Tom Kreeftenberg de Party At My Place, con sede en los Países Bajos, vio una oportunidad inesperada durante la pandemia. “Empezamos durante Covid, pensando en el tema de que la gente quería dar fiestas pero tiene muchas quejas por ruido”, explica. La idea era simple pero poderosa: ayudar a las personas a mantener la diversión sin molestar a los vecinos.
Party At My Place alquila auriculares de discoteca silenciosos, principalmente a consumidores que buscan formas creativas de organizar fiestas en casa, aunque el equipo ahora se está expandiendo a la gestión de negocios y eventos. Con un equipo pequeño que crece con la demanda, Tom y sus colegas descubrieron que su base de clientes se multiplicaba rápidamente. Pero administrar todo a través de diferentes herramientas se convirtió rápidamente en un desafío diario. “Tuvimos problemas con la administración, el uso de múltiples sistemas y la supervisión de los pedidos”, dice Tom.
El cambio a Booqable cambió la forma en que funcionaba el negocio. Con una plataforma conectada, Party At My Place finalmente pudo administrar reservas, rastrear equipos, manejar pagos y depósitos, y administrar su sitio web de alquiler de fiestas, todo en un solo lugar.
Un sistema para cada tarea
La principal lucha del equipo antes de Booqable era la fragmentación. Utilizaron diferentes herramientas para el inventario, los pagos y el seguimiento de pedidos, lo que a menudo generaba confusión y trabajo adicional. “Teníamos varios sistemas y no podíamos supervisar fácilmente los pedidos”, recuerda Tom. Esa necesidad de un sistema para manejar todo los llevó a adoptar el sistema todo en uno de Booqable.
Ahora, todo, desde el sitio web de alquiler hasta el proceso de backend, se gestiona a través de un único panel de control. “Es un sistema que maneja todo el procesamiento de pedidos”, dice Tom. El uso de Booqable significa que pueden gestionar su tienda online, el calendario de alquiler, los documentos y los registros de los clientes en una sola vista.
El equipo también utiliza el plugin de reservas en línea de Booqable en su sitio existente, lo que permite a los clientes navegar por los auriculares disponibles, elegir cantidades y confirmar las reservas al instante. Se conecta directamente al mismo sistema que gestiona su disponibilidad e inventario, manteniendo todo actualizado automáticamente.
Esto es lo que eso logra para ellos:
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Los pedidos y los detalles del cliente se sincronizan automáticamente sin entrada manual.
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El equipo realiza un seguimiento de los auriculares y otros productos de alquiler en el calendario de reservas.
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El sitio web de alquiler de fiestas muestra la disponibilidad de productos en vivo para evitar reservas dobles.
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Las facturas, los contratos de alquiler y las confirmaciones se crean y almacenan automáticamente.
Con todo conectado, Tom finalmente puede concentrarse en hacer crecer el negocio en lugar de perseguir detalles. Tener un sistema confiable significa menos errores y un servicio más rápido, resolviendo directamente su punto débil original de la gestión dispersa.
Aumentar las reservas y ahorrar tiempo
Antes de Booqable, Party At My Place dependía de múltiples herramientas para gestionar las reservas, una configuración que requería una comprobación constante y actualizaciones manuales. “Fue difícil mantener todo sincronizado”, explica Tom. Necesitaban un sistema que no solo pudiera ayudar con la gestión de pedidos, sino también ahorrar tiempo y mejorar la satisfacción del cliente.
La automatización de Booqable hizo precisamente eso. Cuando un cliente realiza un pedido a través de su sitio web de alquiler, se reserva instantáneamente en Booqable. Las fechas de recogida y devolución se agregan automáticamente al horario. A medida que el pedido avanza en el proceso de alquiler, su estado se actualiza de Reservado a Recogido y Devuelto, y todo se puede gestionar desde la aplicación móvil Booqable. El sistema mantiene todo preciso y actualizado en tiempo real y, como dice Tom, “Booqable hace el resto”.
Así es como eso ayuda en la práctica:
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La disponibilidad se actualiza automáticamente a medida que llegan los pedidos.
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Los documentos y correos electrónicos se generan al instante.
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Los horarios de recogida y devolución se programan automáticamente en su panel de control de Booqable
El resultado es un proceso de reserva más rápido y clientes más felices. “Hemos tenido buenos comentarios. Los clientes están muy contentos con el proceso simple”, agrega Tom. Con Booqable, la empresa ahorra horas de trabajo manual al tiempo que ofrece a los clientes una experiencia fluida y fiable en todo momento.
Una historia de éxito silenciosa
Party At My Place ha pasado de 2.500 euros a unos 150.000 euros en ventas en un año, un salto impresionante para un negocio nacido durante la pandemia. Tom atribuye ese crecimiento al enfoque y la claridad. Al gestionar todo, desde los pagos hasta el seguimiento de los productos, en el sistema todo en uno de Booqable, el equipo puede ahora gestionar su sitio web de alquiler de fiestas con confianza y mantenerse al día con la creciente demanda.
Lo que comenzó como una pequeña solución para fiestas tranquilas se ha convertido en un negocio próspero basado en sistemas claros y clientes satisfechos. Con Booqable, Party At My Place puede seguir creciendo, una discoteca silenciosa a la vez.
