Les universités gèrent une quantité considérable d’équipements utilisés par les étudiants et les chercheurs sur le campus et à domicile. Habituellement, elles utilisent des logiciels de laboratoire dédiés pour gérer ces équipements. Cependant, de plus en plus d’universités passent à l’utilisation de logiciels de location pour gérer leur inventaire d’équipement interne et obtiennent d’excellents résultats.
Lorsque les universités et autres établissements d’enseignement commencent à numériser leurs processus, ils doivent trouver des solutions logicielles. Nombre d’entre elles ont longtemps fonctionné avec Excel ou imprimé des feuilles d’inscription. Non seulement ces processus prennent beaucoup de temps, mais ils laissent aussi une grande place à l’erreur humaine. Pour des domaines où la précision est de la plus haute importance, c’est inacceptable.
Bien entendu, la solution naturelle vers laquelle se tournent ces facultés est un logiciel créé spécifiquement pour ces tâches. Cependant, elles passent souvent à côté d’un élément clé qui apporte de la commodité aux étudiants et aux chercheurs. Un portail de réservation en ligne leur permet d’accéder à l’inventaire, de vérifier s’il est disponible et de faire une réservation, le tout sans interagir avec une autre personne.
Examinons les avantages de l’utilisation d’un logiciel de location pour gérer les équipements dans les universités.
Les avantages d’un logiciel de location pour les universités
1. Vue d’ensemble de tous les équipements
Les gestionnaires d’équipements universitaires ont souvent du mal à obtenir une vue d’ensemble de tous les équipements disponibles. L’équipement est souvent acheté pour un projet, utilisé et conservé dans le bureau de quelqu’un ou ajouté à l’inventaire général. Il est donc difficile de savoir quel équipement se trouve déjà dans les locaux et cela conduit à l’acheter plusieurs fois inutilement.
Les logiciels de location permettent aux universités de suivre l’ensemble de leurs équipements dans un système unique et détaillé. Lorsqu’une personne soumet une proposition pour un nouvel équipement, il est possible de la croiser avec cette base de données afin de déterminer si elle doit être achetée ou si elle se trouve déjà sur le campus. Cela permet de réduire les dépenses et d’accélérer la réalisation des projets.
2. Accessible de partout
Lorsque les universités tiennent une liste principale de leur inventaire dans une feuille de calcul, celle-ci n’existe souvent que sur le PC d’une seule personne. Il faut donc avoir accès à cet ordinateur chaque fois que quelqu’un a besoin de réserver un équipement. En revanche, si la liste est conservée sur plusieurs ordinateurs, elle doit constamment être mise à jour pour refléter l’équipement actuel dont dispose l’université.
Toutefois, ce problème n’existe plus avec le logiciel de location, car il est basé sur le cloud et peut être consulté de n’importe où. Cela signifie que même si une personne travaille à distance, elle peut y accéder depuis n’importe quel appareil. Il permet également à plusieurs personnes d’accéder au même inventaire qui est automatiquement mis à jour lorsque des équipements sont ajoutés, retirés ou empruntés.
3. Aperçu de la disponibilité en direct
Pour les étudiants, les chercheurs et le personnel, il n’est pas facile de savoir ce qui est ou n’est pas disponible. Même s’ils ont accès à la feuille de calcul principale utilisée par la faculté, celle-ci peut ne pas être à jour ou même ne pas inclure ces informations. Il est donc difficile de savoir quels équipements ils peuvent emprunter et ceux pour lesquels ils doivent demander une subvention, car ils ne savent pas s’ils existent sur le campus.
Avec un logiciel de location offrant des informations en temps réel sur la disponibilité, toute personne qui en a besoin peut accéder à ces données. Le personnel peut suivre la disponibilité des stocks dans le backend, tandis que les étudiants et les chercheurs peuvent accéder à un portail de réservation en ligne. Ainsi, tous ceux qui ont besoin de savoir quels équipements sont disponibles ont un accès instantané à ces informations.
4. Des équipements faciles à localiser
De nombreuses universités ont besoin de remplacer des équipements parce qu’ils ont été perdus quelque part. Cela peut être dû au fait que quelqu’un n’a pas rendu l’équipement à temps, ou qu’il est stocké dans le bureau de quelqu’un. Cependant, cette information n’est pas toujours facile à obtenir, ce qui fait que l’équipement est souvent considéré comme perdu et que des fonds supplémentaires sont nécessaires pour le remplacer.
Ce problème est résolu par le logiciel de location, car il vous permet de savoir qui a emprunté l’équipement, ce qui facilite le contact avec cette personne pour lui demander de le rendre. Cela permet d’éviter les pertes et de réduire le temps et l’argent inutiles consacrés à la recherche et au remplacement de cet équipement.
5. Automatisez les processus qui prennent du temps
Nous avons tous besoin de plus de temps. Il est souvent difficile à trouver, et on ne peut jamais le récupérer. Pour les universités, de nombreuses tâches prennent trop de temps et pourraient être automatisées pour réduire le gaspillage. Dans le cas de l’emprunt d’équipement, cela peut signifier n’importe quoi, de la recherche d’équipement à la réservation et à la mise à jour de la disponibilité en temps réel.
Comme nous l’avons mentionné plus haut, cela peut être réalisé avec un logiciel de location et bénéficier à bon nombre de ces domaines. L’équipement peut être localisé en quelques clics car il est automatiquement attribué. La réservation des équipements peut se faire sans communication via un portail web. Dans les deux cas, la disponibilité des équipements est calculée automatiquement sans interaction humaine.
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Comment Booqable peut aider les universités à gérer les équipements.
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