3 functies die migratie naar Booqable tot een fluitje van een cent maken

Het verplaatsen van je verhuuropzet van het ene systeem naar het andere kan overweldigend aanvoelen. Je hebt jaren besteed aan het opbouwen van je productcatalogus, het verzamelen van klantgegevens en het vormgeven van de manier waarop je team werkt. Wanneer het tijd is voor verandering, is het laatste wat je wilt verstoring.

Booqable is gebouwd om je te helpen soepel te migreren, je bedrijf draaiende te houden tijdens de overgang, en je account in te richten op een manier die vanaf het moment dat je inlogt vertrouwd aanvoelt. Of je nu fietsen, camera’s, evenementenapparatuur, gereedschap of iets ertussenin verhuurt, het doel is om je met vertrouwen in plaats van stress te laten verhuizen.

Deze gids schetst drie belangrijke onderdelen van een succesvolle migratie en hoe Booqable elke stap gemakkelijker maakt voor gevestigde verhuurbedrijven.

Migratie eenvoudig maken voor gevestigde verhuurbedrijven

Het wisselen van systemen is belangrijk omdat je bedrijf afhankelijk is van nauwkeurige gegevens en betrouwbare workflows. Wanneer je migreert van een ouder verhuursysteem of spreadsheets, is de prioriteit het beschermen van alles wat je hebt opgebouwd. Als de overgang ingewikkeld is, kan je personeel verwarring ervaren, kunnen klanten onjuiste informatie ontvangen, en loop je het risico op vertragingen tijdens drukke periodes.

Moeilijke migraties creëren vaak uitdagingen zoals gegevensverlies, onvolledige catalogi, verouderde website-inhoud, of de noodzaak om je hele team opnieuw te trainen zonder de juiste tools te hebben. Voor gevestigde verhuurbedrijven kunnen deze verstoringen snel leiden tot gemiste boekingen of fouten in dagelijkse taken.

Booqable helpt je deze problemen te voorkomen door je duidelijke stappen te geven om je producten, klanten en instellingen naar je nieuwe account te verplaatsen. Je kunt voorraad importeren, je volledige klantenlijst uploaden, boekingsvoorkeuren aanpassen, je belastingen instellen, je facturen en offertes aanpassen, en labels verfijnen zodat het systeem dicht aanvoelt bij wat je eerder gebruikte. Deze tools helpen je snel te verhuizen zonder vanaf nul te beginnen.

Als je bijvoorbeeld een cameraverhuurbe­drijf runt, kun je je volledige productcatalogus importeren, inclusief kits, lenzen en accessoires, terwijl je ook je volledige klantenlijst uploadt. Daarna kun je een paar minuten besteden aan het gebruik van de aanpassingstools om je workflow in te stellen op een manier die vertrouwd aanvoelt voor je team.

Dit stelt je in staat normaal te blijven opereren terwijl je profiteert van een moderner en flexibeler systeem. Door de overgang voorspelbaar en gestructureerd te houden, verandert Booqable een potentieel stressvolle verandering in een beheersbare stap vooruit.

Producten importeren in Booqable

Je producten staan centraal in je verhuurbedrijf. Wanneer je naar een nieuw systeem overschakelt, moet je hele voorraad correct worden overgedragen. Als je geen items in bulk kunt importeren, kun je uiteindelijk honderden producten, voorraadartikelen, prijsstructuren, variaties en beschrijvingen handmatig opnieuw moeten invoeren. Dit kan dagen duren voor bedrijven met grote catalogi.

Gelukkig voorkomt Booqable deze problemen door middel van een productimporttool waarmee je alles in één stap kunt uploaden. Je downloadt eenvoudig de voorbeeld-CSV-sjabloon die wij verstrekken, vult deze in met alles van productnaam, barcodes, voorraadartikelnummers, SKU’s, productvariaties, bestandsnamen van afbeeldingen, aangepaste productvelden, online beschrijvingen en meer. Vervolgens, eenmaal geüpload in Booqable, kun je je kolommen toewijzen aan de juiste Booqable-velden, en wordt al je voorraad in één stap geüpload.

Als je hulp nodig hebt, kunnen geschreven en video migratiegidsen je stap voor stap door het proces leiden. Als je bijvoorbeeld een fietsverhuurbe­drijf runt, kun je je volledige lijst met e-bikes, mountainbikes, helmen en accessoires in één keer uploaden in plaats van elk detail opnieuw in te voeren. Hierdoor kun je je Booqable-account starten met je volledige catalogus klaar om te boeken.

Booqable stelt je in staat om:

• Je volledige productcatalogus te uploaden in één enkele CSV-import

• Je spreadsheetkolommen direct toe te wijzen aan de juiste Booqable-velden

• Productvariaties, voorraadartikelen, barcodes en afbeeldingen allemaal tegelijk toe te voegen

• Met je correct geïmporteerde voorraad kun je je concentreren op het voorbereiden van je team en klanten in plaats van het herstellen van gegevensfouten.

Klanten importeren in Booqable

Je klantenlijst is een van de belangrijkste onderdelen van je bedrijf. Wanneer je wegmigreert van oude verhuursoftware, kan het verliezen van klantgegevens of beginnen met onvolledige gegevens leiden tot verwarring, herhaalde gegevensverzameling en vertraagde communicatie.

Zonder klantimports hebben teams vaak moeite om vroegere huurders te vinden, contractinformatie opnieuw te verzenden, of langdurige relaties opnieuw op te bouwen. Dit is vooral uitdagend voor bedrijven die afhankelijk zijn van terugkerende klanten, zoals evenementenverhuurbedrijven, leveranciers van apparatuur of gespecialiseerde cameraverhuurbe­drijven.

Booqable stelt je in staat om je volledige klantenlijst te importeren via een CSV-sjabloon. Je kunt bedrijfsnamen, contactgegevens, tags, notities en andere nuttige velden opnemen. Eenmaal geüpload, kan je team klanten direct vinden en normaal blijven werken. Dit zorgt ervoor dat je nieuwe account vanaf het begin inclusief je hele bedrijfsgeschiedenis aanvoelt.

Als je bijvoorbeeld een evenementenverhuurbe­drijf runt, kun je je terugkerende klanten uploaden, waaronder locatiebeheerders, weddingplanners en productieteams. Je personeel kan doorgaan met het verzenden van offertes en facturen naar dezelfde contacten zonder enige vertraging of verwarring.

Wat dit je laat doen:

• Volledige klantenlijsten importeren, inclusief bedrijven, contacten en tags

• Notities, voorkeuren en aangepaste velden van je oude systeem overbrengen

• Complete klantprofielen creëren die je team meteen kan gebruiken

• Met je klantenlijst geïmporteerd en klaar voor gebruik, ondersteunt Booqable onmiddellijk de relaties die je bedrijf draaiende houden.

Extra handige migratietools

Na het importeren van je producten en klanten, is de laatste stap het vormgeven van je account zodat deze overeenkomt met de manier waarop je bedrijf al werkt. Het aanpassen van je setup is belangrijk omdat je team vertrouwt op vertrouwde documenten, duidelijke taakrollen en nauwkeurige communicatie met klanten.

Als software je niet toestaat om labels te wijzigen, je documenten aan te passen of teamrechten in te stellen, kan je personeel in verwarring raken over waar dingen te vinden zijn of welke informatie te verzenden. Dit kan leiden tot fouten, onduidelijke facturen of niet-overeenkomende branding die het vertrouwen van klanten beïnvloedt.

Booqable lost deze problemen op door je je teamleden toe te voegen met de juiste machtigingsniveaus. Je kunt je verschillende Booqable-labels personaliseren om overeen te komen met je bedrijfsterminologie, zoals het wijzigen van ‘customer’ in ‘client’, en offerte-, factuur- en huurovereenkomstsjablonen aanpassen om je merk te weerspiegelen. Deze updates helpen je nieuwe systeem natuurlijk aanvoelen voor zowel personeel als klanten.

Als je bijvoorbeeld een bedrijf runt dat verlichtings- en audioapparatuur verhuurt, kan magazijnpersoneel toegang krijgen die zich richt op het picken van producten, terwijl managers volledige controle hebben over het bewerken van boekingen. Je merkdocumenten helpen klanten vervolgens continuïteit te voelen, zelfs tijdens de overgang.

Wat dit je laat doen:

• Teamleden toevoegen met machtigingsniveaus die zijn afgestemd op hun rollen

• Productlabels en voorraadterminologie aanpassen om overeen te komen met je bestaande workflow

• Offertes, facturen en overeenkomsten bewerken om je merk en voorkeurslay-out weer te geven

• Wanneer je sjablonen en labels overeenkomen met de taal die je team elke dag gebruikt, wordt het adopteren van een nieuw systeem veel gemakkelijker.

Met vertrouwen overschakelen naar Booqable

Migreren van een oud verhuursysteem zou vooruitgang moeten voelen in plaats van een tegenslag. Door je producten te importeren, je klanten binnen te halen en je team en documenten aan te passen, creëer je een sterke basis voor toekomstige groei.

Of je nu fietsen, camera’s, gereedschap of evenementenapparatuur verhuurt, Booqable helpt je snel te verhuizen, je gegevens te beschermen en te beginnen met werken met een setup die vertrouwd en betrouwbaar aanvoelt.

Door Catrin Donnelly · Gepubliceerd November 20, 2025

Catrin is een verhuursoftware-expert met een digitale marketingachtergrond. Ze heeft meer dan 1.000 verhuurbedrijven geïnterviewd om inzichtelijke, bruikbare inhoud te creëren.