Michael, con sede en Dinamarca, fundó Nordic Tipi a partir del amor por los eventos al aire libre y la atmósfera única que crean las carpas. “La empresa nació del amor por crear experiencias memorables al aire libre”, explica. Después de ayudar a sus amigos a organizar fiestas y trabajar en festivales, vio la demanda de carpas de alta calidad y centradas en el diseño.
Un tipi nórdico se basa en los diseños tradicionales del pueblo sami de Escandinavia, pero adaptado con materiales modernos. A diferencia de los tipis más pequeños en forma de cono, se pueden unir para bodas, festivales o eventos corporativos, creando espacios para eventos versátiles y llamativos. Hoy en día, Nordic Tipi alquila tipis de diferentes tamaños, carpas de lona, muebles y soluciones para eventos personalizados. Sus clientes incluyen parejas, empresas y planificadores de eventos. El equipo tiene cinco empleados a tiempo completo y crece a 10 en la temporada alta.
Pero a medida que aumentaban las consultas de reservas, ejecutar todo con hojas de cálculo, Google Calendar y correos electrónicos dispersos se volvió abrumador. “Funcionó en los primeros días, pero rápidamente se volvió abrumador a medida que ampliamos”, dice Michael. La adopción del software de alquiler de Booqable le dio a Nordic Tipi el control que necesitaba y ahorró innumerables horas de tiempo administrativo.
Mantenerse al tanto del inventario con Booqable
Antes de Booqable, hacer un seguimiento de las tiendas de campaña, el mobiliario y las entregas era estresante y propenso a errores. Michael recuerda: “Hacer un seguimiento del inventario, especialmente durante la temporada alta con reservas superpuestas, fue un gran desafío”.
Las herramientas de inventario de Booqable proporcionan una visión general en vivo de la disponibilidad, con una vista de calendario de back office para realizar un seguimiento de los horarios y un sistema automatizado que evita las reservas dobles. Estas características garantizan que una vez que se reservan los artículos, se reflejen inmediatamente en todo el sistema para que todo el equipo vea la misma información.
Michael dice: “La vista de calendario y las verificaciones de disponibilidad de productos han cambiado las reglas del juego”. Esto es lo que estas herramientas logran para ellos:
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Actualizaciones de disponibilidad en tiempo real en todos los productos para evitar reservas dobles
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Un calendario de disponibilidad de productos compartido que mantiene al equipo sincronizado
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Programación automatizada de recogidas y devoluciones en el panel de control del back office
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Seguimiento individual de artículos valiosos a través de identificadores de productos y códigos de barras.
Con el software de alquiler de Booqable, Nordic Tipi convirtió su mayor problema en un sistema claro y fiable. El beneficio práctico es simple: ahorran tiempo y se enfocan en realizar eventos en lugar de corregir errores.
Construir una mejor comunicación con el cliente
Los correos electrónicos manuales alguna vez provocaron retrasos y falta de comunicación. Las reservas dobles y la falta de comunicación debido a información obsoleta o dispersa eran algo habitual. Con Booqable, los documentos y mensajes se gestionan a través de plantillas automatizadas. Las cotizaciones, facturas y contratos se crean directamente en el sistema, mientras que los contratos se firman en línea y se almacenan digitalmente. T
El equipo también puede enviar plantillas de correo electrónico completadas automáticamente, como confirmaciones de pedidos, y agregar plantillas de correo electrónico personalizadas a su cuenta de Booqable. Los clientes ahora reciben una comunicación consistente y profesional sin esfuerzo adicional por parte del equipo.
Michael comparte: “Los clientes han notado lo organizadas y rápidas que son nuestras respuestas. Poder enviar cotizaciones pulidas y confirmaciones de reserva rápidamente definitivamente ha elevado su experiencia”.
Con estas herramientas, Nordic Tipi puede:
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Ajustar las plantillas de documentos cumplidas automáticamente para enviar facturas, contratos y cotizaciones
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Envíe correos electrónicos con un clic con plantillas ajustables que se completan automáticamente con los detalles del pedido y del cliente
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Firmar digitalmente los contratos de alquiler desde la aplicación móvil y almacenarlos en Booqable
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Añadir plantillas de correo electrónico personalizadas a su cuenta de Booqable para su uso futuro
Estas mejoras hacen que el negocio parezca más establecido y confiable. El resultado práctico es una mejor relación con los clientes y más consultas repetidas a través de su sitio web de alquiler de carpas.
Comprobación de los pedidos de alquiler sobre la marcha
Para una empresa que entrega y monta grandes estructuras al aire libre, estar atado a un escritorio nunca fue práctico. “Ahora podemos usar la aplicación móvil para búsquedas rápidas de pedidos cuando estamos huyendo”, dice Michael.
La aplicación móvil Booqable conecta al equipo con sus reservas dondequiera que estén. El personal puede abrir pedidos, verificar los detalles del cliente y confirmar la disponibilidad en el sitio. También se vincula con su sitio web de alquiler de tipi, lo que significa que las reservas de los clientes aparecen en tiempo real mientras el equipo las administra sobre la marcha.
Michael explica: “La aplicación móvil nos permite verificar los pedidos rápidamente sin tener que volver a llamar a la oficina”.
Con la aplicación, Nordic Tipi puede:
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Confirme los detalles al instante durante las entregas
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Verifique las reservas en vivo y la disponibilidad mientras viaja
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Dar autonomía al personal para manejar las preguntas en el sitio
La aplicación móvil mantiene al equipo conectado dondequiera que estén. Elimina el dolor de administrar un negocio de alquiler de rápido movimiento sin acceso confiable a la información.
Mirando hacia adelante con confianza
El crecimiento de Nordic Tipi muestra cómo el software de alquiler de Booqable ayuda a los pequeños equipos a escalar hacia empresas establecidas. Con el control de inventario, la comunicación clara y el acceso móvil, Michael y su equipo han reducido el estrés y han construido relaciones más sólidas con los clientes.
Para cualquiera que busque un software de alquiler que facilite la gestión de un negocio de alquiler de carpas, Nordic Tipi demuestra cómo las herramientas adecuadas liberan tiempo para centrarse en crear experiencias memorables al aire libre.
