. Kevin kan een huurovereenkomst sturen die een handleiding bevat naast een van de e-mailsjablonen van Booqable.
Vervolgens ontvangt de klant een door Booqable gegenereerde factuur met een betalingslink die wordt beheerd via Stripe. Hij kan vervolgens de items reserveren in de Booqable-beschikbaarheidskalender, ze blokkeren voor beschikbaarheid voor die data, en de klantgegevens worden automatisch opgeslagen in zijn klantendatabase.
Alles blijft op één plek verbonden, van documenten tot betalingen tot inventaris. Deze opstelling bespaart tijd, vermindert fouten en laat Kevin bijna alles zelf uitvoeren met apparatuurverhuursoftware die past bij zijn werkwijze.
Overeenkomsten duidelijk en georganiseerd houden
Papierwerk was vroeger een van Kevins grootste pijnpunten. Ervoor zorgen dat elke klant de juiste documenten had ondertekend was moeilijk. “Er goed voor zorgen dat ik alle documenten van klanten georganiseerd had” was moeilijk te garanderen.
Zo werkt het nu. Wanneer Kevin een nieuwe bestelling aanmaakt, genereert hij een huurovereenkomst met één klik. De overeenkomst wordt automatisch vooraf ingevuld met boekingsdetails zoals huurdatums, productinformatie en voorwaarden, dus er hoeft niets twee keer te worden ingevoerd.
Kevin past het overeenkomstsjabloon aan zijn bedrijf aan en voegt een gebruiks- en bedieningshandleiding toe naast een Q&A-sectie. De overeenkomst wordt aan een e-mail gehecht en rechtstreeks naar de klant gestuurd, waar deze digitaal kan worden bekeken en ondertekend of als PDF kan worden gedownload.
Tegelijkertijd ontvangt de klant een door Booqable gegenereerde factuur met een Stripe-betalingslink. De items worden gereserveerd in het systeem en geblokkeerd voor beschikbaarheid voor die data, en klantgegevens worden automatisch opgeslagen bij de bestelling.
Deze opstelling biedt MI Premier Rentals drie duidelijke voordelen:
-
Ondertekende overeenkomsten worden opgeslagen bij elke reservering
-
Items worden correct geblokkeerd voor beschikbaarheid
-
Betalingen en klantgegevens worden op één plek bijgehouden
Een klantendatabase opbouwen voor herhalingszaken
Het praktische voordeel is gemoedsrust. Kevin maakt zich geen zorgen meer over ontbrekend papierwerk of dubbele boekingen, en klanten weten precies wat ze kunnen verwachten.
Het voornamelijk alleen runnen van het bedrijf betekende dat Kevin een betrouwbare manier nodig had om klanten in de loop van de tijd bij te houden. Voorheen was er geen duidelijk overzicht van wie wat had gehuurd, wanneer ze voor het laatst hadden geboekt of hoe vaak ze terugkwamen.
Zoals Kevin het verwoordt: “klantinformatie opslaan, zien hoe vaak en wat ze eerder hebben gehuurd” is een van zijn favoriete functies. Wanneer een klant een bestelling plaatst of Kevin er handmatig een aanmaakt, worden hun gegevens automatisch opgeslagen in een klantprofil.
Elk profiel bevat een duidelijke geschiedenis van eerdere en aankomende verhuur, zodat Kevin snel kan zien wat iemand eerder heeft geboekt zonder iets handmatig te loggen. Hij kan ook notities toevoegen, kortingen toepassen en extra details opslaan die helpen bij voorbereiding en communicatie.
Dit bereikt drie dingen voor zijn bedrijf:
-
Terugkerende klanten zijn gemakkelijk te herkennen en te bedienen
-
Boekingsgesprekken verlopen sneller met volledige context
-
Loyaliteit en herhalingszaken zijn gemakkelijker te beheren
Het resultaat is consistentie. Kevin kan met vertrouwen reageren, relaties georganiseerd houden en vertrouwen op zijn apparatuurverhuursoftware om de details te behandelen die hij vroeger handmatig bijhield.
Met vertrouwen vooruitkijken
MI Premier Rentals laat zien hoe een klein idee kan groeien met de juiste opstelling. Kevin stapte over van notitieboeken en spreadsheets naar een enkel systeem dat verhuur op afstand, duidelijke overeenkomsten en terugkerende klanten ondersteunt.
Met Booqable als zijn apparatuurverhuursoftware richt hij zich op het uitbreiden van locaties, het toevoegen van niche-inventaris en het voortzetten van zijn doel om een echte one-stop verhuurwinkel te worden.
