Sebastian, fundador de XXL Spiele Mieten en Würzburg, Alemania, comenzó su empresa a partir de una idea simple. “Comencé un taller de pasatiempos en el granero de mi abuelo. Aprendí a soldar y construir algunas mesas y cosas hasta que un amigo me pidió que construyera algunos juegos de jardín para su fiesta de cumpleaños”.
Lo que comenzó como un pasatiempo pronto se convirtió en un negocio en crecimiento, con Sebastian creando más de diez juegos de jardín hechos a mano diferentes. Hoy en día, los alquila para bodas, eventos de empresa y fiestas privadas en toda Alemania. Su toque único es que todo está construido a mano. Como explicó, “Juegos hechos a sí mismos de alta calidad para crear un evento con mucha diversión”.
Sin embargo, con el paso del tiempo, la gestión de las reservas se hizo cada vez más difícil. Con solo él mismo y la ayuda ocasional de la familia, ejecutar todo en “diferentes herramientas como Excel, Notion y un calendario” significaba que realizar un seguimiento de los pedidos consumía mucho tiempo y no era confiable. La necesidad de un mejor sistema se hizo evidente. Fue entonces cuando se mudó a Booqable, centrándose en su calendario de disponibilidad de back-office y en la gestión simplificada de pedidos para manejar sus alquileres de manera más efectiva.
Dirigir el día a día del negocio
Los juegos de Sebastian ahora son un elemento fijo en eventos especiales, con muchos fines de semana completos. El año pasado, notó “muchas consultas de toda Alemania, muchos fines de semana reservados y me reduje a tiempo parcial en mi trabajo principal”. Para mantenerse al día con este crecimiento, necesitaba un sistema que redujera el esfuerzo manual de planificar y confirmar reservas.
Booqable le ha dado exactamente eso. “Todo en un solo lugar, fácil de usar, especialmente en el escritorio”, es como describe el cambio. Ahora, cuando recibe solicitudes no vinculantes a través del formulario de su sitio web o WhatsApp, puede contactar rápidamente a los clientes para confirmar. A partir de ahí, realiza el pedido dentro de Booqable, reserva los productos al instante y envía las solicitudes de pago directamente a través de Stripe. Puede ver la disponibilidad de un vistazo y tener las fechas programadas en su tablero, todo sin cambiar entre diferentes herramientas.
Los beneficios son claros. Sebastian nos dijo que los mayores cambios son “el ahorro de tiempo y estar seguro de la disponibilidad”. Para una empresa unipersonal, esa confianza es importante. Al usar Booqable como su principal software de alquiler de juegos, puede concentrarse en crear nuevos juegos sabiendo que el lado administrativo de su negocio está bajo control.
Claridad con el calendario de disponibilidad de back-office
Antes de cambiar a Booqable, la mayor lucha de Sebastian era la disponibilidad. Dijo que era un “gran esfuerzo verificar la disponibilidad” cuando se dependía de múltiples softwares. Con el calendario de disponibilidad de back-office, ahora ve cada reserva claramente en un solo lugar. El diseño muestra sus productos y artículos de stock en una lista plegable, con reservas que se muestran junto a ellos en sus fechas de inicio y finalización.
Esto crea una vista de calendario visual de todos los próximos pedidos, lo que facilita la preparación para entregas y eventos. Esto es lo que logra para él:
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Ya no es necesario verificar los pedidos en varios softwares.
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La disponibilidad para cada juego es visible al instante.
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Las fechas están programadas en el tablero.
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Los fines de semana con alta demanda se gestionan sin solapamiento.
Tener esta claridad resuelve su punto de dolor original. En lugar de preocuparse por las reservas dobles, puede responder a las consultas de los clientes de inmediato. El calendario administrativo se ha convertido en el núcleo de su software de alquiler de eventos y garantiza que sus juegos hechos a mano lleguen a donde deben ir sin confusión.
Pedidos más fáciles con una gestión de pedidos simplificada
Antes de Booqable, la otra gran lucha era la gestión de pedidos. Sebastian lo describió como “mucho trabajo para planificar los pedidos”, lo que ralentizó la rapidez con la que podía confirmar las reservas. Ahora, la gestión de pedidos en Booqable reúne todo en un solo lugar. Usando la pantalla POS, Sebastian puede manejar cada paso del proceso de alquiler desde una sola vista.
Los detalles del cliente, los productos, las fechas de reserva y el estado del pago son visibles y editables sin saltar entre pestañas. Esto facilita pasar de la consulta al pedido confirmado con solo unos pocos clics. Sebastian también hace uso de la aplicación móvil de Booqable. Como él mismo dijo, “Uso la aplicación móvil para verificar los próximos pedidos”.
Para él, esto logra tres cosas principales:
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Los pedidos se crean y confirman en Booqable sin pasos adicionales.
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La información del cliente está vinculada directamente a su reserva.
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La aplicación móvil lo mantiene actualizado dondequiera que esté.
El resultado es que el proceso ahora se siente mucho más fácil en comparación con antes. Puede recibir consultas, confirmarlas, reservar productos y completar el flujo de reserva sin repetir tareas. Al confiar en la gestión simplificada de pedidos en la configuración de su sitio web de alquiler de juegos, ha reducido el estrés de hacer malabarismos con las herramientas y ha ganado más confianza en su negocio en crecimiento.
Del taller de graneros a los alquileres a nivel nacional
El viaje de Sebastian muestra cómo un proyecto de pasatiempo se convirtió en una empresa de alquiler con demanda en toda Alemania. Sus juegos de jardín hechos a mano brindan diversión a bodas, eventos de empresa y fiestas privadas, y sus fines de semana a menudo están completos. Booqable le ha dado “ahorro de tiempo” y la capacidad de “estar seguro de la disponibilidad”, con todas las reservas gestionadas en un solo lugar.
Al confiar en funciones como el calendario de disponibilidad de back-office y la gestión simplificada de pedidos, XXL Spiele Mieten está bien preparado para seguir creciendo, agregando más juegos y participando en eventos más grandes en el futuro.
