Hoe een bedrijf starten in evenementenverhuur in 2025

Het starten van een evenementenverhuurbedrijf in 2025 is een spannende manier om een winstgevend bedrijf op te bouwen. Evenementen van allerlei aard zijn booming, van bruiloften en tuinfeesten tot grootschalige bedrijfsevenementen. Mensen verwachten gemak, flexibiliteit en een verscheidenheid aan huurmogelijkheden bij het plannen van hun evenementen.

Daarom is het belangrijk om jezelf uit te rusten met tools die speciaal zijn ontworpen voor de verhuurbranche. Goede software voor evenementenverhuur helpt je bij het beheren van producten, boekingen, betalingen en communicatie met klanten. Door te kiezen voor Booqable krijg je software die speciaal is ontworpen voor verhuur en die zich aanpast aan jouw bedrijf en de dagelijkse gang van zaken eenvoudiger maakt.

Stap 1: De basis leggen voor je bedrijf

De eerste stap bij het starten van je evenementenverhuurbedrijf is het bouwen van een solide basis. Het identificeren van je markt, het onderzoeken van je concurrentie en het kiezen van je kernproducten helpt je veelvoorkomende fouten te voorkomen en sneller boekingen te realiseren. Een beetje voorbereiding vooraf bespaart u later tijd, geld en stress.

Identificeer uw doelgroep

Door uw doelgroep te definiëren, kunt u zich richten op de klanten die u het liefst wilt bedienen. Bruiloften, bedrijfsevenementen en privéfeesten vereisen elk een andere soort verhuur, dus als u uw doelgroep kent, weet u zeker dat uw producten aan hun verwachtingen voldoen.

Bestudeer uw concurrenten in uw omgeving

Door naar andere bedrijven bij u in de buurt te kijken, krijgt u inzicht in wat werkt en waar kansen liggen. Controleer hoe zij prijzen, welke producten zij verhuren en hoe zij zichzelf in de markt zetten, zodat u uw bedrijf op een unieke manier kunt positioneren.

Registreer uw bedrijfsnaam

Door uw bedrijfsnaam te registreren, maakt u uw bedrijf officieel en creëert u vertrouwen bij klanten. Gebruik consequent dezelfde naam op uw website, documenten en facturen, zodat mensen u gemakkelijk onthouden.

Koop uw domeinnaam

Uw websiteadres is vaak het eerste dat klanten zien. Door een domein te kopen dat overeenkomt met uw bedrijfsnaam, wordt uw merk gemakkelijker te vinden en professioneler.

Koop uw eerste ronde kernvoorraad

Begin klein door alleen de essentiële artikelen voor uw gekozen markt te kopen. Zo kunt u de vraag testen, zien welke boeken het snelst verkopen en uw catalogus later uitbreiden naarmate uw bedrijf groeit.

Als u bijvoorbeeld kleine bruiloften in de achtertuin wilt aanbieden, kan uw eerste voorraadaankoop stoelen, rustieke tafels en decoratieve verlichting omvatten. Naarmate u leert wat klanten het leukst vinden, kunt u later grotere artikelen toevoegen, zoals tenten of geluidssystemen.

Door je eerst op de essentie te concentreren, start je sneller en leer je snel. Deze aanpak houdt je evenementenverhuurbedrijf slank, flexibel en klaar om te groeien.

Stap 2: Kies software voor evenementenverhuur die met je meegroeit

Zodra je de basis op orde hebt, is de volgende stap het opzetten van het systeem dat je bedrijf aanstuurt. Voor een evenementenverhuurbedrijf is software geen optie. Het is de ruggengraat die je boekingen, documenten en betalingen georganiseerd houdt. Zonder software worden dubbele boekingen, verloren offertes en gemiste facturen echte risico’s.

Booqable is ontwikkeld voor verhuurbedrijven en wordt wereldwijd door duizenden mensen vertrouwd. Het bevat alle functies die u in moderne verhuursoftware zoekt, zodat u georganiseerd blijft en uw klanten de soepele ervaring biedt die ze verwachten.

Live voorraadbeheer

Een van de belangrijkste functies is precies weten wat er op een bepaald moment beschikbaar is. Booqable toont de live beschikbaarheid van elk artikel, zodat u nooit het risico loopt op dubbele boekingen, en u kunt direct zien of producten vrij zijn op de door een klant gekozen datum.

Productcollecties en bundels

Klanten willen vaak groepen artikelen tegelijk huren, zoals een huwelijkspakket met tafels, stoelen en verlichting. Met Booqable kunt u bundels en collecties maken, zodat klanten complete opstellingen met één klik kunnen boeken, wat hen tijd bespaart en uw huurwaarde verhoogt.

Geautomatiseerde documenten en e-mails

Papierwerk kan gemakkelijk uren van je dag opslokken. Met Booqable worden offertes, facturen en e-mails naar klanten automatisch gegenereerd met jouw huisstijl, zodat elke interactie er professioneel uitziet en binnen enkele seconden klaar is om te verzenden.

Agenda- en planningstools

Door al je boekingen in één agenda te zien, blijf je georganiseerd. In Booqable laat de agenda precies zien wat er uitgaat, wat er terugkomt en wat al gereserveerd is, waardoor de planning eenvoudig en duidelijk is.

Een klant vraagt bijvoorbeeld om 100 stoelen en twee geluidssystemen te reserveren voor een diploma-uitreiking. Met Booqable kun je live de beschikbaarheid controleren, ze aan een bestelling toevoegen en binnen enkele minuten een offerte met je huisstijl versturen.

Zorg ervoor dat de software voor evenementenverhuur deze essentiële functies biedt bij het kiezen van software voor evenementenverhuur. Booqable combineert ze allemaal in één platform, zodat u uw bedrijf efficiënt kunt runnen en uzelf vanaf de eerste boeking professioneel kunt presenteren.

Stap 3: Maak een website voor evenementenverhuur

Uw website is vaak de eerste indruk van uw evenementenverhuurbedrijf. In 2025 verwachten klanten uw producten te kunnen bekijken, opties te vergelijken en online te boeken of een offerte aan te vragen. Met een website is uw bedrijf 24/7 beschikbaar en kunt u klanten werven voordat u überhaupt met ze spreekt.

Booqable biedt u flexibiliteit bij het opbouwen van uw online aanwezigheid. U kunt de Booqable-websitebouwer voor verhuur gebruiken, uw producten in een bestaande site integreren of eenvoudigweg aanvragen via de backoffice beheren als u liever geen online boekingen aanneemt.

Kies een websiteprovider

De eerste stap is bepalen waar je website komt te staan. Met Booqable’s websitebouwer voor verhuur maak je snel een professionele website speciaal voor verhuur, compleet met productcatalogi en boekingsopties. Als je al een website hebt, kun je Booqable er rechtstreeks in integreren, zodat je inventaris, boekingen en aanvragen met elkaar verbonden zijn.

Als je liever geen online boekingen toestaat, kun je een eenvoudig aanvraagformulier toevoegen en bestellingen handmatig in je Booqable-backoffice invoeren. Zo kun je alle aanvragen centraliseren zonder dat je de manier waarop je klanten je bereiken hoeft te wijzigen.

Kies hoe je bestellingen aanneemt

Verschillende klanten boeken graag op verschillende manieren, dus je moet beslissen of je directe reserveringen of offerte-achtige workflows wilt. Met Booqable kun je directe boekingen accepteren met of zonder vooruitbetaling, of workflows op basis van aanvragen instellen waarbij klanten verzoeken indienen of een verlanglijst met producten maken.

Als je wilt dat je kassa meer aanvoelt als een planningstool, kun je vertaalfunctie van Booqable gebruiken om termen te hernoemen, zoals “Online afrekenen” in “Verlanglijst” en “Bestelling” in “Offerteaanvraag”. Dit maakt het proces natuurlijk voor klanten die eerst willen kijken voordat ze een beslissing nemen.

Kies hoe u producten weergeeft

Hoe u uw producten online presenteert, beïnvloedt de klantervaring. Sommige bedrijven tonen hun inventaris als individuele productkaarten, terwijl andere de voorkeur geven aan georganiseerde collecties of thematische bundels.

Met Booqable kunt u alle drie doen: evenementenverhuurcollecties weergeven, items individueel vermelden of kant-en-klare bundels maken die klanten direct kunnen boeken. Met deze opties kunnen klanten gemakkelijk bladeren en vinden ze precies wat ze nodig hebben.

Als u bijvoorbeeld bruiloftsverhuur aanbiedt, kunt u uw website instellen met een “Bruidscollectie” met tafels, stoelen en decoraties, plus een “Compleet bruiloftspakket” dat alles in één pakket bevat. Koppels die op uw site browsen, kunnen het pakket direct reserveren of items uit de collectie aan een verlanglijst toevoegen en u een offerteaanvraag sturen.

Door een website te bouwen die is afgestemd op uw verhuurstijl, geeft u klanten een soepele manier om uw producten te bekijken en te boeken. Met Booqable kunt u de werking van uw website in de loop van de tijd aanpassen, zodat deze altijd aansluit bij zowel uw bedrijf als de behoeften van uw klanten.

Stap 4: Stel prijzen, aanbetalingen en betalingen

Duidelijke prijzen zijn een van de belangrijkste onderdelen van het runnen van een evenementenverhuurbedrijf. Klanten willen precies weten wat ze betalen en u hebt een systeem nodig dat ervoor zorgt dat uw verhuur winstgevend en beschermd is. Aanbetalingen verminderen het aantal no-shows en bieden u zekerheid, terwijl flexibele betalingsopties u helpen meer boekingen te sluiten.

Booqable bevat alle tools die je nodig hebt om deze elementen op één plek te beheren. Met ingebouwde prijsregels, stortingsinstellingen en meerdere betaalmethoden kun je je instellingen aanpassen aan de voorkeuren van je bedrijf en je klanten.

Kies je productprijzen

Verschillende producten kunnen verschillende prijzen vereisen. In Booqable kun je vaste dag- of uurtarieven, vaste prijzen of prijsstructuren instellen die aangepaste tarieven of kortingen voor langere boekingen toestaan. Je kunt bijvoorbeeld klanten die een week huren belonen door ze een verlaagd dagtarief te geven met prijsstructuren, of kortetermijnverhuur winstgevender maken door hogere uurtarieven te rekenen.

Stel een terugvorderbare borg in

Terugvorderbare borg beschermt je bedrijf tegen annuleringen en helpt bij het veiligstellen van artikelen met een hoge vraag. Met Booqable kunt u bepalen of u een percentage van de totale bestelling, een vast bedrag voor alle boekingen of een aanbetaling voor specifieke producten wilt berekenen. Deze flexibiliteit betekent dat u hogere aanbetalingen kunt toepassen op dure of zeldzame items, terwijl u kleinere verhuur gemakkelijk kunt boeken.

Seizoens- en doordeweekse regels toevoegen

In de verhuurbranche zijn niet alle tijden van het jaar hetzelfde. Met Booqable kunt u seizoensgebonden prijsregels instellen of tarieven variëren tussen doordeweekse dagen en weekenden. Zo haalt u het maximale uit piekperiodes, zoals zomerbruiloften of feestdagen, terwijl u toch klanten trekt in rustigere maanden.

Betaalopties kiezen

Klanten waarderen flexibiliteit als het op betalingen aankomt. Met Booqable kunt u vooruitbetalingen toestaan op uw website met onze Stripe-integratie , of beveiligde links voor betalingsverzoeken versturen vanuit de backoffice per e-mail. U kunt ook handmatige betalingen registreren voor transacties die buiten Booqable om worden gedaan, zoals bankoverschrijvingen. U kunt ook deelbetalingen accepteren via de online kassa, wat handig is om een restitueerbare aanbetaling of aanbetaling vooraf te innen en het resterende bedrag dichter bij het evenement te betalen.

Stel, een stel boekt meubilair en verlichting voor een bruiloft van drie dagen. In Booqable kunt u automatisch een weekendprijsregel toepassen, online een aanbetaling van 30 procent in rekening brengen bij het afrekenen en hen twee weken voor het evenement een betaallink sturen voor het eindsaldo.

Wanneer uw prijzen, aanbetalingen en betalingsopties correct zijn ingesteld, verloopt uw evenementenverhuurbedrijf soepeler. Klanten weten precies wat ze kunnen verwachten en u heeft de zekerheid van een gegarandeerd inkomen voordat uw artikelen ooit de opslag verlaten.

Stap 5: Personaliseer uw documenten en e-mails

Elke interactie met uw klanten maakt deel uit van uw merk. In een evenementenverhuurbedrijf wekken professionele documenten en verzorgde e-mails vertrouwen op, maken ze uw bedrijf gedenkwaardig en zorgen ze ervoor dat klanten zich vol vertrouwen voelen om bij u te boeken. Van offertes en contracten tot facturen en herinneringen, alles wat u verstuurt, moet uw bedrijfsidentiteit weerspiegelen.

Booqable maakt dit gemakkelijk door u tools te geven om documenten en e-mails aan te passen, zodat ze passen bij uw stem, stijl en professionaliteit. In plaats van elke keer opnieuw te beginnen, kunt u sjablonen maken die automatisch worden gegenereerd met de juiste branding elke keer dat u een bestelling plaatst.

Personaliseer uw offertes

Offertes zijn vaak het eerste officiële document dat uw klanten zien. Met Booqable kunt u uw logo, bedrijfskleuren en persoonlijke details aan offertes toevoegen, zodat elk document consistent en professioneel aanvoelt. Dit creëert een verzorgde indruk en geeft klanten de zekerheid dat ze met een betrouwbaar bedrijf werken.

Voeg contracten en huurvoorwaarden toe

Contracten beschermen zowel uw bedrijf als uw klanten. In Booqable kunt u uw huurvoorwaarden rechtstreeks in contracten opnemen en klanten deze digitaal laten ondertekenen vanaf uw mobiele apparaat wanneer u een levering uitvoert. Dit houdt uw proces veilig en elimineert de rompslomp van het najagen van papieren handtekeningen.

Maak betalingen eenvoudiger met duidelijke facturen

Betaald worden moet eenvoudig zijn. Met Booqable kunt u uw bankoverschrijvingsgegevens of betaallinks rechtstreeks in facturen opnemen, zodat klanten precies weten hoe en wanneer ze moeten betalen. U kunt ook vervaldatums instellen en facturen eenvoudig herzien als er wijzigingen nodig zijn.

Geef uw klant-e-mails uw merk

E-mails zijn net zo belangrijk als documenten als het om branding gaat. Met Booqable kunt u merkgebonden e-mailsjablonen maken en bewerken voor bijlagen, boekingsbevestigingen, betalingsherinneringen en bedankmails. Dit zorgt voor professionele communicatie en een consistente merkidentiteit bij elke interactie.

Als een klant bijvoorbeeld een bruiloftstent en verlichtingspakket boekt, kunt u de bestelling in Booqable aanmaken, een factuur en contract met uw eigen huisstijl en huurvoorwaarden genereren en deze rechtstreeks vanuit het systeem e-mailen. De klant ondertekent digitaal, betaalt de aanbetaling via de betaallink in de factuur en u ontvangt beiden direct een bevestiging.

Door uw documenten en e-mails aan te passen, laat u klanten zien dat u professioneel, georganiseerd en betrouwbaar bent. Met Booqable die de opmaak en automatisering afhandelt, kunt u zich richten op het opbouwen van relaties, terwijl elke interactie toch uw merk weerspiegelt.

Stap 6: Test en verbeter uw workflow

Geen enkel verhuurbedrijf voor evenementen begint perfect. Bedrijven die succesvol zijn, zijn bedrijven die zich snel aanpassen, nieuwe ideeën testen en hun workflows verbeteren naarmate ze groeien. Door te luisteren naar feedback van klanten, aandacht te besteden aan de vraag en prestaties te evalueren, kunt u uw diensten verfijnen en de concurrentie voorblijven.

Booqable maakt dit proces eenvoudig door u tools te geven om uw instellingen te wijzigen wanneer dat nodig is. U kunt collecties, prijzen, websiteontwerp en aanbetalingen aanpassen en gedetailleerde rapporten bekijken om te zien wat het beste werkt.

Productcollecties en bundels bijwerken

De voorkeuren van klanten veranderen en uw productaanbod moet daarop aansluiten. In Booqable kunt u snel collecties en bundels maken of bewerken, zoals het toevoegen van een “Corporate Essentials”-pakket als u merkt dat bedrijven dezelfde artikelen samen huren. Dit helpt klanten sneller te vinden wat ze nodig hebben en verhoogt tegelijkertijd uw boekingswaarde.

Prijzen of aanbetalingen aanpassen

Als je merkt dat je prijzen te hoog of te laag zijn, of dat aanbetalingen niet genoeg boekingen opleveren, kun je ze eenvoudig bijwerken in Booqable. De flexibiliteit om je prijsstructuur aan te passen zorgt ervoor dat je concurrerend blijft en tegelijkertijd je omzet beschermt.

Verbeter je websitecatalogus

Een frisse, bijgewerkte website houdt klanten betrokken. Met Booqable kun je productafbeeldingen vernieuwen, beschrijvingen bijwerken of je catalogus herindelen in gemakkelijker te doorbladeren categorieën. Dit maakt je site aantrekkelijker en helpt klanten sneller een boekingsbeslissing te nemen.

Analyseer rapporten om u voor te bereiden op de vraag

Weten welke producten het populairst zijn en wanneer uw drukste seizoenen vallen, is cruciaal voor groei. De rapporten van Booqable geven u inzicht in de populariteit van artikelen en piekboekingstijden, zodat u kunt beslissen wanneer u nieuwe voorraad moet aanschaffen en u zich kunt voorbereiden op aankomende drukke periodes.

Als de rapporten van Booqable bijvoorbeeld aantonen dat terrasverwarmers consequent worden verhuurd in de wintermaanden, weet u dat u moet investeren in meer units vóór het volgende koude seizoen. Zo kunt u aan de vraag voldoen en voorkomt u dat u klanten afwijst.

Door uw workflow regelmatig te testen en te verbeteren, houdt u uw evenementenverhuurbedrijf efficiënt en aanpasbaar. Met Booqable beschikt u over alle tools om snel en vol vertrouwen aanpassingen te doen, zodat u kunt groeien en tegelijkertijd kunt inspelen op de behoeften van uw klanten.

Samenvattend

Een evenementenverhuurbedrijf starten in 2025 is een spannende kans met een enorm potentieel. Door een sterke basis te leggen, een professionele website te creëren, duidelijke prijzen vast te stellen en een herkenbaar merk op te bouwen, kunt u klanten winnen en vol vertrouwen groeien.

Booqable biedt u de tools om uw inventaris te beheren, boekingen aan te nemen, documenten te versturen en prestaties te volgen, allemaal op één plek. Of u nu net begint of van plan bent uit te breiden, met de juiste software voor evenementenverhuur kunt u uw bedrijf gemakkelijker runnen en uw klanten een geweldige ervaring bieden.

Met de juiste voorbereiding en de juiste software kan uw verhuuridee dit jaar een winstgevend en succesvol bedrijf worden.

Door Catrin Donnelly · Bijgewerkt September 16, 2025

Catrin is een verhuursoftware-expert met een digitale marketingachtergrond. Ze heeft meer dan 1.000 verhuurbedrijven geïnterviewd om inzichtelijke, bruikbare inhoud te creëren.