Capital Conventions Contractors, gevestigd in de Verenigde Staten, wordt geleid door Pete Crepeau, die onlangs bij het bedrijf is gekomen als nieuwe eigenaar. Het bedrijf biedt contract- en verhuurdiensten voor evenementen voor congressen en bijeenkomsten, met klanten variërend van grote bedrijfsmerken tot kleinere gemeenschapsorganisatoren. Voordat ze overstapten op Booqable, vertrouwde hun 40-koppige team op spreadsheets.
Pete legt uit dat hun aanpak “volledig handmatig” was en dat het resultaat constante stress was. “Vaak kwamen we er heel laat in het proces achter dat we iets tekort kwamen, waardoor we onszelf moesten huren of artikelen van een andere aannemer moesten verzenden.” Om dit op te lossen, wendden ze zich tot Booqable’s software voor evenementenverhuur om hun inventaris en bestellingen georganiseerd te houden, terwijl ze verzekerd bleven van live beschikbaarheid.
Van kleinere evenementen tot nationale congressen
Capital Conventions Contractors is gespecialiseerd in het leveren van verhuurapparatuur en -diensten voor evenementen van elke omvang, van grote nationale congressen tot intieme buurtbijeenkomsten. Met een sterke business-to-business focus werkt het bedrijf nauw samen met accountmanagers en operationele teams die vertrouwen op betrouwbare evenementenverhuur om succesvolle ervaringen te bieden. Zoals Pete het zegt: “We richten ons op zowel nationale evenementen als zeer kleine lokale voorstedelijke evenementen.”
Wanneer zakelijke klanten zoals Subway of andere nationale merken hun handelsconventies plannen, komen vragen eerst binnen via de accountmanagers. Deze managers werken rechtstreeks samen met de klant om na te gaan wat er nodig is en geven de definitieve verzoeken vervolgens door aan operationele managers. Van daaruit “worden bestellingen vervolgens door operations managers overgebracht naar Booqable”, zegt Pete, zodat de backend georganiseerd blijft en verbonden blijft met live beschikbaarheid.
Binnen Booqable maakt het team gebruik van voorraadbeheer, documentsjablonen, rapportagetools, de dashboardplanner en de beschikbaarheidskalender. Het belangrijkste is dat het gebruik van Booqable betekent dat ze niet langer tegen de tekorten aanlopen die Pete beschreef: “Vaak kwamen we er heel laat in het proces achter dat we iets tekort kwamen, waardoor we onszelf moesten huren of artikelen van een andere aannemer moesten verzenden.” Met live voorraadregistratie worden die last-minute scrambles vermeden.
Verzekerd blijven met live beschikbaarheid
Een van de grootste pijnpunten die hen ertoe aanzette om Booqable te adopteren, was dat ze niet wisten of er voorraad beschikbaar was totdat het te laat was. Pete geeft toe: “Nauwkeurigheid van de inventaris op een voortdurende basis en het niet hebben van de inventaris om de huurboekingen bij te houden” was het terugkerende probleem. De productbeschikbaarheidskalender van Booqable helpt dit direct aan te pakken. Het biedt een duidelijke lijst met producten met hun beschikbaarheid ernaast in een kalenderweergave, zodat het personeel snel naar een specifieke datum kan scrollen en kan zien of een artikel beschikbaar is.
Dit is hoe live beschikbaarheid hun bedrijf ten goede komt:
-
Ze kunnen de beschikbaarheid zien wanneer accountmanagers nieuwe bestellingen toevoegen.
-
Operations managers krijgen een duidelijke kalenderweergave zonder spreadsheets na te jagen.
-
Voorraadconflicten worden onmiddellijk opgemerkt voordat grote congrescontracten worden bevestigd.
Het resultaat is gemoedsrust. In plaats van te reageren op tekorten, kunnen ze proactieve beslissingen nemen. Door live beschikbaarheid in de software voor evenementenverhuur te hebben ingebouwd, wordt het oorspronkelijke pijnpunt van last-minute verrassingen en nachtelijke oplossingen opgelost.
Gebruik van één verhuurdatabase
Spreadsheets zorgden ook voor een ander probleem: informatie was verspreid. Taken zoals het volgen van producten, het beheren van documenten en het verzenden van klantcommunicatie vereisten het schakelen tussen verschillende tools. Nu kunnen al deze processen rechtstreeks binnen de verhuurdatabase van Booqable worden uitgevoerd.
Booqable bewaart belangrijke bestanden zoals facturen, contracten en offertes voor bewaring, terwijl het ook de gedetailleerde bestelgeschiedenis van de klant op één plek bewaart. Dit voorkomt de noodzaak om gegevens in meerdere systemen op te slaan en geeft het team het vertrouwen dat er onderweg niets verloren gaat. Deze alles-in-één software voor evenementenverhuur biedt een aantal specifieke voordelen:
-
Het team kan direct gedetailleerde productinformatie ophalen.
-
Documenten, inkomsten en bestelgeschiedenis van klanten worden allemaal digitaal opgeslagen voor snelle toegang.
-
Barcodes zorgen ervoor dat de apparatuur nauwkeurig wordt gevolgd bij meerdere evenementen.
Met deze functies hoeft het bedrijf zich geen zorgen meer te maken over het kwijtraken van gegevens of het doorzoeken van oude bestanden. In plaats daarvan weten ze alles wat ze nodig hebben in de verhuurdatabase van Booqable, waardoor ze de versnipperde aanpak kunnen vermijden die hen eerder vertraagde.
Vertrouwen voor de toekomst
Capital Conventions Contractors laat zien hoe Booqable een gevestigd evenementenverhuurbedrijf helpt af te stappen van handmatige spreadsheets en een systeem voor groei op te bouwen. Door gebruik te maken van live beschikbaarheid en een uniforme verhuurdatabase, leggen Pete en zijn team de basis voor hun volgende hoofdstuk in de evenementenverhuurbranche.
Vooruitkijkend stelt Pete zich voor om “sterk betrokken te zijn bij de evenementenverhuurkant van de industrie” en hoopt hij extra bedrijven over te nemen in AV-productie, tenten en aanverwante diensten. Met Booqable hebben ze het vertrouwen gekregen dat hun voorraad, bestellingen en toekomstige acquisities allemaal kunnen worden beheerd vanuit één betrouwbaar platform.
