Robert Brown fundó Rave Daddy Events en St. Petersburg, Florida, como una extensión de su negocio de DJ en el sector de los eventos. Lo que comenzó con equipos de apoyo para DJ se convirtió en un negocio completo de alquiler de equipos audiovisuales, que proporciona a organizadores de eventos y DJ los equipos y materiales que necesitan para sus espectáculos.
Sus clientes confían en él no solo por los equipos, sino también por la atención personalizada que ofrece. Como explica Robert, su equipo conoce bien los productos y trata cada trabajo como un servicio completo, no como una simple transacción de alquiler.
Antes de utilizar Booqable, Robert y su equipo de tres personas gestionaban todo manualmente. La planificación y el seguimiento de los equipos eran una complicación constante, especialmente porque necesitaban controlar cada artículo hasta el número de serie.
Necesitaba un sistema que facilitara las entregas y recogidas y permitiera a su pequeño equipo saber exactamente qué equipos salían del almacén. La función de códigos de barras y la aplicación móvil de Booqable resultaron ser justo lo que buscaba.
Control de cada equipo mediante códigos de barras
Gestionar un negocio de alquiler de equipos audiovisuales implica coordinar numerosos artículos individuales, y Robert necesitaba saber dónde se encontraba cada uno en todo momento. Registrar manualmente los números de serie y asociarlos a las reservas era lento y propenso a errores, especialmente cuando los equipos se trasladaban constantemente entre eventos.
Con Booqable, Robert puede generar códigos de barras para artículos individuales del inventario, productos completos o paquetes, imprimirlos y etiquetar los equipos para que estén listos para escanear. Después, su equipo utiliza la aplicación móvil de Booqable o un escáner independiente para registrar tanto las salidas como las devoluciones de los equipos. Robert destaca que la función de códigos de barras le ha facilitado enormemente el seguimiento por número de serie y se ha convertido en una de las herramientas que más utiliza a diario.
Esto ha ayudado a Rave Daddy Events de varias maneras:
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Los equipos se controlan por número de serie, sin depender de suposiciones ni hojas de cálculo.
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El equipo puede confirmar exactamente qué artículos salen y cuáles regresan sin tener que comprobarlos manualmente.
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El inventario se mantiene organizado, incluso cuando los equipos se trasladan entre distintas entregas y recogidas.
Para un negocio que gestiona varios eventos simultáneamente, este nivel de precisión significa menos confusiones y mucho menos tiempo dedicado a localizar equipos. Robert y su equipo pueden centrarse en los eventos en lugar de preocuparse por si se ha devuelto todo el material.
Gestión de entregas y recogidas desde el móvil
Con un equipo pequeño y un modelo de negocio basado en entregas y recogidas, Robert necesitaba una solución que funcionara igual de bien fuera de la oficina. Las listas de verificación en papel y las llamadas telefónicas a la oficina ya no eran suficientes.
La aplicación móvil de Booqable permite al equipo de Robert gestionar pedidos, escanear códigos de barras, actualizar el estado de los pedidos y recoger firmas directamente desde sus teléfonos mientras están fuera. Pueden consultar la disponibilidad, confirmar una entrega o recogida en el momento y mantener las reservas actualizadas sin tener que volver a la oficina.
Esto ha supuesto una mejora importante para el equipo:
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Las entregas y recogidas son más rápidas porque todo se gestiona desde un único dispositivo.
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Las firmas y los escaneos se registran al instante, sin necesidad de añadirlos después.
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Todo el equipo se mantiene coordinado sin tener que intercambiar llamadas o mensajes para consultar el estado de los pedidos.
Robert afirma que las entregas y recogidas ahora son mucho más sencillas y profesionales, y que esa mejora en el servicio se ha traducido en un crecimiento real del negocio.
Preparados para crecer, evento tras evento
Desde que empezó a utilizar Booqable, Robert ha visto aumentar sus ventas e incluso ha conseguido atraer a clientes de la competencia. El panel de control le permite consultar el estado del negocio de un vistazo y, aunque le gustaría que se mejorara la función de documentación digital, las herramientas principales han marcado una diferencia notable en sus operaciones.
De cara al futuro, Robert espera seguir creciendo y ampliar considerablemente su área de servicio. Gracias al seguimiento mediante códigos de barras y a una aplicación móvil que facilita las tareas diarias, su pequeño equipo está preparado para gestionar más eventos sin perder la atención personalizada que lo diferencia de la competencia.
