SOLOLive es una empresa de alquiler de eventos con sede en Melbourne, Australia, fundada por Jaison Chacko Mathew. Con experiencia en sonido en vivo y tecnología de eventos, Jaison inició el negocio después de ver con qué frecuencia los clientes luchaban por encontrar equipos confiables junto con soporte genuino. Su objetivo era simple: hacer que la producción profesional de eventos se sienta accesible y libre de estrés.
Hoy, SOLOLive apoya fiestas, bodas, eventos corporativos y celebraciones comunitarias en Melbourne. Alquilan sistemas de PA, altavoces, micrófonos, equipos de DJ, iluminación de eventos y configuraciones de AV, a menudo combinados con entrega, instalación y soporte técnico en el sitio. Sus clientes van desde particulares hasta empresas, escuelas y organizaciones locales.
Debido a que cada reserva implica asesoramiento y personalización, Jaison necesitaba un software de alquiler de eventos que pudiera manejar flujos de trabajo basados en cotizaciones en lugar de reservas online instantáneas. SOLOLive eligió Booqable como su solución integral, construyendo su tienda de alquiler con el creador de sitios web de Booqable y centrándose en solicitudes de cotización, cotizaciones de back-office e informes desde el primer día.
Solicitudes de cotización en lugar de reservas directas
Antes de Booqable, las consultas se manejaban a través de correos electrónicos, llamadas telefónicas, hojas de cálculo y calendarios. Confirmar la disponibilidad llevaba tiempo, y los clientes a menudo necesitaban orientación antes de comprometerse. Un flujo de pago estándar no se ajustaba a cómo trabajaba SOLOLive.
Así es como funciona ahora. SOLOLive usa la función de traducciones de Booqable para cambiar el idioma de la tienda de “checkout” a “wishlist” y de “proceder al pago” a “solicitar cotización”. La disponibilidad está desactivada para que los pedidos borrador no reserven automáticamente equipos, y los precios están ocultos para fomentar la conversación en lugar de la comparación.
Lo que Booqable ayuda a SOLOLive a hacer:
-
Recopilar solicitudes de cotización detalladas que reflejen necesidades reales del evento
-
Evitar retener stock para consultas que no están confirmadas
-
Mantener flexibilidad para precios personalizados y paquetes combinados
“Las funciones de reserva y cotización online nos ahorran mucho tiempo al reducir la comunicación de ida y vuelta, mientras nos permiten personalizar las reservas”, explica Jaison. Esta configuración elimina la presión para los clientes y le da a SOLOLive espacio para responder con asesoramiento, lo cual es esencial en un flujo de trabajo de alquiler de eventos donde no hay dos reservas iguales.
Crear cotizaciones en el back-office
La construcción manual de cotizaciones solía ralentizar las cosas y hacía que los errores fueran más probables, especialmente durante las semanas ocupadas. Esa frustración llevó a SOLOLive a confiar en las herramientas de cotización de back-office de Booqable.
Las cotizaciones ahora se llenan automáticamente con todo lo incluido en un pedido. Las selecciones de productos, fechas de alquiler, detalles del cliente e información del pedido se extraen en un documento profesional con un clic.
Jaison puede entonces agregar detalles personalizados como términos de alquiler, acuerdos y notas específicas del evento, todo mientras verifica la disponibilidad en tiempo real.
Lo que esto logra para SOLOLive:
-
Respuesta más rápida a las consultas de los clientes
-
Registros claros de cada versión de una cotización
-
Confianza de que la disponibilidad siempre es precisa
Menos seguimientos y menos correcciones significan que el equipo puede aceptar más reservas sin perder el toque personal que los clientes de alquiler de eventos esperan.
Crear informes comerciales para guiar decisiones
A medida que SOLOLive creció, confiar en la intuición no era suficiente. El seguimiento del rendimiento en hojas de cálculo se volvió inmanejable, y Jaison necesitaba una visión más clara de lo que realmente impulsaba las reservas y los ingresos.
Con las herramientas de informes de Booqable, SOLOLive revisa los ingresos por producto y artículo de stock, identifica el equipo más popular y verifica los tiempos de pedido pico para cada producto. Esa información alimenta directamente las decisiones de planificación y compra.
Booqable les ayuda a:
-
Ver qué equipo genera la mayor cantidad de ingresos
-
Decidir en qué productos vale la pena invertir a continuación
-
Planificar con confianza los períodos ocupados
“Los informes y análisis nos permiten rastrear alquileres, identificar artículos populares y planificar el inventario de manera más efectiva”, dice Jaison. Estas perspectivas reemplazan las suposiciones con claridad y apoyan el crecimiento constante.
Por qué Booqable funciona para SOLOLive
“Booqable nos ha ahorrado tiempo, mejorado la organización y reducido el estrés administrativo”, dice Jaison. “Todo lo que necesitamos para nuestro trabajo de alquiler de eventos está en un solo lugar”.
Al construir su flujo de trabajo en torno a solicitudes de cotización, control de back-office e informes claros, SOLOLive encontró un software de alquiler de eventos que se ajusta a cómo trabajan realmente. El resultado son mejores conversaciones, menos errores y un negocio que está listo para lo que traiga el próximo evento.
