Stretch Tents Ireland Ltd. es una pequeña operación con sede en Irlanda, dirigida por un fundador que creció en el ambiente de los festivales. Empezó trabajando en sonido e iluminación cuando era adolescente, y con el tiempo llegó a construir su propio negocio en ese mundo. Con el paso de los años, su enfoque cambió, y hoy la empresa alquila carpas elásticas (stretch tents), esas estructuras flexibles cubiertas de tela que suelen verse en festivales y eventos al aire libre porque se pueden montar en todo tipo de formas y no necesitan una superficie plana y dura debajo.
La mayoría de sus clientes son festivales, bodas en casas particulares y eventos corporativos, y cada alquiler de carpa incluye entrega e instalación, ya que las carpas deben montarse y volver a montarse correctamente en el lugar. Con solo dos personas al frente de todo el negocio, quería una forma de controlar el stock y las reservas sin tener que llevarlo todo en la cabeza. Eso fue lo que lo llevó a Booqable, y en concreto a las funciones de seguimiento de pedidos y gestión de inventario.
Saber de un vistazo qué está reservado
Antes de Booqable, el negocio funcionaba con Google Calendar y la memoria. Eso funcionaba cuando las cosas estaban tranquilas, pero a medida que llegaban más reservas, se volvía más difícil saber exactamente qué ya se le había prometido a un cliente y qué seguía disponible.
Desde que se unió a Booqable recientemente, optó por seguir recogiendo la mayoría de los pedidos manualmente por teléfono o correo electrónico, y luego registrarlos él mismo en la oficina virtual. El sistema de pedidos de Booqable le permite armar cada reserva a mano, asociarle la carpa y el equipo correspondientes, y verla en el calendario junto con todo lo demás ya reservado. Para un equipo de dos personas, esto ha significado:
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Una visión clara de lo que está reservado y lo que está libre, sin tener que revisar una aplicación de calendario y su memoria al mismo tiempo
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Menos reservas duplicadas, ya que cada pedido está vinculado a stock real y no a una suposición
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Un registro al que puede recurrir cuando un cliente llama para verificar detalles
Para un negocio construido sobre relaciones personales con los clientes, no duplicar la reserva de una carpa para una boda y un festival el mismo fin de semana importa muchísimo. El seguimiento de pedidos de Booqable le da esa tranquilidad sin sumar tareas administrativas extra a su día.
Un listado de stock que por fin tiene sentido
Sin embargo, el mayor punto débil era el stock. Saber qué estaba reservado, qué necesitaba limpieza o reparación y qué realmente estaba disponible había sido la parte más difícil de llevar el negocio con un equipo tan pequeño. La gestión de inventario de Booqable le ofrece un listado de stock adecuado, donde cada carpa y pieza de equipo se registra una sola vez y luego se rastrea automáticamente a medida que avanza por las reservas. En la práctica, esto le ha dado:
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Un solo lugar donde ver exactamente qué stock está disponible en una fecha determinada
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Menos tiempo dedicado a verificar dos veces qué está fuera en alquiler frente a qué ya regresó
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Un sistema que sigue funcionando a medida que su lista de clientes sigue creciendo
Cuando se le preguntó qué es lo que más ha marcado la diferencia, señaló directamente el listado de stock, diciendo que le ha facilitado mucho la gestión de reservas y facturas. Lo que comenzó como una forma de dejar de perder el rastro del equipo se ha convertido en algo con lo que ahora cuenta para cada reserva que toma.
Espacio para crecer
“Me encanta todo”, dice sobre Booqable. “Realmente hace que mis reservas y facturas sean mucho más fáciles.” Ya está pensando en vincular su Google Calendar con Booqable en cuanto tenga tiempo, y espera que el negocio siga creciendo a partir de aquí.
Para un pequeño equipo que realiza grandes instalaciones, Booqable le ha dado a Stretch Tents Ireland una oficina virtual capaz de seguirle el ritmo, un alquiler de carpa a la vez.
