Als je een verhuurbedrijf runt, weet je al hoeveel tijd er verloren kan gaan door steeds dezelfde e-mails te schrijven, zoals boekingsbevestigingen, factuurherinneringen, annuleringen en meer. Als het druk wordt, vergeet je al snel wie wat en wanneer nodig heeft. Dat is waar een tool voor verhuur-e-mails echt het verschil maakt.
Booqable bevat een set ingebouwde e-mailsjablonen voor verhuur die je rechtstreeks vanuit elke bestelling, offerte of factuur kunt verzenden. Deze berichten halen automatisch klant- en ordergegevens op, zodat je niet hoeft te kopiëren en plakken of helemaal opnieuw hoeft te schrijven. Je kunt ook je eigen sjablonen maken en opslaan voor specifieke scenario’s, waardoor je meer controle en flexibiliteit hebt wanneer je die nodig hebt.
Of je nu een snowboardwinkel in de winter runt, een tentenverhuurbedrijf tijdens het evenementenseizoen of een bedrijf dat het hele jaar door bouwmachines verkoopt, deze sjablonen helpen je om duidelijk en consistent te communiceren, zonder je werklast te vergroten.
Hier zijn zeven essentiële sjablonen die je direct in je Booqable-account kunt genereren, plus één die je zelf kunt maken.
1. Boekingsbevestiging
- Doel: De huurorder bevestigen en belangrijke gegevens delen.
- Wanneer gebruikt: Automatisch voor online bestellingen of handmatig voor backoffice-boekingen.
- Inbegrepen in Booqable: Ja, als automatische en handmatige e-mailsjabloon.
Wanneer een klant een boeking plaatst via je online winkel, verwacht hij/zij direct een bevestiging. Dit geldt met name voor bedrijven zoals een fietsenwinkel, een verhuurbedrijf van feestartikelen of een cameraverhuurbedrijf. De bevestiging stelt hen gerust dat alles is verlopen en biedt alle gegevens op één plek.
Met Booqable ontvangen online klanten automatisch een boekingsbevestiging per e-mail. Deze bevat de gehuurde artikelen, de huurperiode, informatie over ophalen of bezorgen en uw contactgegevens. Als u een handmatige boeking in de backoffice maakt, kunt u deze e-mail ook handmatig verzenden.
Als u deze sjabloon niet gebruikt, loopt u het risico te vergeten contact op te nemen, vooral op drukke dagen. Met een tool voor e-mails over verhuur weten klanten altijd wat ze kunnen verwachten.
Start uw verhuurbedrijf voor slechts $27/maand
Maak je Booqable verhuurwebsite en test je bedrijfsidee in jouw stad of dorp Vanaf $27/maand.
2. Factuur nadert vervaldatum
- Doel: Klanten herinneren aan aankomende betalingsdeadlines.
- Wanneer wordt dit gebruikt: Een paar dagen voordat de factuur vervalt.
- Inbegrepen bij Booqable: Ja, als handmatige e-mailsjabloon.
Als je een kledingverhuurbedrijf runt, bijvoorbeeld voor formele kleding voor bruiloften of evenementen, kun je weken of maanden van tevoren boekingen aannemen. Klanten vergeten vaak op tijd te betalen, wat de voorbereiding of zelfs het ophalen kan vertragen.
Booqable bevat een handmatige e-mailsjabloon voor verhuur waarmee klanten eraan worden herinnerd dat hun factuur binnenkort moet worden betaald. Het bevat het bedrag, de vervaldatum en een link om te betalen. Deze snelle herinnering voorkomt lastige telefoontjes op het laatste moment en zorgt ervoor dat je planning op schema blijft.
Met een e-mailtool voor verhuur kun je deze herinneringen snel verwerken en je accounts beheren.
3. Factuur verzenden
- Doel: Een formele factuur verstrekken voor klantgegevens en betaling.
- Wanneer het wordt gebruikt: Na het bevestigen van een bestelling of het aanbrengen van wijzigingen.
- Inbegrepen in Booqable: Ja, als handmatige e-mailsjabloon.
Stel dat u een kajakverhuurbedrijf runt en iemand belt om zijn boeking met een dag te verlengen. Zodra u de bestelling bijwerkt, moet u een bijgewerkte factuur verzenden. Zonder sjabloon moet u deze handmatig opnieuw typen of een bestand bijvoegen.
De factuursjabloon van Booqable maakt dit eenvoudig. Het haalt het huidige ordertotaal en de artikellijst rechtstreeks in de e-mail. Dit geeft de klant alles wat hij nodig heeft om te betalen of zijn kosten te controleren.
Het gebruik van e-mailsjablonen voor verhuur bespaart tijd en zorgt ervoor dat alles accuraat blijft.
Begin met het bouwen van je website
Elk nieuw verhuurbedrijf begint met een website om de eerste boekingen binnen te halen.
4. Bestelling annuleren
- Doel: Bevestigen dat een bestelling is geannuleerd.
- Wanneer het wordt gebruikt: Wanneer het bedrijf een bestelling annuleert.
- Inbegrepen in Booqable: Ja, als handmatige e-mailsjabloon.
Stel dat u een fietsverhuurbedrijf runt en een boeking moet annuleren vanwege extreem weer. Klanten moeten dit direct weten en de annulering moet worden vastgelegd.
Deze e-mailsjabloon voor verhuur bevestigt de annulering en kan informatie over terugbetaling of een nieuwe afspraak bevatten. Dit is vooral handig tijdens drukke weekenden of wanneer u te maken hebt met grote groepen die duidelijke communicatie nodig hebben.
Als u deze sjabloon niet hebt, kunt u vergeten details te sturen of het beleid verkeerd communiceren. Een tool voor verhuur-e-mails helpt u dit soort problemen te voorkomen.
5. Offerte verzenden
- Doel: Een offerte voor verhuur delen ter goedkeuring door de klant.
- Wanneer wordt dit gebruikt: Nadat een klant een aanvraag heeft ingediend of voordat een grote bestelling wordt bevestigd.
- Inbegrepen bij Booqable: Ja, als handmatige e-mailsjabloon.
Als u een evenementenverhuurbedrijf beheert, is het opstellen van offertes onderdeel van uw dagelijkse routine. Een klant vraagt bijvoorbeeld om tafels, stoelen en een tent voor een afstudeerfeest. In plaats van een offerte helemaal zelf te maken, kun je met Booqable een offerte genereren op basis van de bestelling en direct versturen.
Deze e-mail bevat alle artikelen, data en prijzen, zodat de klant deze snel kan bekijken en bevestigen. Het helpt je ook om je gegevens overzichtelijk te houden voor toekomstig gebruik.
Met een e-mailsjabloon voor verhuur zoals deze kom je professioneel over en verloopt het proces sneller.
Sluit je aan bij duizenden verhuurbedrijven
In de afgelopen 12 maanden zijn honderden mensen hun bedrijf gestart met Booqable.
6. Bestelling annuleren
- Doel: Het annuleringsverzoek van een klant bevestigen.
- Wanneer wordt dit gebruikt: Wanneer een klant vraagt om zijn bestelling te annuleren.
- Inbegrepen bij Booqable: Ja, als handmatige e-mailsjabloon.
Bij verhuur in de bouwsector komen annuleringen vaak voor. Misschien heeft een aannemer de geboekte minivan niet meer nodig. Wanneer ze annuleren, moet u snel en duidelijk reageren.
Met de annuleringsjabloon van Booqable kunt u de wijziging bevestigen en eventuele restitutie- of herplanningsvoorwaarden vastleggen. Het dient ook als een registratie in geval van latere geschillen.
Zonder een consistente boodschap zoals deze is het gemakkelijk om belangrijke details te vergeten of het overzicht te verliezen over annuleringen. Een tool voor verhuur-e-mails maakt het gemakkelijk om duidelijk en consistent te blijven.
7. Bonustip: verzoek om beoordeling
- Doel: Klanten vragen een beoordeling achter te laten.
- Wanneer gebruikt: Een paar dagen na retour.
- Inbegrepen bij Booqable: Nee, maar kan worden aangemaakt als een aangepaste sjabloon.
Stel dat je een cameraverhuurstudio runt. Een klant retourneert zijn gehuurde apparatuur zonder problemen - het is een perfect moment om om een recensie te vragen!
Booqable bevat geen standaard e-mail met een verzoek om een recensie, maar je kunt er gemakkelijk zelf een maken en opslaan. Voeg een bedankbericht en een link naar je Google-vermelding of favoriete recensieplatform toe. Door dit consistent te versturen, bouw je je online reputatie op en stimuleer je herhaalboekingen.
Eenmaal opgeslagen, wordt je aangepaste verzoek om een recensie een extra tool die je snel na elke retourzending kunt versturen.
Start uw verhuurbedrijf voor slechts $27/maand
Maak je Booqable verhuurwebsite en test je bedrijfsidee in jouw stad of dorp Vanaf $27/maand.
E-mailsjablonen gebruiken in Booqable
Alle bovenstaande sjablonen, met uitzondering van het beoordelingsverzoek, zijn al ingebouwd in Booqable. U kunt ze handmatig gebruiken vanuit elke bestelling, offerte of factuur. Deze e-mailsjablonen voor verhuur halen automatisch gegevens op zoals klantnamen, data, artikellijsten en te betalen bedragen, zodat elk bericht accuraat blijft.
U kunt ook uw eigen sjablonen maken, bijvoorbeeld voor beoordelingsverzoeken, speciale voorwaarden of seizoensupdates. Opgeslagen sjablonen kunnen met een paar klikken op het juiste moment worden verzonden en komen altijd overeen met de volgorde waarin ze zijn gekoppeld. Met een tool voor e-mails over verhuur zoals Booqable hoeft u zich geen zorgen te maken over het schrijven van e-mails vanaf nul of het missen van belangrijke stappen in uw proces.
Tot slot
De juiste boodschap op het juiste moment kan het verschil maken in een verhuurervaring. Of u nu een boeking bevestigt, een betaling nastreeft of een annulering verstuurt, duidelijke, accurate e-mails klaar hebben staan betekent minder fouten en betere service.
Booqable wordt geleverd met ingebouwde e-mailsjablonen voor verhuur die al zijn gekoppeld aan uw bestellingen en offertes. U kunt ook uw eigen sjablonen maken die aansluiten op uw workflow. Met behulp van een tool voor e-mails over verhuur is het bijhouden van de klantcommunicatie één zorg minder.
