Emily startte LCRS Rental in Colorado nadat ze de vraag naar unieke evenementstukken in haar gemeenschap had opgemerkt. “We zijn LCRS Rental, Colorado, begonnen als een schildersbedrijf en zijn langzaam overgestapt op evenementenverhuur nadat we meer te weten waren gekomen over de vraag in ons gebied.” Van op maat gemaakte trouwbogen tot decors voor evenementen en verhuur van nieuwigheden, haar boetiekaanbod trok al snel koppels, bedrijfsplanners en locaties aan.
Het kleine team van vijf beheert ook de leveringen, installatie en afbraak. Voordat ze overstapte, vertrouwde Emily op Google Spreadsheets en PDF-lookbooks, waardoor het moeilijk was om producten bij te houden en schema’s te plannen. “Dit was een omslachtig proces.” Naarmate het bedrijf groeide, werd het beheren van de voorraadorganisatie, de leveringsplanning en de integratie van de website te overweldigend.
Emily legt uit: “We kunnen gemakkelijk onze voorraad volgen en ons voorbereiden op de evenementenseizoenen, ik kan snel leveringsschema’s opstellen met ons team en onze website-integratie heeft er nog nooit zo goed uitgezien!” Met Booqable ondersteunen hun software voor evenementenverhuur en evenementenverhuur nu de groei en het vertrouwen van de klant.
Inventaris met vertrouwen organiseren
Emily verhuurt speciale evenementenstukken voor bruiloften, bedrijfsevenementen en privéfeesten. “We onderscheiden ons omdat we gefocust zijn op het leveren van de focusstukken aan evenementen. We zijn trots op ons aanbod in boetiekstijl en werken nauw samen met locaties en planners.” Maar het bijhouden van deze speciale items op spreadsheets leidde tot gemiste beschikbaarheid en stressvolle last-minute wijzigingen.
De tools voor voorraadorganisatie van Booqable losten dit probleem op door Emily live updates en gestructureerde controle over haar verhuurproducten te geven. Ze benadrukt hoe belangrijk dit is: “We kunnen onze voorraad gemakkelijk volgen en ons voorbereiden op de evenementenseizoenen.”
Zo werkt het voor LCRS Rental:
-
Volg de beschikbaarheid in realtime, zodat klanten weten wat er gratis is op hun dates.
-
Plan bestellingen automatisch zonder het heen en weer gaan van spreadsheets.
-
Voorkom dubbele boekingen en zorg ervoor dat artikelen klaar zijn voor levering.
In plaats van te reageren op last-minute wijzigingen, kan Emily nu met vertrouwen plannen maken voor drukke trouwseizoenen. Wat ooit uren aan updates kostte, is nu automatisch, waardoor het team zich meer kan concentreren op service en minder op papierwerk.
Leveringen eenvoudig gemaakt
Levering vormt de kern van de service van LCRS Rental, aangezien elke achtergrond en boog op de locatie moet worden opgesteld. Vóór Booqable was het plannen van logistiek stressvol en vaak verwarrend. “Ik gebruikte vooral google sheets en pdf-lookbooks. Dit was een omslachtig proces.”
De bezorgapp van Booqable berekent automatisch de bezorgkosten op basis van het adres van de klant tijdens het online afrekenen, waardoor klanten direct duidelijkheid hebben. Emily merkt op: “Klanten kunnen gemakkelijk zien wat er beschikbaar is voor hun specifieke evenementdata en ze kunnen ook de bezorgkosten zien zodra hun afleveradres is ingevoerd.”
De bezorg-app maakt het verschil door hen te helpen:
-
Stel bezorgtarieven in voor verschillende afstanden, zodat de prijzen altijd nauwkeurig zijn.
-
Geef klanten de keuze tussen bezorgen met setup of afhalen.
-
Zorg ervoor dat de bezorgkosten vooraf worden weergegeven zonder dat u heen en weer hoeft te gaan.
In plaats van te jongleren met telefoontjes en spreadsheets, heeft het team nu bezorgkosten en -opties die automatisch worden beheerd bij het afrekenen. Dat betekent dat evenementen soepeler verlopen en dat klanten zich gerustgesteld voelen als ze precies weten wat ze kunnen verwachten voordat ze boeken.
Vooruit plannen met de mobiele app
Het beheren van een groeiend aantal unieke huurstukken betekent ook dat je je goed op voorhand moet voorbereiden. Emily zegt: “Ik gebruik de mobiele app om me voor te bereiden op aankomende huurreserveringen en om te zien welke leveringen voor de komende maand moeten worden uitgevoerd.” Voorheen vereiste dit het doorzoeken van verspreide documenten en het risico van menselijke fouten in haar team.
Met de Booqable mobiele app kan Emily nu haar planning en productbeschikbaarheid up-to-date houden, waar ze ook is. Dit helpt op praktische manieren:
-
Controleer onderweg op aankomende reserveringen.
-
Bekijk welke leveringen er per week nodig zijn.
-
Bereid het personeel voor op aankomende opstellingen zonder tot het laatste moment te wachten.
Met de mobiele app kan Emily haar verhuurbedrijf runnen met minder last-minute verrassingen. In plaats van te raden of te controleren, weet ze precies wat er gaat komen, waardoor het gemakkelijker wordt om verzoeken van klanten in evenwicht te brengen met de werklast van haar kleine team.
Schalen met vertrouwen
LCRS Rental is uitgegroeid van een klein schildersbedrijf tot een vertrouwd verhuurbedrijf in Colorado, dat boetiekstukken voor evenementen aanbiedt aan planners, locaties en koppels. Met Booqable’s software voor evenementenverhuur hebben Emily en haar team spreadsheets vervangen door een georganiseerde inventaris, een duidelijke bezorgplanning en toegang tot de mobiele app.
Zoals Emily het zegt: “Veel tijdwinst tussen onze klanten en ons bedrijf. Klanten kunnen precies zien wat we beschikbaar hebben en we zijn in staat om vooraf veel contactgegevens vast te leggen.”
De overstap heeft niet alleen geholpen met de logistiek, maar ook de klantervaring verbeterd. Met hun website voor evenementenverhuur, mogelijk gemaakt door Booqable, kunnen klanten de beschikbaarheid controleren, de bezorgkosten direct zien en met vertrouwen boeken. Voor Emily betekent dit dat ze meer tijd moet besteden aan het creëren van onvergetelijke ervaringen en het uitbreiden van haar unieke collectie huurstukken.
