Kennedy Gates y su esposo Ruben dirigen Social Seats, un negocio de alquiler de eventos construido sobre una idea sencilla: la gente no debería tener que esperar días para recibir un presupuesto solo para reservar una carpa. Fundaron la empresa tras notar lo difícil que era encontrar alquileres de eventos de alta calidad con precios claros y transparentes en su zona.
Cada solicitud parecía desencadenar lentos intercambios de correos antes de que alguien supiera cuánto costaba algo. Así que Kennedy y Ruben crearon el tipo de negocio contrario: uno con precios transparentes y reservas en línea instantáneas.
Hoy, Social Seats cuenta con un catálogo enfocado de carpas modulares de grado comercial, mesas Lifetime, asientos de alta gama como sillas Chiavari, y mantelería para completar cada montaje. Los planificadores de bodas, las parejas y las familias que organizan cumpleaños importantes conforman la mayor parte de su clientela, siendo las carpas combinadas con mesas y sillas su combinación más solicitada.
El negocio funciona casi en su totalidad en línea. Los clientes navegan por el catálogo y reservan directamente, mientras el equipo se encarga de la entrega y el montaje en el lugar del evento. Para una empresa de alquiler de eventos sin local físico, esa experiencia de reserva en línea es fundamental para el funcionamiento del negocio.
Antes de Booqable, Kennedy y Ruben armaban su flujo de trabajo con herramientas de CRM de uso general como Dubsado, junto con un seguimiento manual del inventario. Nada de eso les ofrecía una vista en tiempo real de lo que realmente estaba disponible para alquilar, por lo que tenían que confirmar la disponibilidad manualmente para cada solicitud. Esto dificultaba ofrecer la experiencia de reserva rápida y autoservicio que deseaban.
Manteniendo el control de cada carpa, mesa y silla
Confirmar manualmente el stock para cada reserva les quitaba a Kennedy y Ruben un tiempo que no tenían, además de dejar margen para errores de disponibilidad y reservas duplicadas. Con Booqable, obtuvieron un sistema de inventario centralizado donde pueden agregar productos, gestionar variaciones como diferentes tamaños de carpa o estilos de silla, y mantener la disponibilidad actualizada a medida que llegan las reservas.
Como dijo Kennedy, el seguimiento de inventario ha sido el mayor cambio para su negocio, porque automatiza la forma en que llevan el control del stock de carpas, mesas y configuraciones de asientos.
Con eso implementado, Booqable ahora les ayuda a:
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Realizar el seguimiento del stock en todo su catálogo de alquiler de eventos
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Mantener la disponibilidad actualizada y ayudar a evitar reservas duplicadas
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Reducir los errores causados por el seguimiento manual del inventario
Kennedy y Ruben ya no tienen que pasar las tardes contando inventario a mano. Pueden aceptar más eventos con confianza porque tienen una visión clara de lo que está disponible y cuándo.
Elaborando presupuestos personalizados para cada consulta
No todas las reservas comienzan en la tienda en línea. Social Seats también recibe un flujo constante de consultas a través de su página de Facebook, y antes de Booqable, estas a menudo se convertían en conversaciones desordenadas sobre precios. No había una forma sencilla de dar a alguien un presupuesto rápido y profesional fuera del proceso de compra en línea.
Ahora, Kennedy y Ruben pueden crear un presupuesto personalizado directamente en Booqable cada vez que alguien se pone en contacto. Kennedy comentó que esto les da más flexibilidad en la forma de tomar reservas, ya sea que un cliente los encuentre a través de la tienda en línea o les escriba directamente.
Esto les ayuda a:
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Convertir las consultas de Facebook en presupuestos profesionales en minutos
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Mantener las reservas unificadas sin importar dónde comenzó la consulta
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Responder rápidamente sin tener que manejar sistemas separados
Esto significa que una consulta no se vuelve más difícil de gestionar solo porque comenzó fuera de la tienda en línea, y los clientes obtienen una experiencia coherente sin importar cómo se pusieron en contacto por primera vez.
De las idas y vueltas a un negocio que funciona con más fluidez
“Booqable actúa como un miembro adicional de nuestro equipo administrativo”, dijo Kennedy, describiendo cuánta de la carga de trabajo diaria maneja ahora la plataforma.
Lo que solía ser una mezcla fragmentada de software de CRM y seguimiento manual de inventario es ahora un sistema centralizado para gestionar reservas, hacer seguimiento del inventario y crear presupuestos para nuevas consultas.
Con esa base establecida, Social Seats ya está mirando hacia el futuro, con el objetivo de convertirse en una empresa completa de planificación y producción de eventos, encargándose de todo, desde el concepto inicial hasta el desmontaje final, para las celebraciones importantes con las que han construido su nombre.
