Kennedy Gates y su esposo Ruben dirigen Social Seats, una empresa de alquiler de material para eventos que nació de una idea sencilla: nadie debería tener que esperar días para recibir un presupuesto solo para reservar una carpa. Decidieron crear la empresa tras darse cuenta de lo difícil que era encontrar material de calidad para eventos con precios claros desde el principio en su zona.
Cada solicitud parecía dar lugar a interminables intercambios de correos electrónicos antes de que el cliente pudiera conocer los precios. Por eso, Kennedy y Ruben decidieron crear un negocio diferente, con precios transparentes y reservas online al instante.
Actualmente, Social Seats ofrece un catálogo especializado de carpas modulares de calidad profesional, mesas Lifetime, sillas de alta gama como las Chiavari y mantelería para completar cada montaje. Sus principales clientes son organizadores de bodas, parejas y familias que preparan cumpleaños especiales. La combinación más solicitada es el alquiler de carpas con mesas y sillas.
La empresa funciona casi exclusivamente online. Los clientes consultan el catálogo y reservan directamente, mientras que el equipo se encarga de la entrega y el montaje en el lugar del evento. Para una empresa de alquiler de material para eventos sin tienda física, la experiencia de reserva online es fundamental para su funcionamiento.
Antes de utilizar Booqable, Kennedy y Ruben combinaban herramientas CRM de uso general, como Dubsado, con un seguimiento manual del inventario. Ninguna de estas soluciones les permitía consultar en tiempo real qué productos estaban disponibles para alquilar, por lo que tenían que comprobar la disponibilidad manualmente para cada solicitud. Esto dificultaba ofrecer la experiencia de reserva rápida y autónoma que buscaban.
Control de cada carpa, mesa y silla
Comprobar manualmente las existencias para cada reserva consumía un tiempo del que Kennedy y Ruben no disponían y aumentaba el riesgo de cometer errores de disponibilidad y aceptar reservas duplicadas. Con Booqable, consiguieron centralizar la gestión del inventario en un solo sistema, donde pueden añadir productos, gestionar variantes como diferentes tamaños de carpas o estilos de sillas y mantener la disponibilidad actualizada a medida que reciben reservas.
Según Kennedy, el seguimiento del inventario ha sido el cambio más importante para su negocio, ya que automatiza el control de las existencias de carpas, mesas y diferentes configuraciones de asientos.
Gracias a ello, Booqable les permite:
-
Controlar las existencias de todo su catálogo de alquiler para eventos.
-
Mantener la disponibilidad actualizada y evitar reservas duplicadas.
-
Reducir los errores derivados del seguimiento manual del inventario.
Kennedy y Ruben ya no tienen que pasar las tardes contando las existencias manualmente. Ahora pueden aceptar más eventos con confianza, porque saben exactamente qué productos están disponibles y cuándo.
Presupuestos personalizados para cada solicitud
No todas las reservas comienzan en la tienda online. Social Seats también recibe numerosas consultas a través de su página de Facebook y, antes de utilizar Booqable, estas solían convertirse en largas conversaciones sobre precios. No tenían una forma sencilla de ofrecer presupuestos rápidos y profesionales fuera del proceso de reserva online.
Ahora, Kennedy y Ruben pueden crear presupuestos personalizados directamente en Booqable cada vez que alguien se pone en contacto con ellos. Kennedy explica que esto les proporciona mayor flexibilidad para gestionar las reservas, tanto si un cliente llega a través de la tienda online como si les envía un mensaje directamente.
Esto les permite:
-
Convertir las consultas de Facebook en presupuestos profesionales en cuestión de minutos.
-
Centralizar todas las reservas, independientemente de dónde se haya iniciado la consulta.
-
Responder rápidamente sin tener que alternar entre distintos sistemas.
De esta manera, las consultas que llegan por otros canales no complican la gestión del negocio y los clientes disfrutan de una experiencia uniforme, independientemente de cómo se pongan en contacto por primera vez.
De los interminables intercambios de mensajes a una gestión más fluida
«Booqable es como tener una persona más en nuestro equipo administrativo», explica Kennedy, destacando la cantidad de tareas diarias que ahora gestiona la plataforma.
Lo que antes era una combinación de herramientas CRM y seguimiento manual del inventario se ha convertido en un sistema centralizado para gestionar reservas, controlar el inventario y crear presupuestos para nuevas solicitudes.
Con esta base, Social Seats ya está pensando en dar el siguiente paso y convertirse en una empresa integral de planificación y producción de eventos, encargándose de todo, desde el concepto inicial hasta el desmontaje final de las celebraciones especiales que le han dado su reputación.
